最佳知識管理系統

最佳知識管理系統
Mayya Kovalchuk
2021年11月19日
上次更新:2021年11月19日

幾乎任何領域和規模的企業都可以從知識管理解決方案中獲益。這種類型的軟體可幫助整理客戶和員工所需的資訊。透過本文,您將瞭解系統化知識資料庫的功能和優勢。此外,您還能瞭解如何選擇最好的知識管理軟體,並取得評分最高的解決方案清單。

 

什麼是知識管理系統?

知識共享平台類似於圖書館的目錄系統。它是一種儲存和系統化有關公司、產品和企業日常營運基本資訊的軟體。它對員工和客戶都很方便。員工可以受益於知識管理平台,因為能够協助整理檔案。客戶可以在不與客服團隊聯絡的情況下找到問題的答案。所有企業內容都易於存取且結構完善,其中包括文章、影像或影片。


知識管理對企業的好處

貴公司應該瞭解外部和內部知識管理系統軟體的優點。讓我們分別分析這些優點。

使用外部知識庫系統的原因:

知識管理軟體能有效向需要資訊的客戶提供資訊。客戶將高度重視此方法,因為該軟體可實現以下目標。

減少等待時間

當有人在網站上的填寫表單中留下問題或發送電子郵件時,他們需要等待答覆。當他們致電給你時,他們需要等待經理拿起電話。但是,如果你向他們提供KM軟體的存取權限,他們可以在一天中的任何時間快速找到需要的答案,而無需協力廠商的協助。

提供更個人化的幫助

有些顧客喜歡透過閱讀來學習。有些人則不喜歡文章,但熱衷於觀看影片或資訊圖表。知識管理應用程式能向使用者提供不同格式的內容,這有助於維繫客戶。

提高客戶滿意度

有些客戶喜歡使用知識管理系統工具,因為他們不喜歡與陌生人交談。有些人可能會認為「如果這家公司使用KMsoftware,必須是精通技術和以客戶為導向的公司。這家公司跟得上時代,我對此表示讚賞。」

收集有關客戶的見解

你可以找出客戶最常搜尋的內容。對其進行補充,使其更具資訊性。此外,當使用者試圖在資料庫中尋找某些內容時,系統可能會自動向使用者建議某些內容。

讓您能够識別過時的文章

企業經營越久,其資料庫包含的資訊就越多。如果引入評分系統,客戶就能對不再相關或不再有用的內容給予較低的評分。員工就能及時更新資訊。

告知客戶暫時解決方案

您可以將內容標記為永久或臨時內容。一旦不再需要臨時內容,就可以加以删除或修改。

將支援郵件轉換為知識庫文章

讓我們考慮客戶向您發送電子郵件的情況。如果不使用知識庫軟體,經理可能需要手動寫一封長信來回覆。為了節省時間和精力,他們可以向該客戶發送一個指向資料庫的連結,其中包含了內容豐富的知識庫文章。或者,他們可以根據該資料庫產生回覆。每次他們收到類似的請求,只需按幾下,客戶就會得到詳盡的解釋。

為何要安裝內部知識管理系統

內部企業知識管理軟體僅適用於公司員工。它可以包含人力資源資料、政策或特定故障排除要求等資料。您可以設定存取設定,以便每個專業人員和每個部門只能存取與其職責範圍相關的知識管理工具。這種平台應可以協助實現以下目標。

迅速協助新員工入職

當雇用新員工時,需要教導他們。如果貴公司堅持一對一的指導,那麼至少有兩個原因可能不太有效。首先,這避免指導者專注於他們的直接職責和優先任務。其次,不同的專業人士可能有不同的入職經驗,這可能導致他們的知識差距。有了知識管理平臺,所有人都可以存取相同的資料。每當新員工需要一些資訊時,只需按幾下就可以找到相關資訊。

更有效地擴大團隊規模

隨著業務的發展,你會收到越來越多的客戶査詢。資訊的獨立搜尋越精簡,需要的支援專家就越少。知識管理軟體可以快速降低招募和訓練支援經理的費用。此外,所有團隊成員都能存取相同的檔案,以最大程度減少錯誤解讀的風險。

保持組織的連續性

知識管理系統軟體可在團隊成員離職或退休時維持團隊的工作效率。所有寶貴的資訊都會留存在公司內部,供團隊任意存取。

 

如何選擇知識管理系統?

首先,您應該在開源的知識管理系統和其對應的商業系統之間進行選擇。開源解決方案可能更平價、更有彈性。同時,缺乏可靠的客戶支援,並且在可用性方面不是最佳選擇。無論您喜歡哪種方案,都會希望平台具有以下功能。

  • 多樣化的編輯功能

您應確保平台可輕鬆匯入影像並調整大小。您應評估可用於在文章中嵌入影片或程式碼片段的工具。系統應能建立具有視覺吸引力的內容。

  • 語言控制

您的知識資料庫應以所有服務地區的官方語言提供。內容片段應具有語言標籤,以幫助使用者對內容進行分類。

  • 收集意見反應

一些企業主和經理可能會想:如果一篇文章有很多觀點,那就表示它是有用的。事實上,它可能有正確的標題,但無法提供必要的資訊。但如果不收集客戶的意見反應,怎麼知道呢?最簡單的方法是在每條內容的下方都問一個問題「你覺得它有用嗎?」並讓使用者投票贊成或反對。如果客戶選擇否定的答案,應該讓客戶留下文字評論來說明其觀點。

  • 報表和分析

以下是知識管理平台應提供的一些功能:

●     搜尋結果

●     來自客戶的意見反應

●     每篇文章的閱讀次數

理想情況下,軟體應該能與Google Analytics整合,以實現更進階的報表。您收集的資料可幫助改善客戶服務,並最終提高知識專案的投資回報。

  • 受眾

您可能希望讓登入使用者查看的內容多於匿名訪客。不同的方案類型具有不同的功能。經理可能需要存取內部流程文章。受眾控制可幫助確定誰可以檢查哪種類型的內容。

  • 權限控制

此功能確定誰可以在資料庫增加新內容。並非所有員工都能做到這點。對資料庫貢獻的人越多,資料庫可能變得越混亂、越不準確。您應該有一個專門的編輯團隊來提供完全真實的資訊,並且檢查是否有錯字。

  • 自訂

您應該能將企業風格套用到知識庫(自訂配色方案、標誌、字體和其他元素)。使用者一眼就能認出他們正在與哪家公司交流,這將有助於他們建立對品牌的信任。


最佳知識管理系統

以下資訊將幫助選擇最佳的知識庫軟體。我們想簡單介紹在不同產業中證明有效性的最佳系統。與軟體定價審查不同,本文不會介紹每個平台提供的所有定價方案。我們只提供大致的價格範圍,請到各系統的官方網站查看詳細資訊。

 

Bitrix24

Bitrix24是非常受歡迎且功能强大的解決方案,可以提高員工的工作效率。全球有900多萬個企業使用此系統。Bitrix24不僅可以為公司建立知識資料庫,還可為每個單獨的專案或工作群組建立知識資料庫。其功能包括心智圖、Wiki、投票和討論。

心智圖是一種圖表,用於表示圍繞中心主題安排並連結到中心主題的任務、單詞和其他專案。Bitrix24提供心智圖範本,並可建立自訂範本。可匯出和匯入心智圖。此外,也能受益於擴展功能,例如指派使用者、建立任務和事件的機會。

您可以為知識資料庫準備可使用的範本,並根據品牌進行自訂。您將能够使用標準和巢狀選單,設定存取權限,並使用跨設備檔案同步。您可以建立一個員工目錄,其中包含每個員工的詳細資訊,包括他們的電子郵件、電話號碼和社群媒體檔案。

Bitrix24擁有强大的社群知識分享工具,可以輕鬆在公司範圍內發佈公告和傳播公司新聞。員工將非常喜歡可搜尋的私人和公共聊天。該系統可進行視訊會議、音訊和視訊通話並錄製內容。

Bitrix24的免費方案是免費的。最昂貴的方案是每月每位用戶售價為199美元,但可以獲得折扣。兩個方案都可以有無限數量的使用者。

 

Document360

該系統的開發人員聲稱,即使沒有知識管理資料庫的使用經驗,也應該很容易上手。隨著時間的進展,將不斷更新和改善文件。在任何時候,您都可以打開舊版本以查看修正和推薦人的姓名。

該系統可使用連結、行動呼籲按鈕或社群圖標來自訂頁首和頁尾的瀏覽。客戶可以對內容進行評分並留下意見反應。此外,Document360提供全面的分析。您可以檢查哪些文章具有最多的檢視和互動,並分析最常見的搜尋詞清單。使用Document360的價格可達到每個專案每月499美元(不是每個使用者!)。有14天的免費試用期。

 

Flowlu

正如我們推薦的其他解決方案一樣,此解決方案可提高團隊的效率,快速解決問題,並幫助强化客戶關係。然而,由於獨特的設計,Flowlu從競爭對手中脫穎而出。雖然多數平台的知識庫看起來像線上百科全書,但此系統模仿了看板的佈局。

該產品的開發團隊研發出一種協定,可以快速從即將離開公司的員工那裡取得知識。最重要的資訊永遠不會局限於一位專業人士身上。

您可以使用自己的網域名稱、品牌顏色、標誌和公司風格的其他元素輕鬆自訂資料庫。您將能够使用標題和中繼資料。該平台可合併標籤並連結你的文章,以增强整體使用者體驗。Flowlu提供五種方案,每個使用者每月從0美元到199美元不等。免費試用期為14天。

 

HelpCrunch

此系統可為知識庫選擇自訂網域。您可以自訂CSS和JS程式碼,因此可在文章中增加行動呼籲按鈕,插入自訂影像等等。知識庫可提供即時聊天,經理可以在此處向客戶提供即時支援。文章上線前可以預覽內容。HelpCrunch可將自訂和社群媒體連結放置到知識庫的頁首和頁尾。您將能使用標題和中繼資料最佳化搜尋引擎的內容。此外,系統將自動生成網站地圖。

最便宜的方案是每人每月12美元。免費試用期為14天。如果需要具有更多樣功能的企業方案,請與HelpCrunch團隊討論定價。

 

ProProfs

這是一款用於建置說明中心、檔案平台以及內部和外部知識庫的全方位解決方案。ProProfs有自己的聊天和服務台軟體產品。但如果員工習慣使用其他軟體,也可以將Proprof與Zendesk、Freshdesk或其他客服平台連結。

該系統以強調當地語系化而聞名:知識資料庫支持90種語言。此外,還具有卓越的整合成和協作工具。ProProfs提供了一系列可供快速啟動的現成範本。您可以修改範本的字體、顏色和其他圖形元素,以符合貴公司風格。

ProProfs管理軟體定價模型與其他模型有很大不同。該平台收取每月每頁0.30美元的費用。如果想從知識庫中删除ProProfs品牌,則要每頁支付0.50美元。

 

Zoho Desk

該平台非常適合支援多個品牌的企業:可以為每個品牌使用自訂的企業風格。要讓說明中心成為品牌的真正延伸,您可以將其對應到自己的網域。除了傳統的知識資料庫外,還可以為客戶提供論壇和社群,讓他們能够討論想法。

Zoho Desk的票證系統非常直觀。由於AutoSuggest功能,經理可更快處理客戶的査詢。此功能根據關鍵字從知識庫中選取相關文章。

Zoho Desk的知識庫對搜尋引擎最佳化友善。可使用描述、關鍵字和標題,讓搜尋引擎更容易找到您的頁面。Zoho Desk可產生有見解的報表,並可建立自己的儀表板。免費試用期為15天。付費方案的價格從每個用戶每月0美元到40美元不等。

 

結論

希望這篇知識管理軟體比較文章對您有所幫助。如果您的業務仍未使用這種平台,現在就是開始的時候了。使用知識管理的公司可改善內部溝通,更快招募新員工,並且有助於提高組織連續性。使用這類軟體,能為使用者提供更個人化的協助,提高客戶滿意度並收集客戶意見反應。在比較功能和定價評估之後,您應該會選擇Bitrix24。這是一款知識管理不可或缺的常見、多功能、高度可靠的平台。

 

免費。無限制。線上。
Bitrix24是每個人皆能進行任務和專案的溝通、協作、管理客戶等多項工作的好所在。
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