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有效管理混合團隊:6個技巧

有效管理混合團隊:6個技巧
Bitrix24團隊
2022年10月28日
上次更新:2022年10月3日

什麼是混合團隊?

混合團隊是辦公室和遠程工作人員的混合體。在可能的情況下,公司通常會為員工提供在辦公室工作或在家工作之間的選擇,並且員工可以交替進行。 如何管理混合團隊 管理混合團隊的主要方法是:
從一開始就設定期望
保持您使用的工具的一致性
建立穩固的團隊文化
像對待辦公室同事一樣對待遠程工作人員
實施有效的溝通策略
不斷改進您的方法




管理混合團隊有哪些挑戰?

混合團隊的經理面臨一系列挑戰,包括:
協調時間表
監控進度
為每位員工提供平等的貢獻機會
團結您的團隊並創造統一的文化
潛在昂貴的辦公空間


1.設定標準和期望

您在家工作的員工不能只是與其他人隔絕並留給他們自己的設備。管理混合團隊首先需要為所有團隊創建工作框架——無論他們是在辦公室還是在家。

許多經理要求召開早上的站立會議來開始新的一天。它不超過10分鐘,是讓您的遠程團隊感受到大局中一部分的好方法。

但是,您可能還希望通過允許他們自由選擇工作時間來信任您的員工。這是保持士氣高漲的可靠方法,但不適用於必須同時工作的團隊,例如呼叫中心部門。

無論您制定了什麼樣的規則,穩固的結構都會使期望變得清晰,並使您的團隊走上提高生產力的道路。這意味著在規則範圍內做出的決定不能被視為不公平。相反,它們允許您的員工專注於手頭的工作,而不是事後猜測每一步。

說到公平,記住你的規則不能是單方面的。如何管理混合團隊的關鍵之一是設定標準,與那些必須遵守的人密切溝通。

這並不意味著默認每一個請求——你仍然需要做對團隊最有利的事情。取而代之的是,接受人們的理想計劃並儘力滿足他們。早上帶孩子上學,然後工作到稍晚一點,這對於辦公室和遠程工作人員來說都是一種流行的方式。然而,其他人則重視具有嚴格分界點的朝九晚五的結構。

2.讓每個人都處於公平的競爭環境中:提供正確的工具

管理在不同系統和平台上工作的混合團隊只會讓信息丟失和緊張局勢加劇。在最壞的情況下,您還可能面臨安全漏洞。因此,讓自己建立一個基於雲的系統,每個人都可以在任何地方使用它。

在考慮如何管理混合團隊時,您需要的主要工具是:

  • 電子郵件
  • 即時通訊
  • 視頻會議工具
  • 任務管理
  • 基於雲的驅動器
  • 協作文檔
  • 性能分析

雖然真正的工作是在軟件方面完成的,但您還可以提供額外的附加功能。

留住員工比招聘新員工要便宜得多。因此,請確保您在提供的產品上擊敗了競爭對手。如果您的家庭團隊的一項工作需要一張辦公椅,那麼花200美元來保持士氣要比失去一位有價值的團隊成員而不得不尋找和培訓新成員要容易得多。因此,雖然您不想為您的員工支付家庭裝修費用,但一份可選附加服務清單是一個安全的選擇。

3.注重營造緊密的團隊精神和文化

我們確信您已經閱讀了上百萬條關於團隊精神和公司文化的模糊建議,但很少有人真正深入了解它們的實際含義。

考慮到這一點,以下是一些需要解決的問題,這將有助於將您的團隊凝聚在一起:

  • 給你的團隊一個目標

如果他們覺得自己的工作沒有目的,即使是最樂觀的員工也會開始表現不佳。因此,當您開始一個項目時,請關注原因。它會改善老年人的可及性嗎?它會改善您的客戶旅程嗎?還是只會帶來更多的收入?然後,當你分配每項任務時,指出它的重要性以及它對整體情況的貢獻。

  • 建立內部社交媒體平台

在混合團隊管理中融入團隊精神的一個好方法是使用您的內部網進行更多與工作相關的討論。當然,這對提高生產力也很有幫助,但是使用最好的團隊工具,您可以為您的社交方面創建迷你小組。它們基於共同的興趣或主題,例如徒步旅行者的團體或程序員的笑話。

顯然,您不能讓您的辦公室變成社交俱樂部,但這些小型網點是團結辦公室和家庭團隊的完美方式。

  • 下班休息一下

雖然在周五將Zoom飲料賣給辦公室幫派可能是一個艱難的主意,但您沒有理由不能在一周中留出一點時間來追趕。週一的茶歇正迅速成為領先的混合團隊每週日程的一部分。使用它進行非正式視頻通話,了解週末發生的事情或任何有趣的故事。

如果您嘗試過早上喝咖啡,但他們有點自大,為什麼不在周五下午推出帶有持續排行榜的測驗呢?這是讓你的頭髮垂下來的好方法,你可以通過將人們配對來相互競爭來培養團隊精神。


4.在你的團隊中提供平等的機會

在管理混合團隊時,與在家工作的人相比,更容易關注坐在你面前的人。然而,未能在整個團隊中分享任務和機會可能會導致那些錯過的人嫉妒——以及那些承擔所有責任的人的倦怠。因此,採用更全球化的方法來分配工作對於混合團隊管理至關重要。


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但是你不必花費醒著的每一個小時來保證你的公平。使用正確的工具,您可以均勻地分配任務等等,而無需費力。

例如,您可以自動分配任務,避免將所有責任交給辦公室中坐在您旁邊的團隊成員。這樣一來,您就不會陷入“老師的寵物”奪走所有榮耀而其他人都在呼喊著機會的境地。

此外,您可以戰略性地對團隊的績效進行分析。您可以設置自定義指標,讓您忠實地反映您的團隊在個人層面上的表現,而不是對誰是您的頂級員工的預感。

從打卡和打卡開始。這並不意味著您需要規定嚴格的開始和結束時間。只要每個人都按照約定的時間安排一天,那就太好了。先進的任務管理工具可讓您通過記錄每個已完成任務、更新或評論的時間記錄來查看一天中是否有空閒時間。然後,您可以使用效率報告深入研究更具體的指標,您可以在其中生成有關工作量、已完成任務、錯過最後期限和工作評估的報告。

5.提升你的溝通遊戲

清晰、流暢的溝通對任何團隊都很重要,但在管理混合團隊時,這完全是必不可少的。出色的溝通策略的一些好處包括:

  • 包括您團隊的所有成員
  • 創造良好的企業文化
  • 在整個部門保持同步
  • 監控團隊和個人進度

雖然所有這些好處都派上用場,但我們將重點介紹一些鮮為人知的方式,您可以從智能通信中受益。

  • 異步會議

當涉及全公司範圍的會議,尤其是公告時,個人成員可能幾乎沒有什麼貢獻。那麼為什麼不記錄會議並讓您的團隊在有空時趕上。這有助於那些日程繁忙並需要專注於工作的人,以及那些在家庭生活中工作的靈活時間表的人。

  • 識別壓力和倦怠的跡象

對於您在辦公室的團隊,如果有人過得不好,通常很明顯。但是,所有這些都與您的遠程團隊無關。他們可能在壓力下屈服,不願意或無法表達他們的擔憂。作為經理,您有責任關注員工的福利,而在管理混合團隊時,這一點最為重要。安排在您的視頻會議工具(打開攝像頭!)上進行非正式的一對一通話,並提供安全的空間來討論工作量、外部壓力和與團隊的包容性。

記住也不要忽視辦公室裡的人。他們的一對一聊天可以在封閉的會議室中進行,並解決相同的問題。

6. 採取改善方法來管理混合團隊

雖然我們已經了解了2022年管理混合團隊的最佳實踐,但時代和技術正在以驚人的速度變化。我們並不是說您每年都需要對您的戰略進行重大改革。如果領導混合團隊是一回事,那麼它是一個持續的過程,可以為您和您的團隊提供最佳的工作框架。這也不僅僅是技術進步。隨著團隊的發展,他們的需求可能會發生變化,因此您需要靈活地提供您提供的服務。

在這種背景下,我們建議採用kaizen心態——小的、頻繁的變化,而不是每個季度的大規模變化。這種前進方式的好處是,一旦團隊習慣了流程,您就不會讓他們感到不安。

改善方法使管理混合團隊變得容易,因為建議可以來自任何地方。如果事情進展不順利,您可能會發現您會從團隊那裡獲得反饋,但您也可以查看分析儀表板以了解數字的含義。

讓我們舉一個遠程工作者的例子,他覺得他們無法通過您的視頻會議工具完全參與會議。在您的下一次會議中,嘗試“如果您想發言,請舉手”策略。作為調解人,您還可以通過按邏輯步驟向遠程團隊提出問題來進行控制。同樣,您可以要求在線參與者在聊天室中寫下他們的建議,並在房間裡自己提出。

在將它們作為混合團隊管理策略的一部分之前,測試這些小調整中的每一個並檢查它們的效果。

現在您已經了解了我們在2022年管理混合團隊的最佳實踐,您離實現這種動態更近了一步。

其中一些技巧需要一段時間才能實施——與你的整個團隊就日程達成一致並不是一件五分鐘的工作——但你現在可以做一些事情,可以立即完成大量的跑腿工作。

註冊Bitrix24後,您將獲得管理混合團隊所需的所有工具,從基於雲的驅動器和項目管理工具到復雜的績效分析以及您可能需要的所有溝通渠道。

哦,是的,它可以免費開始。

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