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專案管理中的資源規劃:適用於專案管理員的10個技巧

專案管理中的資源規劃:適用於專案管理員的10個技巧
Bitrix24團隊
2022年4月29日
上次更新:2022年4月29日

如您所致,好的開始是成功的一半。因為這樣原因目前很多專案管理員已經意識到專案規劃的重要性。但是,為了制定有效的專案規劃,企業需要過哪些步驟呢?

在這樣的情況下,很多具有經驗豐富的專案管理員提出共同的意見,建議團隊開始專案規劃之前,進行仔細研究。

透過研究團隊管理員需要回答以下問題:

  • 您如何會幫助您的團隊成員應對心情?
  • 您如何管理專案預算?
  • 您如何會幫助您的團隊按時完成與專案相關的任務?

很多時候,這些基本簡單問題幫助專案管理員更好了解專案規劃的主要內容,幫助他制定有效的專案規劃。

 專案管理中的資源規劃到底有什麼目標?

一般,專案資源規劃是為了幫助您:

  • 提升工作效率
  • 合理分配專案資源
  • 達成專案戰略目標
  • 提升員工工作滿意度和職業幸福感
  • 改善團隊協作關係
  • 提升客戶滿意度和忠誠度

 專案規劃的10個小技巧

1.確定專案要點

很多時候,在專案管理過程中,我們會面臨著困難和問題,就是因為我們的預期的效果和實際情況不相同。因此,專案開始之前,您需要考慮到以下重要的因素:

  • 控制系統
  • 專案範圍
  • 首要任務
  • 開始期間和截止日期

看起來,很簡單,但是您完全不需要忽視這些因素。如果開始專案前確定專案要點,您不但可以節省很多寶貴的時間,而且避免專案意外的事情。

2. 如果您需要詢問,那就問吧!

在專案規劃過程中,團隊內通訊是必不可少一部分。這就意味著,在制定專案規劃的時候,您完成不需要害怕詢問、尋找其他人的幫助或意見。透過這樣,您會吸引更多資源來幫助您提升專案規劃的效率。除了之外,您不要羞於申請您的團隊需要的資源。

唯一的事情您需要擔心的是專案的結果。因此,您需要竭盡全力地幫助您的團隊按時完成工作專案。

3. 利用過去的經驗

如果您第一次制定專案規劃,這個因素並不意味著,企業內沒有人制定專案規劃的經驗。因此,具有這樣的工作經驗的專案管理員可以幫助您制定專案規劃、解釋重要的專案規劃的因素,並可以對您的專案規劃提出意見和反饋。

除了之外,您還可以按照自己的良好的工作經驗制定專案規劃。

4. 制定候補規劃

有的時候,我們的專案預期的結果與實際情況不相同。因為這個原因,制定專案規劃的時候,您也需要考慮到候補規劃。候補規劃幫助您達成您的專案戰略目標,按時完成工作任務,並避免很多專案相關的意外 的事情。

5. 成不變的東西是沒有的

在專案規劃過程中,您不但可以面臨著問題或困難,您還可以發現,有一些已經安排好的事情可以發生變化。作為專案管理員, 您不但需要按時發現這些變化,而且確保專案未來的良好的發展。

6. 追求工作效率

在工作過程中,追求工作效率是必不可少的一部分。因此,在制定專案規劃的時候,您需要選取專案管理的工具來幫助您分析工作效率。
實際上,今天有很多工具允許您專案可視化管理,如看板、甘特圖、行事曆,等等。使用它們,您可以一目了然就了解專案進行的情況。
追求工作效率幫助您按時分析專案實際情況、了解專案管理的強點和弱點。

7. 與您的團隊成員保持聯絡

無聊您在哪裡,您都需要與您的團隊成員保持聯絡以了解他們的工作情況。除了之外,為了幫助員工按時完成工作任務,好的專案管理員也需要了解員工日常生活現狀。

透過視頻會議、通話和群聊您隨時隨地與您的團隊聯絡。

8. 使用專案規劃工具

今天有很多專案資源工具幫助企業更好制定專案規劃。如果您尋找好用的專案規劃軟體,您可以去試試Bitrix24,全球上領先的任務和專案管理平台,目前超過1000萬家企業在使用它。作為好用的平台,Bitrix24可以滿足您的所有的專案管理的需求,提供超過35種專案管理工具。今天您可以免費註冊Bitrix24帳戶,使用者人數無限制!

9. 檢查再檢查

當您展示已完成的項目卻發現它充滿了錯誤時,這可能會非常尷尬。然而,大多數時候,我們的眼睛會欺騙我們。當工作非常熟悉時,錯誤會被掩飾並被忽視。這導致更多的時間浪費在第一次應該正確完成的冗餘工作上。如果願意,可以創建質量檢查層次結構,並將其包含在項目管理的資源規劃中。

分配團隊負責人,他們將檢查任何已完成的任務,以發現錯誤並及時糾正。作為項目經理,您將是完成項目提交給客戶和其他高層之前的最後一站。

10. 匯報、學習和儲存

項目成功完成並交付後,召集您的團隊參加最後一次會議。與每個對項目重要和重要的人一起慶祝這個里程碑。認可人們的貢獻、努力和出色的產出不僅會讓他們對自己所做的工作感覺良好。這也將激勵他們,培養忠誠的員工,並為他們取得進一步的成功做好準備。

慶祝活動結束後,收集他們的想法,他們學到了什麼以及他們將做些什麼不同的事情。分享您的見解,並記錄和編譯所有內容,以組成一組步驟,用於管理跨多個項目的資源,為其他項目經理創建一個新模板以供將來使用。將所有相關文件保存在公司驅動器中以便於訪問。


常見問題

什麼是資源管理,為什麼它很重要?

專案管理中的資源規劃是將任務委派給團隊成員的方式,以確保充分利用每一項任務並最大限度地提高生產力。初始階段也是系統地完成專案管理中的資源分配的階段,這涉及的不僅僅是勞動力或任務。這包括將您的硬件和軟件作為您的供應以及任務和專案管理和監控的一部分考慮,分配工作時間並跟踪輸出和活動,直到您按時完成或完成專案。

資源管理的例子有哪些?

人力資源——管理人才,包括招聘、入職和培訓以及績效管理、薪酬和福利以及工資單。
財務管理——監督公司資產和負債的過程。 設施管理——管理辦公樓的維護、使用和保養,以及其中的設施、飾面和固定裝置。
庫存管理——積極監控、控制和改善庫存和供應的流出和補充。


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