目錄

• 專案管理工具的7個必備功能
• 我們為專案管理專家提供的六大特定功能
• 適用於大型公司的最佳專案管理軟體
• 市場上使用最多的專案管理工具
• 常見問題集

厭倦了忘記任務，錯過最後期限，感覺自己一直在救火嗎？好吧，不用擔心，您還有專案管理工具！

無論您是專案管理新手，或是已工作一段時間，找到合適的軟體來協助保持組織和掌控一切都是一項挑戰。據報導，77%的高績效專案使用專用軟體作為成功的基礎。因此我們整理了這個指南，協助您駕馭專案組合管理（PPM）軟體的狂野世界，並找到最適合您團隊的軟體。

在探索一些更具體的功能之前，我們首先會介紹必備功能。然後，是時候看看大公司用哪些工具來推動他們的專案，以及小型企業營運最常用的專案管理工具。所以，坐下來，喝杯咖啡（或啤酒），準備好在2023年學習您需要瞭解的關於專案管理工具的相關資訊！

專案管理工具的7個必備功能

如果詢問100位專案管理專家好用工具需要哪些功能，他們會給出100種不同的答案。然而，您會從這些答案中發現一些清晰的模式。這些就是我們要介紹的必備功能：所有好的專案管理工具都應該具備的功能。

1. 可用性

每個專案管理工具都應該讓所有團隊成員容易使用和操作，無論團隊成員的技術專長如何。在存取資訊、在優先順序之間切換或通訊時，都不能浪費時間和精力，而難用的工具只會阻礙生產力。

2. 協作

專案管理就是團隊合作，所以您使用的工具能够實現有效協作非常重要。團隊應該能够在平台內進行通訊、分享檔案和指派任務。這樣可以讓所有人獲得一致的訊息，並確保所有人都知道需要完成哪些工作。

3. 客製化

每個專案都有不同的需求，所以工具（尤其是PPM軟體）可以客製化以滿足這些需求相當重要。團隊需要能够設定工具，以符合其程序、工作流程和報表需求。客製化選項還可以協助團隊從他們的工具中獲得最大價值，並使其能够隨著他們的需求而成長。

4. 整合

最高效的團隊需要一個複雜的工具網路來保持效率，因此您的專案管理軟體應該與行事曆、電子郵件和雲端儲存空間等所有相關應用程式整合。如果能找到一個原生整合所有功能的平台，那就更好了！

5. 報表和分析

團隊需要能够追蹤他們的進度，找出需要改善的領域，並做出資料驅動的決策。因此，專案管理工具必須提供强大的報表和分析功能。這有助於團隊更瞭解他們的專案如何執行，並找出需要改善的領域。

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6. 延展性

組織可以快速發展，當機會來臨時，您需要做好準備抓住機會。因此專案管理專家會尋找最具延展性的選項。理想的工具可以無縫發展到更多的儲存空間、用戶和連絡人。

7. 安全性

一個經常被忽視但絕對重要的元素是：這些工具必須提供强大的安全功能，例如加密和存取控制。專案中有很多敏感性資訊需要保密。

我們為專案管理專家提供的六大特定功能

一旦通過了專案管理的初級階段，就會發現沒有兩個團隊是完全相同的。這代表您可能需要找到內建更多專業工具的軟體。

1. 資源配置

資源管理讓團隊能够看到誰有空能參與某項任務，他們擁有什麼技能，以及他們的工作量有多少。這些資訊能確保專案配置適當的人員、每個人都能有效工作、並在預算範圍內按時完成。

2. 時間追蹤

時間追蹤顯示團隊在哪些地方花費較多時間，並找出他們在哪些地方可以更有效工作。這為生產力和資源使用提供有價值的見解，也有助於團隊快速掌握協作者實際花費的工時。

3. 任務管理

作為專案管理的關鍵，任務管理功能可讓您建立、監視和評估任務。在任務中可加入說明、指派相關人員和監控截止日期。將您的任務管理與自動提醒和通知相結合，以掌握特定任務的最新狀態。

4. 敏捷視覺化

看板和甘特圖等視覺化功能可讓資料變得生動，提高團隊合作效率。看板方法可以讓您一目了然地追蹤專案進度，或者深入瞭解具體任務的細節。另一方面，甘特圖是監控每個人議程的明智方法，利用時間表上的時間間斷來排定工作，而不會讓員工負擔過重。

5. 預算管理

預算管理可以找出成本超出預期的領域，並可根據資料做出如何控制在預算範圍內的決策。這有助於避免超支，並確保有效使用資源。

6. 風險管理

風險管理是一種評估潛在風險並製定應急計畫的方法，以盡量減少其對專案交付的影響。這使得專案能够緩解意外挑戰的影響，同時仍然滿足最後期限和預算限制。

適用於大型公司的最佳專案軟體

1. Microsoft

Microsoft對已使用Microsoft工具的企業和中端市場組織來說非常棒：整合非常容易。它有多數人都習慣的用戶友善介面，但這個大品牌的價格可能超出您的預算。

2. CA Technologies

CA Technologies現在由Broadcom經營，為您提供所有功能而引以為傲。但不是只需要簡單的自行設定就能運行。對於這款進階專案管理工具，您可能需要一位專家，或者得花週末的時間試圖弄清楚。

3. Planview

Planview容易自訂，因此您可以針對每個專案微調PPM軟體。您還可以使用一些優秀的報表和分析功能，以追蹤績效。同樣的，它的價格並不便宜，但有時您必須支付最高的費用才能獲得高品質的應用程式。

4. SAP

SAP專注於技術創新，其專案管理功能具有一系列進階功能，包含資源管理、預算追蹤和風險管理。當然，SAP的PPM軟體可以與其他產品整合，並支援多種不同的語言和貨幣。

5. ServiceNow

ServiceNow是本文中最容易在公司設定並與其他工具整合的工具。它受到敏捷團隊的青睞，並擁有一支强大的產品團隊，從入門開始就為客戶提供協助。

6. Oracle

Oracle可讓您在不同的系統和工具之間分享資料，並具有多種優秀的整合功能。但其真正的優勢在於延展性。無論貴公司正在成長或已達到大規模發展，Oracle都會協助保持在軌道上。然而，正如您可能已預測的那樣，該工具的價格高昂，可能需要一位專家來訓練團隊。

7. Deltek

通常在高度自訂和用戶友善性之間做出取捨，更細緻的產品需要很長時間才能完全理解。Deltek在某種程度上打破了這種趨勢，提供簡單的介面和多樣的自訂功能。

市場上使用最多的專案管理工具

就像您不會開名車接送小孩上學一樣，我們強烈建議小型企業遠離前面提及的昂貴工具。您可能會被昂貴工具所提供的許多自訂功能吸引，但當考慮到成本及實際使用目的時，我們認為您會改變想法。

儘管如此，對於中小型企業來說，有很多優秀的專案管理工具可供選擇，例如以下的清單：

1. Asana

Asana以其乾淨的介面而聞名，可以輕鬆在一個或多個看板上追蹤專案。它透過任務指派、評論和檔案分享，為不斷發展的公司提供了高效協作的平台，但在報表和分析方面不是特別令人印象深刻。

2. Trello

與Asana非常相似，Trello是一個看板，可以與Google Drive、Slack等眾多其他工具整合。每個人都可以看到其他人正在進行的任務，這很好，但專案管理專家仍認為它的功能有限。

3. Monday.com

Monday.com擁有現代化的彩色介面，可以組織您的任務和工作流程。若要開始使用，您可以載入專案範本並對其進行高度自訂。它也提供方便的自動化功能，可以加快流程，但坦白說價格實在令人困惑，對多數團隊來說過高。

4. Basecamp

儘管Basecamp不是專門為專案管理而建置，但許多團隊都使用這款工具來組織任務、通訊和協調工作。它有固定的月費，不論用戶人數多少，這對計劃成長但需要注意預算的管理者來說很有吸引力，但缺乏看板和甘特圖等現代化專案工具。

5. Jira

憑藉36.57%的市占率，Jira肯定做對了某些事。Jira最初用於軟體開發團隊，但現在已擴展到各個產業，不但用於專案管理工具，也用於票務系統。然而，儘管現在的目標是行銷、銷售、法律等各種團隊，但它主要針對技術用戶，而且通訊工具也很普通。

6. Slack

Slack在專案管理功能方面有些限制，是全球團隊的首選即時通訊工具。這款工具很容易與許多其他工具整合，但您可以在原生應用程式上進行檔案分享和對話。這使其成為基本的專案管理工具，但這並不妨礙團隊盡可能使用它以降低支出。

7. Microsoft Teams

正如您期望的那樣，Microsoft Teams提供了大量功能和整合。就可用性而言，它確實有點過時，這並不完全符合現代化、快速發展團隊的期望。此外，只有當貴公司已經使用微軟平台的工具時，才能真正充分利用Microsoft Teams。

8. Zoom

Zoom是一款視訊會議工具，因此沒有協作工具、分析、任務管理或雲端儲存空間。然而，遠端團隊在視訊會議方面花費太多時間，以至於Zoom經常成為他們公司的總部。幸運的是，可以將Zoom與其他工具整合，以防止某些任務被遺忘或忽略。

9. Bitrix24

如果您想滿足所有需求，Bitrix24是一款具有看板和甘特圖等敏捷功能的專用專案管理工具。可將所有檔案儲存在雲端、進行文件協作，透過各種管道進行通訊，並透過工作流程範本和自動化簡化工作方式。但Bitrix24更進一步，提供全方位的平台，將您的任務和專案管理工具與以下內容原生整合：

• 團隊行事曆

• 客戶關係管理

• 網站建置軟體

正如我們所看到的，專案管理工具在當今快節奏的商業世界中已成為不可或缺的工具。這些工具為團隊提供一種簡化流程、提高效率和改善協作的方法。

在這麼多選擇中，為貴公司選擇合適的工具可能會讓人不知所措。但作為一款全方位平台，Bitrix24為中小型企業主和創業家提供管理專案和發展組織的單一場所。

那還等什麼呢？請立即使用Bitrix24，看看如何將您的專案管理提升到更高的層次！

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