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如何歡迎新的遠端員工:8個基本策略

如何歡迎新的遠端員工:8個基本策略
Bitrix24團隊
2023年1月16日
上次更新:2023年1月13日

目錄

如何歡迎新的遠端員工:8個基本策略

1.    發送歡迎訊息

2.    為他們到職前幾天制定明確的計畫

3.    向團隊介紹他們

4.    組織圖保持在最新狀態

5.    社交事務工作群組

6.    為新員工建立科技指南

7.    取得入職流程的反饋

8.    將所有內容整合到一個工作流程中,以歡迎新的遠端員工

常見問題集



自從我們住在洞穴以來(很有可能),這種連結的感覺,將一群優秀的人變成偉大的團隊。這些團隊的形成並非偶然。

長期以來,人力資源部門始終開發一體適用的入職流程:快速準備讓新員工開始工作、消除團隊中的社交障礙,並傳播公司文化。

但就在他們完善這個過程的同時,隨之而來的是一場遠端革命。現在許多人都在家工作,因此不得不放棄一部分依賴於一對一互動的規則,重寫劇本。

我們將介紹以下內容:從如何不花太多時間完成入職流程,到建立由未曾見過面的個人所組成的友善團隊。因此,如果您的企業需要徹底改變雇用新員工的方式,請繼續閱讀下去!

1. 發送歡迎訊息

歡迎訊息是歡迎新遠端員工的第一步。您永遠不會有第二次機會留下第一印象,所以必須善加利用。

新員工的歡迎訊息為您與員工的關係定調,所以別害怕用官方語氣說話——即使這是非常非正式的。這會讓他們更容易融入,並能消除新工作帶來的焦慮。從長遠來看,這可以建立更牢固的連結,這對遠端員工非常重要,並能提高留任率。

但僅因為這很重要,不代表您需要花幾天時間為每位新員工精心策劃歡迎訊息。更有效的方法是製作一個涵蓋所有重點的通用電子郵件範本,然後您可以為每個人添加更多的個人特色。歡迎訊息範本應包括:

·       熱情的介紹,肯定您對他們的信心。

·       簡要說明他們的角色,以展現他們的角色對公司整體目標的重要性。

·       到職首週的清晰路線圖,包括簡介、到職訓練和管理任務。

·       重申您對他們的信任,並保證他們可以隨時連絡您。

新員工歡迎信的最後一個技巧是:提前寫好,並在員工到職當天早上自動發送。您有許多其他工作要處理,新員工到職當天的待辦事項清單越簡潔越好。

2. 為他們到職前幾天制定明確的計畫

當您歡迎一位新的遠端員工時,重要的是要記住,他們會坐在家中,完全不認識任何人或知道任何事。這足以讓最自信的員工感到焦慮。

因此,想要以虛擬方式歡迎新員工時,建議從新員工的個人行事曆開始,以視覺化方式呈現所有待完成的任務。這些流程包含大量的文件簽名,因此使用線上簽名工具可以大量節省雙方的時間。

我們推薦的入職計畫技巧是在您的專案管理工具中安排每項活動。看板非常適合呈現入職計畫。每個任務都附有詳細的指示、截止日期以及其他需要參與的人員。

當然,您可以監督這個流程,但這也是讓新員工了解工具如何在無後果環境中運作的絕佳機會。日後他們能在此基礎上繼續學習新角色該做的工作。

3. 向團隊介紹他們

當新員工加入時,首先要做的事就是透過視訊通話向團隊介紹他們。這是一個輕鬆愉快的活動,無需任何準備,為您的團隊奠定基礎。

嘗試加入一些介紹的活動,讓交談流暢。也許現有員工能自我介紹並提出一些建議。保持輕鬆幽默,例如「加入攝影線上群組-Diane的照片太棒了」或「Steve的貓叫Clive Eloquet,每次視訊通話都會出現。」

同樣的,新員工可以向團隊介紹他們過去的經驗,他們能對團隊有哪些貢獻,以及一兩個幫助他們學習的簡短故事。如果團隊同意,您可以為新員工選擇一位導師。導師將是新員工在入職過程中遇到任何問題的首個連絡對象,這是您歡迎新的遠端員工時的真正秘密武器。

當然,您的團隊非常忙碌,但這些介紹絕不是浪費時間。學習如何歡迎新員工實際上能打開溝通管道,並展現團隊和您一樣友善、開放和有趣。


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4. 組織圖保持在最新狀態

很好,您已經完成歡迎新遠端員工加入團隊的第一個項目,但除非您的團隊不大,否則新員工可能需要認識很多人員。顯然,您不能在每個部門逐一介紹新員工,但現在和將來都可以簡化這個流程。

組織圖對於高效率的遠端團隊非常重要。如果無法在實體辦公室出現,很容易不認識新的員工,這會導致一種疏離感。但如果您為所有團隊成員收集一張笑臉、一個名字、一份工作描述和聯絡方式,就可以將整個公司結構放到雲端。

入職計畫可以包括一起瀏覽組織圖,並說明新員工未來將經常互動的各部門人員。請務必解釋他們如何連結。這有助於在任務和參與其角色的人員之間建立清楚的連結,最終讓他們在遠端團隊中感覺更自在。

5. 社交事務工作群組

從組織圖中放大來看,您可以在公司內引入子群組。

這是歡迎新遠端員工的好方法,這些群組可以與工作相關,也可以是社交的(或兩者都有!),這能協助遠端員工在公司找到他們的部落。例如,Scrum團隊需要一個通路來發揮他們的最佳表現,但他們中的許多人參加週二晚上的知識問答俱樂部,在那裡他們可以在個人層面上相互瞭解。

將社交即時通訊聊天或群組視為一種干擾是短視的表現。特別是當涉及到新的遠端員工招募時,團隊之間的社交連結對於高效團隊非常重要。這些連結能打破溝通障礙,讓每個人都有信心在需要幫助時尋求協助,或者在問題變得更糟之前提供低調的建議。同時,每個人都會互相支援,所以當情況變得艱難時,他們會很樂意為同事伸出援手。

6. 為新員工建立科技指南

因為所有人都在家工作,您無法監視團隊,確保他們以最有效的方式使用公司的軟體。此外,如果新員工沒有信心,他們可能不願意尋求協助。

這就是為什麼每次歡迎新的遠端員工時,都需要介紹工具如何運作。雖然最好的線上商務軟體都提供常見問題集、影片和教育訓練中心,但我們建議挑選重要細節,並將其製作成與新員工完全相關的有趣指南。

您顯然不想花幾個小時為每位新員工草擬一份新的指南,所以請將內容儲存在一個共用資料夾中,供下一批新員工使用。每當您改變策略或找到更好的實踐方法時,請更新主文件,以準備供下次使用。

這些主文件也不只用於入職。作為一名管理者,您可以將指南儲存在一個標記明確的雲端硬碟中,以供任何員工在需要時參考,爲自己節省大量時間。

7. 取得入職流程的反饋

當您雇用新員工時,通常很難判斷自己的作法是否正確。剛開始,除非鼓勵他們,否則新手不太可能提出改善建議。

但不要使用視訊電話,向他們詢問您的表現。相反地,等到入職體驗結束後,向他們發送一份事先準備好的表單,詢問他們喜歡什麼以及他們認為哪些地方可以改善。請他們對每個方面的滿意程度給出1到10的分數,但有可能在每個問題上都得到未經深思熟慮的10分。

因此,請增加一些文字方塊,請他們為每個反饋提供更多細節,就能更清楚地瞭解您的強項和弱項。

8. 將所有內容整合到一個工作流程中,以歡迎新的遠端員工

當您歡迎新的遠端員工時,需要掌控一切的不只是新手。作為一名管理者,您需要完全掌控一切,以便及時涵蓋每個要素,讓新員工儘快發揮作用。

當您歡迎新的遠端員工時,很多瑣事需要記住,在日常工作的同時,還要處理這些事情,這會帶來災難。

相反地,我們建議用聰明的方式進行。

如同您可以為指南和新員工歡迎信準備範本一樣,您也可以儲存整個入職流程的範本。它包含了從開始到結束的每項任務,這樣就可以用您的專業表現讓新員工留下深刻印象,並在這個過程中減輕自己的壓力。

此外,您甚至可以將部分工作流程自動化。當新員工完成一項任務時,您會自動收到審查通知,而演算法會自動分配下一個任務,無需手動執行。這有助於為入職最初幾天建立節奏,讓新員工感到受重視和參與感。

所以您已經了解!無縫入職流程的秘訣是讓科技來完成所有繁重的工作,這樣您就可以在那裡加入個人風格。

建立一個能為您完成大量工作的商業平台比您想像的更近。

Bitrix24是全球超過1000萬名用戶的組織基礎,這不足為奇。透過視訊通話、即時通訊、組織圖、自動化、工作流程、專案管理等,是一款歡迎新遠端員工的完美平台。

因此,如果你想讓遠端新人立即感受到親切感,請立即註冊Bitrix24。


  常見問題集


什麼是員工入職?

員工入職是新員工融入組織的過程。它包括一系列的任務,以瞭解工作流程、組織結構、公司文化以及其間的一切事物。

您如何在電子郵件中歡迎新員工?

您可以透過以下方式在電子郵件中歡迎新員工:
 • 使用友善、開放的語調
• 展現您非常高興與他們一起工作 
• 介紹團隊的其他成員
• 介紹入職旅程的下一步。


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