如何歡迎新的遠端員工：8個基本策略

阅读时间：17分钟

Bitrix24團隊

2023年1月16日

上次更新：2023年1月13日

1. 發送歡迎訊息

歡迎訊息是歡迎新遠端員工的第一步。您永遠不會有第二次機會留下第一印象，所以必須善加利用。

新員工的歡迎訊息為您與員工的關係定調，所以別害怕用官方語氣說話——即使這是非常非正式的。這會讓他們更容易融入，並能消除新工作帶來的焦慮。從長遠來看，這可以建立更牢固的連結，這對遠端員工非常重要，並能提高留任率。

但僅因為這很重要，不代表您需要花幾天時間為每位新員工精心策劃歡迎訊息。更有效的方法是製作一個涵蓋所有重點的通用電子郵件範本，然後您可以為每個人添加更多的個人特色。歡迎訊息範本應包括：

· 熱情的介紹，肯定您對他們的信心。

· 簡要說明他們的角色，以展現他們的角色對公司整體目標的重要性。

· 到職首週的清晰路線圖，包括簡介、到職訓練和管理任務。

· 重申您對他們的信任，並保證他們可以隨時連絡您。

新員工歡迎信的最後一個技巧是：提前寫好，並在員工到職當天早上自動發送。您有許多其他工作要處理，新員工到職當天的待辦事項清單越簡潔越好。

2. 為他們到職前幾天制定明確的計畫

當您歡迎一位新的遠端員工時，重要的是要記住，他們會坐在家中，完全不認識任何人或知道任何事。這足以讓最自信的員工感到焦慮。

因此，想要以虛擬方式歡迎新員工時，建議從新員工的個人行事曆開始，以視覺化方式呈現所有待完成的任務。這些流程包含大量的文件簽名，因此使用線上簽名工具可以大量節省雙方的時間。

我們推薦的入職計畫技巧是在您的專案管理工具中安排每項活動。看板非常適合呈現入職計畫。每個任務都附有詳細的指示、截止日期以及其他需要參與的人員。

當然，您可以監督這個流程，但這也是讓新員工了解工具如何在無後果環境中運作的絕佳機會。日後他們能在此基礎上繼續學習新角色該做的工作。

3. 向團隊介紹他們

當新員工加入時，首先要做的事就是透過視訊通話向團隊介紹他們。這是一個輕鬆愉快的活動，無需任何準備，為您的團隊奠定基礎。

嘗試加入一些介紹的活動，讓交談流暢。也許現有員工能自我介紹並提出一些建議。保持輕鬆幽默，例如「加入攝影線上群組-Diane的照片太棒了」或「Steve的貓叫Clive Eloquet，每次視訊通話都會出現。」

同樣的，新員工可以向團隊介紹他們過去的經驗，他們能對團隊有哪些貢獻，以及一兩個幫助他們學習的簡短故事。如果團隊同意，您可以為新員工選擇一位導師。導師將是新員工在入職過程中遇到任何問題的首個連絡對象，這是您歡迎新的遠端員工時的真正秘密武器。

當然，您的團隊非常忙碌，但這些介紹絕不是浪費時間。學習如何歡迎新員工實際上能打開溝通管道，並展現團隊和您一樣友善、開放和有趣。

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4. 組織圖保持在最新狀態

很好，您已經完成歡迎新遠端員工加入團隊的第一個項目，但除非您的團隊不大，否則新員工可能需要認識很多人員。顯然，您不能在每個部門逐一介紹新員工，但現在和將來都可以簡化這個流程。

組織圖對於高效率的遠端團隊非常重要。如果無法在實體辦公室出現，很容易不認識新的員工，這會導致一種疏離感。但如果您為所有團隊成員收集一張笑臉、一個名字、一份工作描述和聯絡方式，就可以將整個公司結構放到雲端。

入職計畫可以包括一起瀏覽組織圖，並說明新員工未來將經常互動的各部門人員。請務必解釋他們如何連結。這有助於在任務和參與其角色的人員之間建立清楚的連結，最終讓他們在遠端團隊中感覺更自在。

5. 社交事務工作群組

從組織圖中放大來看，您可以在公司內引入子群組。

這是歡迎新遠端員工的好方法，這些群組可以與工作相關，也可以是社交的（或兩者都有！），這能協助遠端員工在公司找到他們的部落。例如，Scrum團隊需要一個通路來發揮他們的最佳表現，但他們中的許多人參加週二晚上的知識問答俱樂部，在那裡他們可以在個人層面上相互瞭解。

將社交即時通訊聊天或群組視為一種干擾是短視的表現。特別是當涉及到新的遠端員工招募時，團隊之間的社交連結對於高效團隊非常重要。這些連結能打破溝通障礙，讓每個人都有信心在需要幫助時尋求協助，或者在問題變得更糟之前提供低調的建議。同時，每個人都會互相支援，所以當情況變得艱難時，他們會很樂意為同事伸出援手。