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小企業的發票管理:適用於創業家的八個技巧

小企業的發票管理:適用於創業家的八個技巧
Bitrix24團隊
2022年6月23日
上次更新:2022年6月30日

根據小企業的定義,他們有幾個人負責大量的任務。您最不想讓管理者在一天中花費大部分的時間,讓您沒有空間去做真正重要的事情。

小企業的發票管理是一項重要但往往單調乏味的任務,其中一個主要原因是建立文件、儲存方法和追踪負責每項任務的人員,這些潛在工作都非常耗時。

但援助就在眼前!我們建立了一個包含8種技巧的清單,可以幫助創業者透過軟體和最佳做法來簡化發票管理流程,以減少工作量。

1. 數位化

這似乎是一個過時的建議,但仍有大量公司有意以困難的方式做事。這些傳統的小企業發票管理方法需要列印和郵寄成本,首先會對紙張和金錢產生巨大浪費。

但還不止於此。這種方法的每個步驟都充滿了出錯的可能性。與雲端上結構良好的磁碟機相比,追踪紙本發票是一場惡夢。發票遺失或重複會導致每日工作中根本不必要的麻煩。

因此,透過使用網頁式的發票管理,您可以節省大量的資金和時間,同時保證品質。為自己配備正確的發票管理軟體,就能追踪帳單何時發送、誰已收到以及是否已付款。因此,對於那些認為數位化太多的科技恐懼者來說,我們保證這是值得去適應的。


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2. 使用自己的品牌自訂發票

雖然這似乎是小企業發票管理的多餘功能,但根據自己的風格設計發票有助於它們脫穎而出並立即被識別。

從標誌、格式和顏色開始,然後再延伸到個人感謝資訊。

一旦您對自己的設計感到滿意,請將其發送以供審核,並將檔案上載到您的CRM中。當然,並非所有發票都相同,但使用正確的發票管理軟體,您可以將自訂欄位附加到範本。一般的欄位包括:

  • 客戶名稱、地址和稅務資訊

  • 您的姓名、地址和稅務資訊

  • 發票編號

  • 發票日期

  • 付款方式和日期

  • 詳細列出服務和成本

  • 任何問題的連絡資訊

如果您的產品或服務數量有限,可以將整個產品儲存在產品目錄中,並將其與發票管理流程整合。每種產品都與價格相關聯,因此您只需增加數量、任何折扣,然後準備發票。

所有這些努力結合在一起,可以在所有文件中產生一致的品質,節省的時間是無價的。

3. 設定期望值

在合作之初,小企業發票管理的一個良好做法是發送一份全面的合約,該合約涵蓋了計費流程的所有方面。設定付款時間的預期,並包括客戶在公共假期應該做什麼。還建議製定一項防止逾期付款的政策,這樣可以避免您不得不在沒有法律追索權的情況下向客戶催款的壓力。

每個月向您的常規客戶發送相同發票並不少見,因此請考慮定期發票。就像長期訂單一樣,您可以設定每個月的同一天,然後發送相同格式的發票。

但是,如果您的客戶有特殊要求,例如將發票分為較小的分期付款(期中發票)、快速進行風險管理分析,或編寫另一個合約範本。在行事曆中建立一個帶有提醒的任務,以便在預定的日期發送。這有助於透過獲得可靠的聲譽和與客戶保持更好的關係來改善小企業的發票管理。

4. 準備您的CRM

您的客戶關係管理系統是儲存所有客戶詳細資訊的地方,例如連絡資訊、特殊要求、與客戶的每次互動等。因此,我們建議針對小企業使用小企業發票管理,這是搭配功能强大CRM的聰明方法。

計畫從一開始就使用CRM為您帶來優勢。例如,您在公司的主要連絡人可能與財務部門不同。因此,請將欄位設定為「發票連絡人」,並將客戶的財務部門填入該欄位。這有助於降低向錯誤人員發送發票的風險,這可能導致發票延遲付款。

在眾多向客戶開立發票的方法中,最常見的是透過電子郵件。組織良好的CRM也可提供協助。您可以使用電子郵件地址和姓名的相關欄位製作範本電子郵件。這表示,當您建立發票並準備發送發票時,在收件人欄位中始終會有正確的連絡人電子郵件,並且他們的姓名會出現在電子郵件的開頭。

5.  讓客戶填寫他們自己的發票

既然您可以從客戶那裡得到一些幫助,為什麼還要自己管理客戶發票呢?使用自動填入發票的互動式表單,可以避免實際建立文件,並將您的時間花費在審核成本並將其傳送給財務團隊上。

自訂表單,以包含法規遵從性所需的所有內容。企業名稱、地址、稅務號碼是一些標準欄位,因此必須將其設定為必填欄位。雖然多數發票產生器可讓您任意加入多個欄位,但最好為客戶保持盡可能簡單的操作,因為這樣會減少錯誤,甚至避免讓錯誤進一步擴大。

現在您已經有了表單,您的發票管理軟體將編譯一個外觀新穎的文件,其中包含您需要插入的所有詳細資訊。不再遺失資訊或與格式進行艱苦鬥爭。隨著科技的進步,客戶產生的文件正迅速成為向客戶開立發票的最有效方法。

6. 自動化工作流程

雖然發票只是一個文件,但小企業的發票管理包括許多可能導致混淆的資訊,尤其是在星期五下午。我們建議您配備一個專案管理工具,在該工具中,您可以設定一系列任務,以確保發票正確無誤。將其視為檢查表,如果任何任務尚未完成,則表示您尚未準備好發送發票。

最好的客戶發票管理系統可讓您透過自動化來增强工作流程。在基本層級上,當任務準備就緒時,自動化將向您的團隊成員發送通知。任務被標記為完成後,您會收到一個已完成的通知。更進階一點的是,您可以在任務即將到期時收到通知,這樣就可以在工作落後之前進行介入。

但真正幫助您脫穎而出的是相依性。如果工作流程是一系列任務,相依性會將這些任務相互關聯,使其彼此互動。在不需要程式設計的情況下,可以設定「if,then」命令,例如如果任務1已完成,則執行任務2。

例如,假設您已經設定了客戶處理的計費系統,並且在CRM中收到了一張發票。透過一點策略思考,您的發票管理流程可以自動化:

  1. 向客戶發送感謝電子郵件
  2. 通知您發票
  3. 建立發票審核任務
  4. 設定一天的截止日期

在我們關於小企業發票管理的所有技巧中,自動化將對您節省的時間產生最大的影響。剛開始可能需要一點時間來適應,但從長遠來看,這將是創業家的救命稻草。

7.  控制您的溝通

溝通不良是小企業發票管理中最令人失望的方面。這是一個可以避免的錯誤,但如果忽視溝通,很快會產生一系列問題,包括發票遺失、付款延遲以及與客戶間缺乏信任。

若要改善溝通,與客戶建立一條主要的溝通方式(如電子郵件),但收集其他通路(如電話號碼)以防萬一。同樣的,您應該考慮在企業中安排多個連絡點——您永遠不知道什麼時候會有人請病假。

在團隊之間,保持與任務管理工具的溝通。這樣,就不會在無止盡的電子郵件中篩選出設計師四週前建議的一個修正案。相反的,每個評論、更新和已交付的文件都很容易在單一位置找到。

為高效率的發票溝通做好一切準備是很好的,但如果管理階層審核緩慢,所有的努力都是徒勞的。無論誰負責對發票進行最終確認,都應該在其手機和電腦上設定通知,在發票準備好後發送通知。在將發票發送給客戶之前,只需對客戶詳細資訊和專案成本進行五分鐘的檢查。

8.  在儲存發票時保持清晰和一致

如何以及在何處儲存發票在小企業的發票管理中具有重要作用。目前為止,您應該已經在一個數位平台上了,這樣可以避免文件被誤放或因火災或水災等事件而遺失。雲端磁碟機是一個好去處,您和整個團隊可以從電腦或智慧型手機存取所有文件。

花時間建立資料夾的層次結構對於那些日理萬機的創業家來說似乎很乏味。但這只是現在的一個小小的努力,在未來會有回報。存取權限可以讓事情更有條理。您可能會想要與客戶分享單一發票,但不希望分享存取該發票的資料夾。

在檔案中始終使用一致的命名法。這樣,就可以利用雲端上所有發票的可搜尋資料庫。使用發票編號和日期以及客戶公司的名稱作為檔案名稱,以保持自己的組織性和合規性。這樣,透過快速搜尋,您可以調出與每個客戶相關的檔案和清楚記錄。

如何改善小企業發票管理

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常見問題

 

發送發票的郵件內容該如何設計?

發票電子郵件只需要簡單的發票解釋、一句謝謝和良好的祝福就足够了。在標題中加上發票號碼和到期日期,以立即顯示清楚的資訊。所有其他關鍵細節會在發票本身-記得要附上發票檔案!

在公司誰建立發票?

在大公司,應付帳款部門建立發票,但在較小的組織中,可能是負責連絡客戶的銷售專員或客戶經理。然而,越來越多的公司會使用用戶產生的發票,這些發票只需要內部審核,而不需要額外建立。


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