2021年生產力團隊的十大免費看板服務

2021年生產力團隊的十大免費看板服務
Mayya Kovalchuk
2021年7月27日
上次更新:2021年7月27日

團隊將看板方法融入業務中,將能實現更好的結果。看板負責處理各種業務流程的複雜部分,讓公司為客戶提供更多價值。

然而,市面上有許多看板服務,要選擇符合需求的服務並不容易。因此本文中,我們將著重於介紹一些最好的免費看板服務,並探討真正强大的看板服務有哪些功能。

什麼是看板?

就一般的名詞來說,看板被視為敏捷任務和專案管理解決方案,用於各種產業,以協助團隊視覺化工作流程。看板之所以如此强大,是因為能識別工作流程中最有問題的階段,在這樣的基礎之下,可以控制整個工作負載、改善各種業務作業,並最大化效率。以下我們將介紹看板的核心部分。

看板的根源

「看板」(kanban)這個名詞已存在很長一段時間。首次出現在17世紀初的日本,當時正是各種類型的街頭貿易繁榮時期。大小供應商會利用許多創新技術來吸引更多顧客並增加銷售量。其中一種被證明非常有效的方法是看板。這是一個日文名詞,由兩部分組成:

  1. 看(Kan),可翻譯為「觀看」或「符號」。
  2. 板(Ban),可翻譯為「板子」。

您一定已經猜到了,這個詞指的是展示企業標識的招牌。供應商間的競爭非常激烈,他們必須以清晰準確的方式向客戶傳達業務販售內容。因此如果您剛好出生在那個時代,可能會在街頭看到許多精心設計的看板,例如出現在魚販商店的入口的魚類裝飾,或香菸店的藝術風格煙斗。

看板的復興

1940年代初期,豐田汽車(Toyota)一位工業工程師為了管理每個階段的工作,開發了第一個看板系統,此名詞重新引入日本市場。豐田當時面臨的主要問題是生產過剩。為了滿足市場的需求,豐田開始使用紙卡來追踪工廠內的生產流程。某個產品被銷售後,該卡片將向生產線工作的團隊發出需求的訊號。換句話說,工廠工人在上個產品成功交付給客戶之前,無法開始處理下個產品。藉由這種方式,豐田開始生產出正確數量的產品,這會提高生產效率,防止未來更多的財務損失。

現代看板

如今不再需要使用紙卡來管理工作流程中的每個階段。看板系統現在出現在多種線上服務中。看板的核心包括以下元件。

  1. 看板卡,代表任務。
  2. 看板欄,表示工作流程從開始到結束的不同階段。
  3. 限制WIP(WIP Limits),決定工作流程中指派人員可同時進行的最大任務數。
  4. 泳道或水平泳道,根據某些標準將不同任務分開。

此系統避免團隊成員同時執行多個任務,讓他們能專注於最相關的問題,更快速完成工作並做得更好。在多數情況下,如果上個任務尚未完成,無法繼續執行下個任務。如果發生任何錯誤,能迅速發現問題點並找到最佳解決方案,可減少危及整個專案的風險。

線上看板服務的另一個優點是,團隊中的所有成員都能存取看板,得以瞭解各種專案的最新狀態。

無論哪個產業,只要有連續的工作流程,都可以使用這種方法來提高團隊的透明度,確保專案進行中沒有任何遺漏。

看板工具的好處

了解看板的定義之後,我們將詳細介紹團隊如何從這套系統中受益。

首先,該系統透過任務和生產力追踪,來幫助人們有效利用時間。這樣的話,無論專案規模的大小,都能輕易找出導致拖延或失敗的原因。

看板幫助資源最大化的另一種方式,是能够提供連續的工作流程。這不僅能避免個別工作者處理超出能力的大量任務,還能協助工作者提高生產效率。看板系統將複雜專案分解為可管理的任務和子任務,以實現任務量的平衡。

該系統的彈性也得到了廣泛的稱讚,這表示可以隨時根據最新狀況對現有專案進行調整。如此,團隊就能在短時間內完全滿足客戶的需求。

使用看板的另一個優點是,藉由幫助個別工作者避免不必要或過度工作量和致力於做錯誤的工作,來減少浪費工作和時間。

此外,該系統也提供很棒的協作功能,允許任何有權限存取看板的人留下評論、附加檔案,甚至建立待辦事項清單,以便所有人都能追蹤公司的目標。

最後,您甚至不需要詢問下個任務是什麼。只需從佇列中抽出下一張卡片,就能全力投入下一個任務。

2021年最佳免費看板系統

#10 Trello

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價格

Trello提供一個免費方案和幾個付費方案,從每個用戶每月10美元起計費。

Trello是少數幾個主要關注看板功能的服務之一。其特點是友善的使用者介面,以及與Trello以外的非使用者分享多個看板的能力。

然而,與其他常見的看板軟體相比,Trello在提供WIP限制或泳道等有價值的功能方面遠遠落後競爭對手。另一方面,有一系列基本功能可幫助使用者在幾秒鐘內從想法變成行動。

主要功能

●      自訂範本

●      儀表板檢視

●      時間線

●      行事曆

●      檢查表

免費方案提供的主要看板功能

使用者數目

無限制

看板數目

無限制

卡片數目

無限制

文件儲存空間

每個檔案最多10 MB

活動紀錄

無限制

任務指派者和截止日期

支援iOS和Android

Trello適用於以下產業

●      設計

●      工程

●      人力資源

●      行銷和銷售

●      產品管理

#9 Clubhouse

價格

Clubhouse免費提供基本功能。它還提供免費方案,每個用戶每月8.50美元起計費。

Clubhouse是一款雲端專案管理解決方案,讓團隊能組織多個專案,並即時與團隊成員連絡。Clubhouse的看板功能不算特殊,提供了一系列相當標準的功能,足以讓使用者追踪專案的最新狀態更新。

主要功能

●      故事

●      路線圖

●      史詩(Epics)

●      迭代(Iterations)

免費方案提供的主要看板功能

使用者數目

最多10人

文件儲存空間

5 GB

自訂工作流程

專案

基本報表

Clubhouse適用於以下產業

●      從小細節到全面的營收報表,讓團隊能在單一位置整合專案規劃和管理。

●      該平台協助改善多個醫院科室之間的合作,並提供員工生產力的可見度。

●      Clubhouse為教育工作者提供所有必要工具來吸引學生參與,並追踪他們的課業表現。

#8 Asana

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價格

Asana提供一個免費方案和幾個付費方案,每個用戶每月10.99美元起計費。

Asana是一款强大的工具,可協助團隊管理各種任務和專案,而不管其複雜性。儘管乍看之下,Asana提供的功能似乎非常多,但要瞭解整個系統的工作原理不需要太多時間。關於看板,Asana提供了清晰且高度可自訂的框架,與所有任務管理工具完美融合。

主要功能

●      時間線

●      自訂範本

●      里程碑

●      行事曆

●      自訂欄位

●      目標

●      工作量

●      任務相依性

免費方案中提供的主要看板功能

使用者數目

最多15人

任務和專案數目

無限制

文件儲存空間

每個檔案最多100 MB

時間追蹤

任務指派者和截止日

支援iOS和Android

Asana適用於以下產業

●      行銷與傳播

●      人力資源與招募

●      IT部門

●      工程

●      銷售和服務

●      各種非營利組織

 

#7 Wrike

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價格

Wrike提供一個完全免費的方案和幾個付費方案,每個用戶每月9.80美元起計費。

Wrike提供各種功能,協助使用者確保業務營運朝著正確的方向發展。然而,與市面上其他類似平台相比,Wrike價格昂貴,因為免費方案中可使用的看板功能相當有限。然而,即使團隊預算有限,無法負擔付費的解決方案,Wrike也能對各種進行中的工作流程進行改善。

主要功能

●      甘特圖

●      可共享的儀表板

●      自訂工作流程

●      行事曆

●      時間追踪

免費方案中提供的主要看板功能

使用者數目

最多5人

文件儲存空間

2 GB

看板檢視

任務

子任務

即時活動流

支援電腦和行動裝置

自訂狀態

Wrike適用於以下產業

●      教育

●      醫療保健

●      旅遊和飯店

●      行銷和銷售

●      IT團隊

●      房地產

#6 KanbanFlow

價格

KanbanFlow提供一個免費的永久方案和幾個付費方案,每個用戶每月5美元起計費。

KanbanFlow是一個以純粹看板功能為核心的任務管理解決方案。該服務為使用者提供了手邊所有可用工作流程的詳細概述。介面非常簡單,儘管看起來有點粗糙。WIP限額和泳道是這款有效看板系統的完美附加功能。

主要功能

●      泳道

●      行事曆

●      預測

●      時間估算報表

●      儀表板

●      修訂歷史記錄

免費方案中提供的主要看板功能

使用者數目

無限制

看板數目

無限制

任務數目

無限制

WIP限制

定期任務

KanbanFlow適用於以下產業

●      科技公司

●      醫療保健提供者

●      各種製造業

●      數位和實體出版商

●      銷售和行銷團隊

#5 Hygger

價格

Hygger提供一個免費方案和幾個付費方案,每個用戶每月7美元起計費。

就該平台的介面和功能而言,沒有什麼可抱怨的。Hygger是一款功能强大的看板軟體,非常適合各種規模的團隊。它可以幫助科技和非科技組織透過WIP限制、衝刺看板和泳道實現其所有潛力。這些是其他類似服務往往未包含在內的功能。

主要功能

●      時間線

●      任務

●      衝刺看板

●      價值/努力矩陣

●      加權分數

免費方案中提供的主要看板功能

使用者數目

無限制

看板數目

無限制

專案數目

無限制

任務數目

最多50個

文件儲存空間

100 MB

限制

泳道

Hygger適用於以下產業

●      行銷和銷售。幫助團隊定義並實現所有的SMART目標。

●      庫存管理。該軟體提供各種工具來管理和控制從採購到倉儲的一系列流程。

●      客戶管理。這是為中小型公司最佳化客戶溝通的理想解決方案,並開始達成更多交易。

●      建築專案。讓團隊能够安排、追踪和執行各種難度的專案。

#4 Kanban Tool

價格

Kanban Tool提供一個免費方案和幾個付費方案,從每個用戶每月5歐元起計費。

這是另一款强大的線上看板工具,為所有任務提供了完美的總覽。Kanban Tool除了為高效率的專案管理提供彈性和高度結構化的框架外,也提供詳細的分析和度量,以顯示每個專案階段中最有問題的領域。使用者之間可經由評論、看板和任務共享進行協作和溝通。

主要功能

●      時間追踪

●      報表

●      自動化

●      行事曆

●      檢查表

●      定期任務

免費方案中提供的主要看板功能

使用者數目

最多2人

看板數目

最多2個

即時看板更新

自訂版面

泳道

WIP限制

截止日期提醒

Kanban Tool適用於以下產業

●      醫療保健

●      IT部門

●      人力資源

●      電子商務與網頁開發

#3 MeisterTask

價格

MeisterTask是免費的。它還提供幾種付費方案,每個用戶每月8.25美元起計費。

MeisterTask在某種程度上介於看板軟體和專案管理軟體之間,因為在乾淨的設計背後有廣泛的强大功能選擇。如同任何其他類似的軟體一樣,關於將多個工作流程數位化,並為您提供在個人、團隊或組織層面表現的詳細見解等方面,MeisterTask的表現非常出色。使用者還可以透過截止日期、狀態、指派人員等對特定項目進行篩選,以了解特定專案的即時狀況。

主要功能

●      時間線

●      檢查表

●      WIP限制

●      自訂欄位

●      自動化

●      定期任務

●      統計和報表

●      角色和權限

免費方案中提供的主要看板功能

使用者數目

無限制

專案數目

最多3個

文件儲存空間

每個檔案最多20 MB

時間追蹤

自訂看板

自訂欄位

截止日期

任務指派者和觀察者

MeisterTask適用於以下產業

●      銷售和行銷

●      廣告

●      非營利組織管理

●      休閒、旅遊和觀光

●      房地產

●      交通運輸

#2 ClickUp

價格

ClickUp提供了一個免費的永久方案和幾個付費方案,每個用戶每月5美元起計費。

這款專案管理軟體提供廣泛的功能。其簡單的拖放介面讓使用者可以輕鬆在多個工作流程間移動任務。更重要的是,在多任務工具列的協助下,使用者可以在多個看板卡片中同時實現各種變更。

有足够的空間來發揮創造力,並以適合任何團隊的方法來組織工作流程。至於此平台的功能,ClickUp在許多產業都是很好的解決方案。

主要功能

●      提醒

●      里程碑

●      定期任務

●      自訂範本

●      心智圖

●      工作排程

●      時間估計

●      甘特圖

●      聊天

免費方案中提供的主要看板功能

使用者數目

無限制

任務數目

無限制

文件儲存空間

100 MB

即時協作

任務相依性

時間追蹤

任務分組

任務篩選

多工作流程

自訂狀態

自動化

每月100次

ClickUp適用於以下產業

●      軟體開發。

●      銷售和行銷。

●      ClickUp協助學生和教師尋找一個有效的工具來規劃課程和堅持其日常學習。

●      對於尋找簡化複雜過程的設計人員,此軟體是一個不錯的選擇。

●      醫院管理可從ClickUp中獲益,可協助於醫院社群內整個系統的管理。

 

#1 Bitrix24

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價格

該軟體提供的各種功能完全免費。使用者還可以升級到更進階的方案,每月19美元起計費。

與許多其他服務提供者不同,Bitrix24提供了多數好用的功能且完全免費。因此,使用者有無限的時間來瞭解整個系統如何運作,並選擇他們需要的確切工具來將業務提升到下一個層次。儘管功能數量顯然非常眾多,但新進者很快就能上手。Bitrix24的敏捷看板與所有CRM和專案管理工具完美融合。

主要功能

●      儀表板

●      自動備份

●      帳單和發票

●      客戶檔案

●      員工入口網站

●      甘特圖

●      銷售漏斗

●      產品目錄

●      報表和統計

●      視訊會議

●      活動流

免費方案中提供的主要看板功能

使用者數目

無限制

任務和專案

無限制

任務相依性

最多5個

文件儲存空間

5 GB

自訂狀態

自訂階段

時間線

即時聊天

子任務

檢查表

提醒

時間追蹤

行事曆

公開和私人群組

Bitrix24適用於以下產業

●      行銷和廣告。該服務有助於公司提高投資回報率,做出更好的行銷決策。

●      旅遊和觀光。該平台擁有團隊收集、處理和儲存客戶航班、旅行和預訂相關資料所需的一切功能。

●      借助平台强大的CRM功能,各個公司和組織可以創造更佳、更個人化的購物體驗。

●      Bitrix24是管理和關注產品交付狀態的理想平台。

如何選擇正確的看板工具?

人們選擇看板來管理繁重工作負載的主因,是看板的簡單性、彈性以及將複雜流程劃分為可管理單元的能力。由於看板方法廣受歡迎,網路上有數十種相關服務,這些服務專注於看板功能,或者將看板融入其架構中。問題是如何選擇一個能協助業務發展、提高團隊生產力的應用程式。

要充分利用看板工具所能提供的所有好處,唯一的方法是花點時間考慮您希望理想服務提供哪些功能。因此,我們以下將介紹看板服務應具備的重要功能,這些功能應該有助於提升專案的透明度。

專門的看板服務vs整合多種專案管理工具的服務

確保您是否需要擁有除看板外其他功能的全套解決方案。例如,Bitrix24可以在CRM和專案管理工具的協助下處理業務營運的各個層面。此外,Bitrix24提供良好的協作和溝通功能,可建立一個健康的工作環境,所有員工都會喜歡在其中工作。

另一方面,如果您不想讓團隊被許多工作中沒有機會使用的工具干擾,我們建議將選擇範圍縮小到只提供看板功能的軟體。

自訂選項

最佳的看板服務鼓勵使用者任意自訂看板,以適應特定需求和工作流程。除此之外,它還應提供各種可自訂的卡片範本,並能够使用自訂欄位和資料行來建立獨特的工作流程。

具見解的分析

有效的專案管理工具不會在任務指派人員完成某些任務後結束。儘管看板服務可幫助減少時間浪費,但最重要的是了解員工如何為專案的共同目標做出貢獻。因此,我們建議使用具有進階資料分析功能的平台。

中心化通訊

無論您在哪個產業,都會從看板服務中受益,此服務把所有功能集中在單一位置,讓團隊成員可以即時保持連絡,而不必在不同的應用程式之間切換。這樣的服務應該讓團隊能輕鬆接收更新、共用檔案、新增評論等。

自動化能力

選擇一個可自動化各種工作流程的服務。如果您經常處理大量的重複性任務,自動化特別有幫助。

最後,在看到具體的解決方案開始實施之前,您永遠不會知道解決方案是否適合團隊。上面列出多數服務的免費方案都具有看板功能,您可試用免費方案以了解其功能。因此,請先試用您感興趣的服務,以決定最適合哪個服務。

關於精簡日常工作量、追踪團隊的任何工作,以及全面瞭解目前為止完成的進度,看板服務和包括看板功能的軟體是各種規模企業的最終選擇。看板方法已證明在多任務環境是有效的。因此,如果您尚未使用看板方法,現在正是使用的時候。本文提到的所有服務都能協助提供更高的生產力和更高效的工作流程,對您的業務將有很大的幫助。

免費。無限制。線上。
Bitrix24是每個人皆能進行任務和專案的溝通、協作、管理客戶等多項工作的好所在。
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