專案溝通：建立有效的團隊和獲得成功的10個技巧

1. 用專案溝通政策來組織你的工作

採用靈活、輕鬆的溝通方式很好。或者，更準確地說，這沒什麼問題，直到壓力來了，你的反應無效，人們在混亂的壓力下互相議論。明智的專案經理過去一定經歷過類似的情況，這就是為什麼他們如此熱衷於在專案開始時制定溝通政策。

好的政策將包括有關使用何種溝通渠道以及何時使用的規則。為您的團隊配備全面的專案管理工具，並為每項任務提供討論板。將相關利益相關者分配給每項任務，並演示每個參與者如何提供更新、尋求幫助以及在子任務完成時簽字。這為基於任務的通信提供了結構，並將記錄保留在一個位置，因此不會在孤立的聊天或電子郵件線程中丟失任何信息。

現在您已經介紹了與任務相關的聊天，您打算如何處理其他通信？許多公司採用的一些重要技巧包括舉辦錄製的視頻會議來總結每個衝刺。這讓每個人都有機會實時回复，同時也讓您可以保留記錄以備將來使用。你也必須牢記其他人的想法，所以允許給供應商和客戶打電話，只要你的團隊成員事後提交書面記錄。

2. 將您的專案縮減為可管理的里程碑

從其定義來看，專案是複雜的。當您的團隊不斷思考專案的整個範圍時，他們很容易感到負擔過重。這就是為什麼設定里程碑是專案溝通計劃如此重要的一個方面。

里程碑具有雙重目的，既可以讓您的團隊完全專注於面前的重要任務，又可以作為透過小型慶祝活動進行有效團隊建設的藉口。它們是幫助團隊透過了解他們現在的位置和應該在的位置來跟踪進度的標記。然後，可以將相同的信息轉化為為您的客戶提供的里程碑演示。

對於里程碑應該在什麼時間，沒有確切的科學依據，但一些明顯的選擇可能會跳到你的腦海中。例如，如果您要開一家餐廳，您的里程碑可能是：

獲得您需要的所有家具

測試和確認菜單

購買廚房的所有用品

僱用和培訓您的員工

所有這些里程碑都由較小的、相互依賴的任務組成。通過將溝通集中在可管理的工作塊上，您可以將對話置於上下文中，這樣大家就可以說相同的語言並專注於相同的目標。這使您的團隊能夠更加專注於他們面前的事情，而不是對當前不屬於優先事項的未來任務進行彈球式討論。

3. 為日常任務設置可複制的工作流程

專案面臨的一些最大威脅來自於日常任務或看似簡單任務的不一致溝通。我們人類都是聰明人，喜歡發現模式以使事情變得更容易。因此，如果您通過可重複的工作流程保持一致性，您的團隊將自動識別對他們的期望並更有效地工作，而無需完全分析說明。

簡化任務創建的最佳專案管理技術之一是使用工作流程 - 一系列任務結合在一起以實現目標。首先構建一個標準化的工作流程模板，只需單擊按鈕即可開始使用。您可以通過向經理髮送自動消息以簽署每個步驟來進一步優化每個步驟。這意味著您的團隊不會浪費時間手動追踪響應。

這種團隊溝通方法對於減少不必要的溝通至關重要。可重複工作流程的可預測性減少了誤解或不必要問題的可能性。隨著重複性任務成為第二天性，它可以讓團隊變得更加自信、績效更高，從而將批判性思維和創造力留給更重要的工作。

4. 摘要和 AI 來優化您的電子郵件

電子郵件是專案管理的一個事實，可能是阻礙進展的最大障礙之一。除了嘗試減少專案溝通政策中的電子郵件之外，當您不可避免地需要發送電子郵件時，還有其他方法可以提高您的工作效率。

專案中一些最好的溝通策略是小任務的捷徑，這些小任務加起來可以節省大量時間。例如，響應式電子郵件模板已經存在很多年了，但令人驚訝的是很少有人有效地使用它們。它們只是預先寫好的消息，只要您填寫相關信息就可以重複使用。典型的模板電子郵件將涵蓋：

每週專案狀態報告，您可以在其中簡單地刷新數據。

會議邀請函不一定是藝術品。只需更改日期、時間和議程，其餘的交給您的模板即可。

對常見問題解答的響應可以標準化為模板，以便您可以立即以一致的信息進行響應。

片段的工作方式與模板類似。它們是您可以添加到電子郵件中的簡短文本，而不是一遍又一遍地輸入相同的段落。

當然，有時您需要手工製作一封電子郵件，現在有技術可以將您的專案溝通管理提升到一個新的水平。大型語言模型 (LLM) 可以理解您發送的消息並將其置於上下文中，並根據您作為提示提供的一些簡單目標來策劃自由流暢的響應。

5. 在基於雲的文件存儲中組織您的通信資產

在專案的整個生命週期中，您將創建各種傳播材料，包括新聞通訊、新聞稿、內部文章、海報、傳單、照片等。在某些時候，您可能需要檢索這些資產，因此從長遠來看，將它們組織起來的小努力可以獲得好處。

如果您遵循以下步驟，組織這些材料是您的專案溝通計劃的一個簡單部分。在雲上為您的通信資產設置在線存儲驅動器。

對每個資產進行編目：按類型、創建日期以及如何重複使用。

 設置用戶權限，以便適當的人員在需要時訪問材料。

告知您的團隊有關存儲結構的組織，並提供有關如何上傳和檢索材料的指南。

重複使用和回收材料（例如電子郵件模板），以節省內容創建時間。

作為專案管理者，當您創建任務時，您只需在任務卡的資源部分中包含參考資料的鏈接即可。這樣，您就可以在專案進展過程中提高一致性和效率。

6. 使用溝通行事曆規劃專案管理流程

正如您計劃完成專案所需的任務和里程碑一樣，繪製一個通信日曆，其中包含通信的所有關鍵公告和截止日期。按時完成這些檢查點可以讓利益相關者產生極大的信心，因為它們是專案進展的公開證明。

幸運的是，創建通信日曆是最容易實施的專案管理技術之一。對於每個重大事件，例如時事通訊、重要的電話會議和產品發布，請從截止日期開始，然後向後推算。問問自己需要採取哪些步驟來實現目標，並記住留出一點餘地，以防出現意外情況。

無論您使用甘特圖還是其他專案管理可視化工具，重要的是確定最關鍵任務的優先級並根據需要調整其餘任務的時間表。對於溝通活動之前的每項任務，應用日期、子任務、資源和自動提醒，以便您的團隊將優先事項放在首位。

7. 透過規劃工具安排會議

專案經理提出的一個關鍵問題是“專案團隊在不同地點工作時應該如何溝通？”

首先，您希望團隊溝通方便且可預測。如果您有一個國際團隊，請盡量避免在辦公時間之外開會。為了方便起見，最好的在線會議策劃者可以輸入不同的時區，讓您在每個人都在線時找到最佳位置。讓會議變得可預測意味著提前安排好會議，以避免讓團隊成員感到意外，並讓他們有時間做好準備。

日曆自動化意味著您可以立即安排定期會議，例如每日站立會議和兩週回顧。請務必在邀請中包含所需的所有必要信息，並設置可自定義的提醒，以便您的團隊做好貢獻的準備。最後，有效的團隊建設意味著對會議策略的反饋持開放態度。如果人們感到不便或認為自己在浪費時間，可能會導致缺乏信任和順暢溝通的中斷。因此，準備好輪流會議時間或考慮某些會議是否對所有參與者都是必要的。

8. 細分您的 CRM 以簡化郵件列表

在信息過載的時代，作為專案經理，您的工作就是調整您的專案溝通，僅向人們提供與他們相關的信息。實現這一目標的最佳方法之一是為自己配備強大的客戶關係管理系統 (CRM)，該系統允許您對數據庫進行分段並高效地發送電子郵件。

首先確定您需要聯繫的主要郵件列表。以下類別是幫助您入門的示例：

所有利益相關者

客戶

投資者

銷售團隊

運營

關鍵進展公告可以發布給所有利益相關者，而營銷資產可以發送給客戶，為您的專案進行宣傳。這是一種有效的專案溝通管理方法，因為它可以保持信息機密，同時減輕每個人的收件箱負擔。當您向團隊表明您尊重他們的工作量並贏得他們的尊重時，這有助於建立一支堅實的團隊。 

9. 對不同受眾使用不同的溝通方式

到目前為止，我們主要關注的是建立堅實的團隊和交付成果的硬性戰略技巧。現在，我們正在開展更主觀但同樣重要的工作，即根據與您交談的對象來定制您的溝通風格。

在此階段，了解每個團隊成員以及其他專案參與者非常重要。了解他們的溝通偏好、他們在專案中的角色以及他們的期望可以顯著影響您的信息的有效性，並有助於增強您的團隊。

例如，您可能有一位積極進取的銷售代理，他對建設性批評持完全開放的態度，並且喜歡通過簡短的面對面會議來快速有效地解決問題。另一方面，你可能有更敏感的靈魂，他們會因為對抗而立即失去動力，並需要更溫和的解釋你需要從他們那裡得到什麼。您不需要成為一名經驗豐富的心理學家才能了解每個人的情況。這一切都是為了更好地了解您的團隊。表現出你的關心就成功了一半，因為這會讓人們感到被傾聽和重視。使用這些信息，您可以調整語氣以適應專案中更個人化的溝通策略之一，並降低出現誤解的風險。

10. 從錯誤中吸取教訓並繼續改進

常見問題