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在線文檔管理:輕鬆管理在線文檔的 11 個技巧

在線文檔管理:輕鬆管理在線文檔的 11 個技巧
Bitrix24團隊
2022年8月1日
上次更新:2022年8月3日

即使您認為自己已經控制了所有文件,但技術進步如此之快,總有改進的方法。

但是,如果您正在尋找有關在線文檔管理的文章,您可能需要幫助。因此,如果您希望清理文件夾、加強安全性並加速文檔創建過程,那麼您來對地方了。

繼續閱讀我們的重要提示,了解您處理文檔的方法如何在您的公司中引起意想不到的影響。


常見問題:


什麼是在線文檔管理系統?

在線文檔管理系統是組織可以在雲中創建、構建和存儲文件的平台。它以使文檔更加一致、安全和易於瀏覽而聞名。


在線文檔管理涉及哪些工具?


一般,文件管理平台應包括:
協作文檔編輯器
用於存儲文件的基於雲的驅動器
用於組織任務的項目管理工具
使您的方法系統化的工作流技術



1. 讓您的團隊成員使用適合在線文檔管理的工具

您的的首要任務是獲得正確的在線文檔管理平台,您可以在其中創建文件、保存文件、構建工作方法等等。憑藉紮實的流程和適合工作的工具,您的團隊可以將管理員視為第二天性並專注於創造力。

使用以下功能使您的文檔管理系統在線:

協作文檔編輯器

用於存儲文件的基於雲的驅動器

用於組織任務的項目管理工具

使您的方法系統化的工作流技術

不過,這並不是遊戲的結束。羅馬不是一天建成的,你不可能在一夜之間從一種輕率的方法轉變為專注於激光的文檔管理。

要創建的第一個文件是您的在線項目管理系統文檔,它可以幫助每個人遵循相同的流程來維護質量標準。這是一個非常棒的入門文件,也適用於持續培訓。隨著每個人都了解如何完成工作,您就可以開始工作了。

2. 將您的文檔存儲在雲端

將文檔保存在硬盤驅動器或本地計算機上的日子已經一去不復返了。除了更安全地保存您的數據並且不必確保您坐在正確的辦公桌前訪問文件之外,雲存儲的好處也很多。

最明顯的例子是您不必依賴辦公室中的物理硬件來存儲所有文件。讓您的服務器保持在線不僅麻煩和困難,還相當於您可以輕鬆避免的全職角色。

但它甚至不止於此。遠程團隊只需單擊一個按鈕即可全天候 24/7 訪問。無論您使用的是哪台計算機,如果您擁有憑據,您就可以從任何地方訪問您所知道的所有內容。

在線文檔管理還允許移動訪問。當您需要離開辦公桌時,最好的工具很容易用於編輯文檔。文件準備好後,管理人員會在手機上收到通知,以檢查文檔並給予批准。

3.  構建文檔建立過程

在線文檔管理的一個重要部分是保持質量控制並簡化您的流程。為此,我們建議您使用項目管理工具,以便您可以將任務分配給相關人員並開始工作。

從工作流開始——為一個項目組合在一起的一系列任務。您的典型文檔創建工作流程可能包括:

  • 初步簡報
  • 文字內容創作
  • 圖像創建
  • 第一次審查
  • 所做的更改
  • 二審
  • 最終改動
  • 最終批准

在您的項目管理工具中,每個相關人員都會在他們的任務準備就緒時收到通知,以便他們及時開始工作。一旦他們將任務標記為已完成,您作為經理就可以手動或自動分配下一個任務。

您可能有大量重複的項目,每次都會遵循相同的結構。因此,您可以保存工作流模板,只需單擊一個按鈕即可開始您的下一個項目。

4.  為合作奠定基礎

毫不奇怪,像一台運轉良好的機器一樣運行的團隊遠遠優於那些陷入孤島並獨立工作的團隊。但是,如果您沒有合適的工具和流程,那麼將最好的頭腦集中在一起通常是一項艱鉅的任務。

通過協作文檔,您可以為您的員工建立一個框架,讓他們一起工作。一個典型的例子是讓您的作家團隊將文章提交給您的內容經理,然後他們建議一些更改並回复。使用正確的工具,您的經理的建議將清晰地脫穎而出,因此您的團隊無需搜索文檔以尋找他們需要做的事情。

這不僅鼓勵快速、輕鬆的協作,而且您還可以通過減少所涉及的移動部件來改進質量控制。對於每天處理大量內容的團隊來說,一個文檔上的一篇文章沒有鬆散的版本堵塞你的驅動器是一個夢想。

5.  標記您的文檔和文件夾

在您進行協作時,有各種各樣的提示和技巧可以使整個過程更加順暢。其中之一是標記——只需在您的評論中添加一個名稱,即可提醒您需要的任何人的輸入。

在文檔中添加標籤非常適合吸引那些不直接參與創建過程的人的注意力。如果您需要確認日期、時間、事實或數字,您可以在繼續寫作之前致電同事進行快速確認。您的同事將收到通知,不僅將他們帶到文檔,而且將他們帶到他們需要處理的確切行,並且在您知道之前,您的問題就解決了。

但是,您的標記工作可能會延伸到您如何構建在線文檔管理。假設您即將進行審核,並且需要將一堆文件組合在一起。移動文件意味著您不會再找到它們,複製可能會導致一個被更新而沒有另一個。相反,用“審計”這個詞標記每個文件,您可以通過在驅動器中快速搜索來快速找到它們。

6.  将每个文档的每个版本保存在一个位置

在我们的列表中有几次,我们提到只存储每个文档的一个版本,在这里我们将解释它的重要性。如果您在在线文档管理真正起飞之前就在工作世界中,那么您肯定会在会议上浪费至少几个小时来讨论哪个版本的文档具有您想要的所有更改,而没有一个您不想要的更改。

 一个好的在线文档管理系统不会包含充满混淆命名文件的文件夹,而是包含版本历史记录。每次有人处理文档时,都会在文档本身中保存一个版本。因此,如果您需要及时返回并查找去年 10 月以来的一些松散信息,只需单击几下即可到达那里。

同样,如果在审查阶段之前一个手指的滑动删除了整个段落,您知道您始终可以检查最后一个版本,复制该段落并将其放回原处。

7. 在在線文檔管理系統中進行通訊

當談到在線文檔管理時,我們可以推薦的最佳實踐之一是將您的所有相關通信保留在文檔本身中。但我們的意思是什麼?

評論是您在這裡交流的基石。與其偷偷靠近你的同事並說“嘿,你知道你寫這件事的那一行……”,你可以將它們鏈接到討論中的確切短語,並在你的評論中直接說明。他們只需單擊鏈接,即可獲得所需的所有信息,並以兩美分的價格添加。

讓文檔內溝通成為您公司文化的一部分,從入職流程到讓退伍軍人在標準滑落時對其進行檢查。在每個人都在同一頁面上的情況下,您無需猜測更改將如何到達,因此您的團隊可以遵循相同的結構並儘快將文件發回。

8.  禁止通過電子郵件或即時通訊工具進行更新

作為在線文檔中交流的擴展,我們強烈建議您在使用在線文檔管理系統時,避免使用電子郵件鍊或即時消息討論。主要原因是其他人對您的私人頻道視而不見。所發生的事情沒有可訪問的記錄,這常常導致那些不在循環中的人感到沮喪。

但更重要的是——導航是一場噩夢!必須搜索所有渠道以找出為什麼需要刪除該句子是沒有人需要的令人頭疼的問題。通過將所有更改保存在文檔中,您可以記錄每次改編的內容、原因、時間和人員。

當然,您可能正在與不了解您的流程的外部供應商合作,但我們建議讓他們參與進來,或者至少將每個電子郵件更改複製到您的文檔中以保持一致性。


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9. 使用訪問權限對您有利

通常情況下,您的文檔最好保密,至少在其生命週期的一部分。無論是令人興奮的公告還是您的業務的一些絕密計劃,控制誰可以看到您的文件是在線文檔管理的重要組成部分。

幸運的是,如今大多數最好的文檔協作工具都允許您定義訪問權限,以防止您的工作被窺探。這是一個額外的安全級別,因此即使有人有指向您文檔的鏈接,他們也無法看到裡面的內容。因此,當您與外部供應商合作時,請確保在共享之前保持警惕,並且只允許訪問特定的電子郵件地址。

但訪問權限不僅僅是為了阻止人們。它們還在輕鬆管理在線文檔方面發揮著關鍵作用,尤其是在為文檔提供 OK 時。您創建的幾乎所有內容都需要經過審核過程,而您最不想要的就是在所有內容都獲得批准後進行的一些編輯。因此,一旦您完成了最終草稿,請鎖定任何想要進行最後更改的發癢的手指,這樣您就可以順利進行高效、戰略性的在線文檔管理。

10.  發送文件連結而不是下載

現在您已經習慣了在協作文檔上使用版本的控制功能,您可以快速地忘記傳統方式將文件附加倒任務管理工具。今天為了實現有效的在線文檔管理,您更好將文件連結發送給同事,而不是讓她下載文件

 11. 設置管理員來管理您的系統

作為我們的最後一個提示,我們強烈建議指定某人來運行管理員。當然,您已經創建了在線項目管理系統文檔,但是人們變得健忘並且事情變得鬆散,因此必須有人來整理您的房子。

您的管理員應該識別和整合重複文件,創建和更新您的驅動器地圖,並成為任何有問題的人的首選人。他們還將負責維護新員工指南,以了解您的在線文檔管理的工作原理。任何新的最佳實踐或缺失的信息?把它弄進去。

除了使所有內容易於瀏覽之外,您還會非常感謝在審核時任命管理員。與其放棄所有正常任務並爭先恐後地整理文檔,不如為任何需要訪問的人提供現成的指南。

借助我們輕鬆管理在線文檔的 11 個技巧,您應該已經對如何消除混亂並讓您的團隊大放異彩有了一個很好的了解。

但是,如果沒有最好的項目管理工具、協作文檔和驅動器,您很快就會發現自己陷入困境。 Bitrix24 為您提供所有這些工具以及更多工具,所以不要拖延——今天免費註冊

 

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