8種甘特圖的替代方案

8種甘特圖的替代方案
Mayya Kovalchuk
2021年11月19日
上次更新:2021年11月19日

甘特圖讓專案經理能追踪專案進度並分析任務間的相依性。不過,這種類似長條圖的工具仍不夠完美,建置成本可能太高,但同時又過於複雜,也不太有效率。


Bitrix24

Bitrix24是這些甘特圖替代方案中最知名的工具。這是一種複雜且多功能的解決方案,適用於任何規模和產業的企業。它在以下幾個方面與傳統甘特圖有很大的區別。

  • 合理的價格。您可以免費試用最簡單版本的Bitrix24,使用者數量沒有限制。然後,可根據公司的規模和需要,從基本、標準專業方案中進行選擇。
  • 直觀的介面。甘特圖往往過於複雜。很難理解其中包含的所有相依性、資源、里程碑和截止日期。即使是團隊成員也很難處理這些數據,更不用說專案關係人了。相反地,Bitrix24擁有整潔的設計和直觀的介面。該工具相當用戶友善,不需要花很長時間去適應。
  • 有彈性和易於更新。Bitrix24比普通圖表更有彈性。這對於堅持敏捷方法的團隊來說特別重要。當計畫變更時,可以隨時修改資訊。所有團隊成員能隨時掌握最新的狀態。
  • 極佳的協作機會。通常來說,若要開始使用甘特圖進行小組討論,需要分享並列印甘特圖(這可能相當具有挑戰性)。協同製作這樣的圖表幾乎是不可能的任務。與此同時,Bitrix24提供了極佳的協作工具。所有團隊成員都可以同時存取相同的資訊,並即時使用這些資訊。他們可以透過應用程式的介面互相通話,使用即時聊天和安排視訊會議,這些功能對遠端團隊非常重要。

Bitrix24除了甘特圖外還更多工具。Bitrix24有完善的CRM,您可以在其中儲存每個客戶的詳細資訊。Bitrix24可產生具見解的報表,幫助規劃後續的活動。請查看官方網站以瞭解更多功能。

專案管理時間表

該工具主要專注於事件的時間順序,缺少典型甘特圖的複雜細節。這種工具不會因複雜的相依性而造成資訊過多,因此可在與專案關係人開會時使用這種工具。此外,將資訊加入到時間軸不會花費太多的時間和精力:此流程非常直觀。

儀表板和報表

此解決方案與前述的甘特圖替代方案具有相同的優點。 所有資訊都能完整呈現。 許多提供此類儀表板的程式和應用程式都能使用現成的範本或對其進行自訂。 只需按幾下,就可以產生狀態、進度和資源利用率報表。 您可以將此資訊儲存在檔案中,並用來分析季度或年度業績。

專案網路圖

這種甘特圖替代方案也稱為PERT圖,全名為「計劃評估和審查技術」(Program Evaluation and Review Technique)。PERT圖類似流程圖,可顯示組成專案的一系列活動。

這類圖表可幫助了解每個專案的期間。每個專案任務都顯示在單獨的方框中。用線條按照任務的發生順序將方框連接起來,以便追踪相依性並最佳化資源分配。

此解決方案最適合用於任務重疊不多的簡單專案。如果您處理許多同一時間執行的專案,將這些任務全部顯示在一個頁面上可能會變得很難用。只更改一項任務,可能需要在圖表上移動幾十條線。

看板和Scrum Board

這類甘特圖替代方案對於具有彈性工作流程的團隊來說是最佳選擇。如今,多數企業都使用數位看板,但有些企業會堅持使用實體看板,因為能帶來更大的心理層面安全感。

看板讓經理能够完整追踪任務的進度。看板中顯示的多個欄代表生產週期的不同階段。只需移動卡片,即可呈現專案進度。這是非常簡單的流程,並能幫助團隊內部的溝通。

有些管理者依靠甘特圖來管理專案。然後,他們會把所有資料放到看板上。這樣做能讓他們在不進行微觀管理的情況下監控進度。當他們注意到管道可能堵塞時,可以立即重新分配資源,以保持專案繼續進行。

Scrum board還能按Sprint的時間順序組織專案。如同看板一樣,Scrum board有彈性且易於自訂。Scrum board被分割成水平或垂直通道,能清楚顯示每個任務的狀態。

跨職能流程圖

這類解決方案使用泳道來劃分不同團隊的職責。以下是可用流程圖做到的事。

  • 透過分層垂直和水平泳道增加詳細資料
  • 在一個軸上檢查團隊,在另一個軸上檢查時間
  • 輕鬆追踪每個團隊的資訊或產品的相依性和轉換
  • 分配存取權限,並決定哪些人可以檢視、評論和編輯流程圖

這種甘特圖替代方案適用於具有多個團隊的大型專案。

檢查表

檢查表是這些甘特圖替代方案中最簡單的一種。您會希望單獨使用這類清單,或者將其附加到專案網路圖中。檢查表搭配專案網路圖能將高層透視圖與特定操作項配對。

可以使用最簡單的軟體來編譯檢查表,例如記事本、Microsoft Word、Excel等。在Excel中編譯檢查表時,建議遵循以下方法。

1.     在最左欄,列出所有任務

2.     在第二欄,紀錄每項任務的負責人姓名

3.     在第三欄,紀錄每項任務的完成日期

4.     使用第四欄標記每個任務的狀態(未開始、進行中和完成)

您也可以使用顏色來顯示每個任務的狀態,例如任務按時完成(綠色)或可能有延遲(紅色)。

檢查表的最大優點在於人人都容易理解:包含專案關係人和近期加入團隊的專業人士。不需要花太多的時間和精力再做解釋。

工作表檢視

原始甘特圖類似有時間表的Excel試算表。這很棒,因為可以在單一位置檢查所有任務。但這樣圖表可能會留下過多資料。

使用工作表檢視,您可以充分利用甘特圖和Excel。以下是工作表檢視的幾個例子。

  • 指派任務
  • 連結相依性
  • 設定里程碑
  • 根據需要建立其他欄位
  • 自訂欄位

根據選擇的軟體,可以從工作表檢視切換到傳統甘特圖。您可能只想將部分資訊顯示為圖表。

結論

希望本文對您有所幫助,現在您已經更瞭解甘特圖替代方案的細節。除了上面提到的解決方案之外,您還可以考慮使用簡單甘特圖,這是原始工具的簡化版本,更易於理解和討論。無論您選擇哪種替代方案,都能幫助最佳化工作流程並提高團隊績效。

 

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Bitrix24是每個人皆能進行任務和專案的溝通、協作、管理客戶等多項工作的好所在。
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