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衝刺成功:7 個快速決策的敏捷會議技巧

Bitrix24團隊
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更新: 2024年1月15日
Bitrix24團隊
更新: 2024年1月15日
衝刺成功:7 個快速決策的敏捷會議技巧

元描述:在本文中,我們將詳細介紹七種敏捷會議技術的內容、原因和方法,這些技術可以提高貢獻的質量,但最重要的是提高決策的速度。

由於整個衝刺僅持續幾週,敏捷會議技術使快速發展的企業能夠快速、自信地做出關鍵決策。會議佔用整個下午的日子已經一去不復返了。現在,我們需要確定優先事項並立即將其變為現實。

但撇開所有流行語不談,您到底該如何將敏捷方法應用於會議?

在本文中,我們將詳細介紹七種敏捷會議技術的內容、原因和方法,這些技術可以提高貢獻的質量,但最重要的是提高決策的速度。

常見問題解答

有效的敏捷會議的關鍵組成部分是什麼?

有效的敏捷會議的關鍵組成部分是:

  • 明確的目標為會議提供方向

  • 所有參與者的積極參與保證了不同的想法

  • 限時會議可激發能量並減少離題

  • 涵蓋所有列出的優先事項的重點議程

  • 在下一個衝刺中實施想法的立即行動項目

敏捷會議技術如何簡化決策過程?

敏捷會議技術透過以下方式簡化決策:

  • 專注於可操作的結果而不是冗長的討論

  • 透過限制時間和提供高效率的結構來優先考慮效率

  • 使用視覺輔助工具來提高清晰度並維持參與者的參與度

  • 鼓勵協作集思廣益以涵蓋盡可能多的想法

敏捷中的每日站立會議和回顧有什麼區別?

每日站立會議是一次大約十分鐘的會議,只專注於最相關的更新,例如當前任務和眼前的障礙。回顧是一個更深思熟慮的過程,它回顧過去一兩週的衝刺並確定下一個衝刺需要改進的領域。

遠距團隊如何整合敏捷會議?

遠端團隊可以將敏捷會議與數位協作工具的智慧使用結合起來。例如:

  • 用於召開會議的視訊會議軟體

  • 用來展示想法的數位白板

  • 團隊協作開發創意的協作文檔

  • 螢幕分享以展示原型

  • 分組討論室以激發創意

1. 透過簡短、快速的每日站立會議充分了解狀況

每日站會也許是敏捷方法論最同義詞的一個面向。幸運的是,它也是最容易實施的敏捷會議技術之一,即使對於可以透過視訊會議軟體無縫運行站立會議的遠端團隊也是如此。

理論很簡單:每天留出不超過十分鐘的時間,通常是在早上,此時您的團隊可以在小組環境中提供更新。時間限制迫使人們堅持最相關的事情,例如完成的任務或遇到的障礙。但沒有時間深入細節,所以要解決任何困難,並安排會議稍後解決。

但是,將“日常”納入每日站立會議中才能真正促進您的決策。透過每天獲取更新獲得的透明度讓您可以近乎即時地了解團隊的工作情況。這樣,您就永遠不會根據過時的資訊做出關鍵決策。

此外,整個團隊都會傾聽癥結點,這意味著您可以利用一系列觀點來解決問題。當團隊成員宣布他們遇到困難時,您可以向團隊提出一個問題,詢問誰願意在時機成熟時提供幫助。作為雙重好處,這還可以讓您在問題失控之前發現問題。透過在問題滾雪球之前解決問題,您可以保持足夠的空間和自由度來做出前瞻性的策略決策,從而實現持續改進。

2. 透過時間盒最大限度地提高敏捷會議的效率

時間盒封裝了最重要的敏捷會議技術之一,它影響了此清單中的許多其他技術。為了解決會議從下午一直持續到回家的老問題,限時會議對每次會議都設定了嚴格的時間限制。這會促使您的團隊直接進入討論的核心,組織者一旦出現離題和曲折的對話就立即停止。結果是焦點發生了轉變,優先考慮簡潔、可操作的結果,而不是廣泛的審議。

從心理學的角度來看,限時會議透過設定一個實際的終點來激發團隊的活力。與常規任務的緊迫期限類似,這些時間限制給諸如衝刺計劃和回顧之類的會議帶來了完成工作的緊迫感。當會議在指定時間結束時,您的團隊可以直接回到他們的任務,而不必因為會議逾時而重新安排新的優先日曆。

本質上,時間盒扮演著雙重角色。它主要是一種約束,但這正是它成為強大動力的原因,讓您的團隊有真正的目標感。這使得它非常適合通常被擱置的工作,例如決定如何清理產品積壓和解決持續存在的問題。您的解決方案可能並不完美,但至少已經完成。

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3. 透過使用者故事映射將自己置於客戶的立場上

Scrum會議很容易陷入困境,過於專注於手頭上的任務,而錯過了更大的前景。在這些情況下,敏捷會議技術(例如使用者故事映射)可以將您推出孤島,引入新的觀點和利害關係人的回饋。

首先,根據客戶關係管理 (CRM) 系統中的售前和售後階段,建立一個視覺化故事板來說明使用者的旅程。它應該包括使用動機、痛點、客戶服務等,以便讓您清楚地了解情況。然後,透過分析和了解用戶體驗,您可以優先考慮產品待辦事項列表,以開發對最終用戶影響最大的功能。

使用者故事映射也應該將客戶回饋整合到規劃過程中。借助最了解您產品的人提供的第一手信息,您可以做出快速、自信的決策,並且知道自己正在有效地利用時間。本著持續改進的精神,每次新發布都應該成為一個機會,在您逐漸完善產品的過程中收集有關更改的反饋。

7 個快速決策的敏捷會議技巧

4. 透過點投票使您的決策民主化

想像一下,您辦公室的一面牆上佈滿了創意功能或來自腦力激盪會議的挑戰。不知何故,你必須從這些選項中選擇較小的一個,所以為什麼不走簡單的路線並進行投票呢?

每個團隊成員都會獲得有限數量的點,每個點代表一張選票,他們可以將這些點分配給他們面前的選項。您不僅可以做出明智的決定,而且可以獲得廣泛的利害關係人回饋。團隊中的每個人,從專案經理到實習生,都有平等的發言權,從而提高團隊的團結度。

點投票的視覺效果意味著您可以對團隊的優先事項達成一目了然的共識。這對於春季計劃特別有幫助,因為決定下一組功能是您的團隊真正需要支援的事情。

本著敏捷方法論的精神,點投票也消除了過多的討論,並促使團隊成員快速做出決策。無需證明您的選擇合理,這只是衡量最受歡迎的標準。

點投票也有助於打破棘手問題上的僵局,這些問題本身沒有錯誤的答案,但大家不能就採取哪一條途徑達成一致。透過這種敏捷的會議技巧,您可以避免大聲喧嘩而優先考慮,並作為一個公平和平衡的團隊工作。

5. 透過兩步驟決策將創造力和實用主義融為一體

兩步驟決策是一種會議技術,它首先建立一個自由流動的想法環境,然後批判性地分析每個想法,看看它如何與敏捷最佳實踐保持一致。透過將決策過程分為兩個階段,團隊能夠在創新、左翼想法和有助於專案整體成功的可行任務之間取得平衡。

我們來分解這兩個階段。

創意產生

在創意產生階段,團隊會採取無拘無束的方式,提出各種建議,無論多麼不拘一格。這裡的指導原則是找到新的方法來擾亂正常的業務。典型的創意生成主題可能是應用程式的新功能,可以提供超越競爭對手的附加價值,也可以是簡化內部編輯和審批工作流程的方法。

為了充分利用這些自由形式的敏捷會議技巧,您首先需要讓每個人相信沒有錯誤的答案,並且每個觀點都會受到歡迎。這不是透過一封快速的電子郵件就能實現的。這需要反覆的肯定,因此你召開的創意會議越多,你的團隊就會變得越舒服。

決策

現在你已經有了一堆腦力激盪的想法,是時候進入決策階段了。透過建立迷你清單,您可以根據可行性、影響、與您的品牌的一致性以及對您重要的任何其他因素來評估每個建議。第二步的主要目標是過濾您的建議,直到留下一組可管理的任務,對您的專案做出積極貢獻。

在Scrum會議中實施兩步驟決策是一種久經考驗的方法,可以提出非常規的突破性想法,但這些想法常常在充分探索之前就被駁回。嚴格控制時間,避免偏離主題,你很快就會做出深思熟慮的決定。

6.透過無聲的腦力激盪快速收集不同的想法

我們在這裡介紹的大多數格式都依賴整個過程是一個小組任務。然而,敏捷方法論中始終存在個人工作的空間,而無聲腦力激盪等敏捷會議技術通常可以幫助您更有效地做出關鍵決策。

在這種方法中,團隊取代了來回的協作腦力激盪會議,而是分開在個人層面上提出想法。在規定的時間後,團隊重新組合並在實體或數位板上展示他們的想法。然後由專案經理主持會議,大家逐一分析評估。

無聲的腦力激盪也是從那些經常被大聲喧嘩淹沒的人那裡獲得新觀點的理想方式。當在個人層面上工作時,他們會感到更加放鬆,並且經常將創新的新想法帶回桌面上,而這些想法在小組形式中可能會被忽略。同樣,這種方法的孤立方面阻礙了主流思想佔據中心舞台。不受群體思維的影響,人們會提出獨特的想法,結合成廣泛的思想。

但這不僅僅是您從無聲的腦力激盪中獲得的高品質建議。事實上,你得到了完全形成的想法,消除了來自小組環境的大量浪費時間的討論,使你能夠更快地做出決定。

透過無聲的腦力激盪快速收集不同的想法

7. 透過快速原型設計視覺化解決方案並做出明智的決策

諸如衝刺計畫之類的快節奏任務常常會因為決策者無法想像最終產品而錯過絕佳的機會。這並不是因為缺乏能力,通常是在一種容易理解的途徑和另一種似乎更困難的途徑之間進行簡單的選擇。

快速原型製作是我們敏捷會議技術中最實用的一種,涉及創建基本的實體或數位模型,為大膽的新想法增添色彩和清晰度。這樣,專案經理可以更好地掌握新功能的外觀。現在人們可以與原型進行交互,而不是討論理論,這完全符合持續改進的敏捷最佳實踐。它使團隊能夠快速迭代利益相關者的回饋並快速調整他們的方法。

當然,並不是每個想法都是金粉,快速原型設計在這方面也可以提供幫助。與其走上最終導致死胡同的理論道路,更實用的原型格式可以幫助您快速做出決定,在某個想法開始侵蝕您的時間表之前拒絕它。

除了製定春季計劃外,您還可以使用快速原型設計來清除產品積壓中的障礙。在專案管理中,幾乎不可避免地會出現一些沒人願意坐下來全面處理的頑固任務。但是,透過鼓勵您的團隊在有趣的實驗環境中創建快速原型,您可以更好地了解您面臨的挑戰並發現獨特的進步方法。

Bitrix24:高效能會議的敏捷平台

雖然我們用於快速決策的七種敏捷會議技巧主要集中在策略方面,但您在結構方面也可以做很多事情。

Bitrix24是一個一體化平台,配備了實施敏捷方法所需的一切。從看板專案管理工具和帶有甘特圖的日曆到協作文件和節省時間的自動化,您可以召開快速、富有創意的會議並輕鬆啟動下一個衝刺。

因此,如果您需要實施敏捷會議技術來增強您的決策能力,請立即註冊Bitrix24。

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目錄
常見問題解答 1. 透過簡短、快速的每日站立會議充分了解狀況 2. 透過時間盒最大限度地提高敏捷會議的效率 3. 透過使用者故事映射將自己置於客戶的立場上 4. 透過點投票使您的決策民主化 5. 透過兩步驟決策將創造力和實用主義融為一體 6.透過無聲的腦力激盪快速收集不同的想法 7. 透過快速原型設計視覺化解決方案並做出明智的決策 Bitrix24:高效能會議的敏捷平台
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