進行有效團隊會議:7個基本技巧

進行有效團隊會議:7個基本技巧
Mayya Kovalchuk
2021年9月17日
上次更新:2021年9月17日

會議在團隊管理過程中是必不可少的一部分。實際上,企業經常花費大量的人力和時間資源來舉行會議,但是很多時候效果卻不明顯,主要原因如下:

第一,企業不太會有效地使用此工具來提升團隊協作效率
第二,無聊企業每週舉行會議多少,但是如果管理者沒做好準備,會議效果還不明顯。

從這些方面來看,管理者要採取哪些措施才能讓會議高效又簡單呢? 這篇文章主要目的是幫助團隊管理者透過7個小技巧提升舉行會議效率。

 一,整理好您所需的資料

在很多情況下,參加會議的時候,我們需要使用有一些資料。因為這樣原因,為了做好準備,我們需要從整理好需要的資料開始。
如果您提前整理好您所需的資料,您在會議的時候完全不需要為它們去擔心,可以快速找到所需的文件。

   除了之外,為了做好準備,會議之前您可以將資料共享到會議參與者,為他們提供訪問權限。在會議的時候,如果有需,可以共同編輯資料。

 二, 制定良好的會議規劃

會議規劃在很大程度上決定會議效果。因而,如果您想要提升會議效率,獲取明顯的效果,您需要制定良好的會議規劃。

  為了制定良好的會議規劃,您需要注意到以下方面:   

  • 會議主要目的
  • 會議主要內容
  • 會議參與者
  • 會議預期效果 

  除則之外,為了提升會議效果,您可以在舉行會議前,將所需的資料發送至會議參與者。

 三,改變傳統的會議習慣

大概每個人都參加了上午9點的會議。但是,會議結束後,覺得會議沒有什麼重要的,就是浪費時間了。為了避免這樣的情況,管理者需要使用創新的會議管理方法,讓參與者提升滿意度和投入。

為了進行良好的會議管理,您更好每天使用15分中的時間來舉行開會,而不是每週二花費一小時左右舉行無聊的傳統會議。

 四,注意到您的時間

在會議管理過程中時間管理具有非常重要的作用。因此,參加會議的時候,您需要控制您的時間。同時,如果您想要團隊成員按時來的會議室,您可以透過電子郵件,簡訊,通話提醒他們開會時間。

 五,培養視頻會議的習慣

今天越來越多企業團隊透過視頻會議解決工作問題。但是,視頻會議也具有其規則和禮節。

通常的规则是,当参与者不说话时,相机始终打开,麦克风静音。同時,參加視頻會議的時候,參與者需要穿著好看的,工作衣服,而不是穿著運動衣服。

 六,參加會議的時候建立新的工作任務

 很多時候團隊會議沒有明顯的效果,就是因為會議沒想邏輯結果。因此,為了提升會議管理效率,管理者需要對會議提出結論。新的工作任務可以作為會議邏輯結果。

透過這樣,員工可以意識到企業會議重要性。

 七,使用反饋表單提升會議效果

 會議參與者的反饋和意見是非常重要的。主要原因是,如果團隊管理想要提升會議效率,提升團隊協作精神,需要使用反饋表單。一方面,您可以了解參與者對會議的意見。另外一個方面,透過使用反饋表單可以改善會議管理。

 總結

這篇文章提出了7個會議管理的小技巧。同時,如果您在尋找好用的團隊協作工具,歡迎您註冊Bitrix24帳戶!

 

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