2023年的專案管理工具:您需要知道的所有資訊

阅读时间:18分钟
Bitrix24團隊
2023年4月11日
上次更新:2023年4月24日
2023年的專案管理工具:您需要知道的所有資訊

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厭倦了忘記任務,錯過最後期限,感覺自己一直在救火嗎?好吧,不用擔心,您還有專案管理工具!

無論您是專案管理新手,或是已工作一段時間,找到合適的軟體來協助保持組織和掌控一切都是一項挑戰。據報導,77%的高績效專案使用專用軟體作為成功的基礎。因此我們整理了這個指南,協助您駕馭專案組合管理(PPM)軟體的狂野世界,並找到最適合您團隊的軟體。

在探索一些更具體的功能之前,我們首先會介紹必備功能。然後,是時候看看大公司用哪些工具來推動他們的專案,以及小型企業營運最常用的專案管理工具。所以,坐下來,喝杯咖啡(或啤酒),準備好在2023年學習您需要瞭解的關於專案管理工具的相關資訊!


專案管理工具的7個必備功能

如果詢問100位專案管理專家好用工具需要哪些功能,他們會給出100種不同的答案。然而,您會從這些答案中發現一些清晰的模式。這些就是我們要介紹的必備功能:所有好的專案管理工具都應該具備的功能。

1. 可用性

每個專案管理工具都應該讓所有團隊成員容易使用和操作,無論團隊成員的技術專長如何。在存取資訊、在優先順序之間切換或通訊時,都不能浪費時間和精力,而難用的工具只會阻礙生產力。

2. 協作

專案管理就是團隊合作,所以您使用的工具能够實現有效協作非常重要。團隊應該能够在平台內進行通訊、分享檔案和指派任務。這樣可以讓所有人獲得一致的訊息,並確保所有人都知道需要完成哪些工作。

3. 客製化

每個專案都有不同的需求,所以工具(尤其是PPM軟體)可以客製化以滿足這些需求相當重要。團隊需要能够設定工具,以符合其程序、工作流程和報表需求。客製化選項還可以協助團隊從他們的工具中獲得最大價值,並使其能够隨著他們的需求而成長。

4. 整合

最高效的團隊需要一個複雜的工具網路來保持效率,因此您的專案管理軟體應該與行事曆、電子郵件和雲端儲存空間等所有相關應用程式整合。如果能找到一個原生整合所有功能的平台,那就更好了!

5. 報表和分析

團隊需要能够追蹤他們的進度,找出需要改善的領域,並做出資料驅動的決策。因此,專案管理工具必須提供强大的報表和分析功能。這有助於團隊更瞭解他們的專案如何執行,並找出需要改善的領域。


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6. 延展性

組織可以快速發展,當機會來臨時,您需要做好準備抓住機會。因此專案管理專家會尋找最具延展性的選項。理想的工具可以無縫發展到更多的儲存空間、用戶和連絡人。

7. 安全性

一個經常被忽視但絕對重要的元素是:這些工具必須提供强大的安全功能,例如加密和存取控制。專案中有很多敏感性資訊需要保密。


我們為專案管理專家提供的六大特定功能

一旦通過了專案管理的初級階段,就會發現沒有兩個團隊是完全相同的。這代表您可能需要找到內建更多專業工具的軟體。

1. 資源配置

資源管理讓團隊能够看到誰有空能參與某項任務,他們擁有什麼技能,以及他們的工作量有多少。這些資訊能確保專案配置適當的人員、每個人都能有效工作、並在預算範圍內按時完成。

2. 時間追蹤

時間追蹤顯示團隊在哪些地方花費較多時間,並找出他們在哪些地方可以更有效工作。這為生產力和資源使用提供有價值的見解,也有助於團隊快速掌握協作者實際花費的工時。

3. 任務管理

作為專案管理的關鍵,任務管理功能可讓您建立、監視和評估任務。在任務中可加入說明、指派相關人員和監控截止日期。將您的任務管理與自動提醒和通知相結合,以掌握特定任務的最新狀態。

4. 敏捷視覺化

看板和甘特圖等視覺化功能可讓資料變得生動,提高團隊合作效率。看板方法可以讓您一目了然地追蹤專案進度,或者深入瞭解具體任務的細節。另一方面,甘特圖是監控每個人議程的明智方法,利用時間表上的時間間斷來排定工作,而不會讓員工負擔過重。

5. 預算管理

預算管理可以找出成本超出預期的領域,並可根據資料做出如何控制在預算範圍內的決策。這有助於避免超支,並確保有效使用資源。

6. 風險管理

風險管理是一種評估潛在風險並製定應急計畫的方法,以盡量減少其對專案交付的影響。這使得專案能够緩解意外挑戰的影響,同時仍然滿足最後期限和預算限制。


適用於大型公司的最佳專案軟體

市面上有眾多PPM軟體,我們選出一些最適合大型組織的軟體,讓您瞭解這些工具的優點。

1. Microsoft

Microsoft對已使用Microsoft工具的企業和中端市場組織來說非常棒:整合非常容易。它有多數人都習慣的用戶友善介面,但這個大品牌的價格可能超出您的預算。

2. CA Technologies

CA Technologies現在由Broadcom經營,為您提供所有功能而引以為傲。但不是只需要簡單的自行設定就能運行。對於這款進階專案管理工具,您可能需要一位專家,或者得花週末的時間試圖弄清楚。

3. Planview

Planview容易自訂,因此您可以針對每個專案微調PPM軟體。您還可以使用一些優秀的報表和分析功能,以追蹤績效。同樣的,它的價格並不便宜,但有時您必須支付最高的費用才能獲得高品質的應用程式。

4. SAP

SAP專注於技術創新,其專案管理功能具有一系列進階功能,包含資源管理、預算追蹤和風險管理。當然,SAP的PPM軟體可以與其他產品整合,並支援多種不同的語言和貨幣。

5. ServiceNow

ServiceNow是本文中最容易在公司設定並與其他工具整合的工具。它受到敏捷團隊的青睞,並擁有一支强大的產品團隊,從入門開始就為客戶提供協助。

6. Oracle

Oracle可讓您在不同的系統和工具之間分享資料,並具有多種優秀的整合功能。但其真正的優勢在於延展性。無論貴公司正在成長或已達到大規模發展,Oracle都會協助保持在軌道上。然而,正如您可能已預測的那樣,該工具的價格高昂,可能需要一位專家來訓練團隊。

7. Deltek

通常在高度自訂和用戶友善性之間做出取捨,更細緻的產品需要很長時間才能完全理解。Deltek在某種程度上打破了這種趨勢,提供簡單的介面和多樣的自訂功能。

市場上使用最多的專案管理工具

就像您不會開名車接送小孩上學一樣,我們強烈建議小型企業遠離前面提及的昂貴工具。您可能會被昂貴工具所提供的許多自訂功能吸引,但當考慮到成本及實際使用目的時,我們認為您會改變想法。

儘管如此,對於中小型企業來說,有很多優秀的專案管理工具可供選擇,例如以下的清單:

1. Asana

Asana以其乾淨的介面而聞名,可以輕鬆在一個或多個看板上追蹤專案。它透過任務指派、評論和檔案分享,為不斷發展的公司提供了高效協作的平台,但在報表和分析方面不是特別令人印象深刻。

2. Trello

與Asana非常相似,Trello是一個看板,可以與Google Drive、Slack等眾多其他工具整合。每個人都可以看到其他人正在進行的任務,這很好,但專案管理專家仍認為它的功能有限。

3. Monday.com

Monday.com擁有現代化的彩色介面,可以組織您的任務和工作流程。若要開始使用,您可以載入專案範本並對其進行高度自訂。它也提供方便的自動化功能,可以加快流程,但坦白說價格實在令人困惑,對多數團隊來說過高。

4. Basecamp

儘管Basecamp不是專門為專案管理而建置,但許多團隊都使用這款工具來組織任務、通訊和協調工作。它有固定的月費,不論用戶人數多少,這對計劃成長但需要注意預算的管理者來說很有吸引力,但缺乏看板和甘特圖等現代化專案工具。

5. Jira

憑藉36.57%的市占率,Jira肯定做對了某些事。Jira最初用於軟體開發團隊,但現在已擴展到各個產業,不但用於專案管理工具,也用於票務系統。然而,儘管現在的目標是行銷、銷售、法律等各種團隊,但它主要針對技術用戶,而且通訊工具也很普通。

6. Slack

Slack在專案管理功能方面有些限制,是全球團隊的首選即時通訊工具。這款工具很容易與許多其他工具整合,但您可以在原生應用程式上進行檔案分享和對話。這使其成為基本的專案管理工具,但這並不妨礙團隊盡可能使用它以降低支出。

7. Microsoft Teams

正如您期望的那樣,Microsoft Teams提供了大量功能和整合。就可用性而言,它確實有點過時,這並不完全符合現代化、快速發展團隊的期望。此外,只有當貴公司已經使用微軟平台的工具時,才能真正充分利用Microsoft Teams。

8. Zoom

Zoom是一款視訊會議工具,因此沒有協作工具、分析、任務管理或雲端儲存空間。然而,遠端團隊在視訊會議方面花費太多時間,以至於Zoom經常成為他們公司的總部。幸運的是,可以將Zoom與其他工具整合,以防止某些任務被遺忘或忽略。

9. Bitrix24

如果您想滿足所有需求,Bitrix24是一款具有看板和甘特圖等敏捷功能的專用專案管理工具。可將所有檔案儲存在雲端、進行文件協作,透過各種管道進行通訊,並透過工作流程範本和自動化簡化工作方式。但Bitrix24更進一步,提供全方位的平台,將您的任務和專案管理工具與以下內容原生整合:

  • 團隊行事曆

  • 客戶關係管理

  • 網站建置軟體

正如我們所看到的,專案管理工具在當今快節奏的商業世界中已成為不可或缺的工具。這些工具為團隊提供一種簡化流程、提高效率和改善協作的方法。

在這麼多選擇中,為貴公司選擇合適的工具可能會讓人不知所措。但作為一款全方位平台,Bitrix24為中小型企業主和創業家提供管理專案和發展組織的單一場所。

那還等什麼呢?請立即使用Bitrix24,看看如何將您的專案管理提升到更高的層次!


常用問題集


專案管理工具和專業專案組合管理工具之間的區別是什麼?

專案管理工具可協助團隊管理單一專案,而專業的專案組合管理(PPM)工具可用於專案組合中的多個專案。PPM工具通常提供更多樣的功能,但也可能更複雜和昂貴。

專案管理工具中最重要的功能有哪些?

在專案管理工具中最重要的功能包含:

  • 可用性
  • 協作
  • 客製化
  • 整合
  • 報表和分析
  • 延展性
  • 安全性

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目錄 專案管理工具的7個必備功能 1. 可用性 2. 協作 3. 客製化 4. 整合 5. 報表和分析 6. 延展性 7. 安全性 我們為專案管理專家提供的六大特定功能 1. 資源配置 2. 時間追蹤 3. 任務管理 4. 敏捷視覺化 5. 預算管理 6. 風險管理 適用於大型公司的最佳專案軟體 1. Microsoft 2. CA Technologies 3. Planview 4. SAP 5. ServiceNow 6. Oracle 7. Deltek 市場上使用最多的專案管理工具 1. Asana 2. Trello 3. Monday.com 4. Basecamp 5. Jira 6. Slack 7. Microsoft Teams 8. Zoom 9. Bitrix24 常用問題集 專案管理工具和專業專案組合管理工具之間的區別是什麼? 專案管理工具中最重要的功能有哪些?

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