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人力資源自動化:它是什麼以及為什麼它將塑造人力資源的未來

人力資源自動化:它是什麼以及為什麼它將塑造人力資源的未來
Bitrix24團隊
2022年10月20日
上次更新:2022年10月31日

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什麼是人力資源自動化?

對於TL;DR的定義,人力資源自動化是一個通過使用算法來處理重複性手動任務來提高人力資源工作量的過程。因此,您的人力資源團隊可以專注於工作中人性化的一面,並從整體上提高他們的績效。

在過去的十年中,自動化越來越受歡迎,平台變得越來越準確和可靠。借助人力資源自動化軟件,您可以重塑部門的工作方式,避免在招聘過程中人員超載,並提高團隊的保留率。同樣,您可以在入職和培訓期間為員工提供更多自主權。當您忙於工作時,自動化可以處理較小的任務,例如批准假期或費用。

這並不是說沒有監督。人力資源自動化的關鍵優勢之一是您的軟件會自動跟踪每一個動作。這意味著您可以在接到通知後立即提取報告,並獲得您需要的所有信息。

結果是您的公司在不太重要的任務上節省了寶貴的金錢、時間和精力,同時專注於真正能產生影響的決策。


人力資源自動化會消除對人工輸入的需求嗎?

人力資源部門對自動化的最大擔憂之一是它可以完全消除對人類的需求。事實上,人們常說,一切可以自動化的東西最終都會自動化。當然,很難預測未來一個世紀算法將在多大程度上取代人類。然而,目前的趨勢似乎表明,自動化不是消除人工輸入,而是簡化人力資源工作,消除無聊、單調的任務。

這確實表明,隨著我們進入21世紀,人力資源的職位將發生巨大變化。隨著流程變得越來越複雜,任務將從數據輸入轉移到更多基於情感和直覺的任務。但至少在可預見的未來,人類仍然扮演著重要角色。

公平有效地縮小搜索範圍

當您在網上宣傳工作時,尤其是在招聘遠程團隊時,您就是在與全世界對話。優點是您的影響力如此廣泛,您可以吸引您在當地可能找不到的人才。但是,不利的一面是,您最終可能會遇到大量申請人,即使是五人團隊也可能難以進入候選名單。

這些算法通過掃描您的所有應用程序以查找反映您的必備項的關鍵字來開始工作。只需單擊幾下按鈕,您就會獲得一份合格的候選人名單,他們會在您的所有方框中打勾。這樣,您的團隊就可以確保涵蓋您需要的所有硬技能,並將時間花在軟技能和文化契合上。

招聘過程中的另一個優勢是人力資源自動化消除了招聘中的偏見。生活中的一個事實是,我們所有人都有潛意識的偏見,無論是性別、種族還是地址,人類根本無法避免。除此之外,您團隊中的某個人只是度過了糟糕的一天,而您遇到了問題。

因此,您可以在削減開放領域時保證公平,因為過濾器僅依賴於所需的硬技能。在從候選名單中進行選擇時,您的團隊將有更多時間作為一個團隊來交叉參考決策並提出理想的候選人。

展望未來,我們可以期待招聘自動化變得越來越準確,甚至可能從硬技能轉變為文化契合。

讓您的入職體驗輕鬆而引人入勝

已經從人力資源流程自動化中獲益的組織會嘲笑回到紙質記錄收集和每位新員工繁瑣的數據輸入的想法。相反,向您的員工發送一系列可自定義的表單,這些表單會自動填充您的公司Intranet。使用正確的人力資源自動化軟件,您的字段將直接鏈接到您的組織聯繫表。通過保持表單可訪問,您的團隊成員可以更新他們自己的信息。因此,如果有人升職,他們可以自己更新,讓其他人看到。

使用 HR 工作流模板更進一步,您可以在簽訂合同時啟動這些模板,並在每個步驟完成時接收通知。無需追查每一個小細節並避免數據傳輸中出現錯誤的可能性,您的人力資源團隊將減輕壓力並提高工作效率。

跟踪員工在工作上花費的時間

追逐員工的手動時間表是經理們打發時間的最糟糕的方式之一。使用時間管理工具,您可以將浪費的時間減少到零。如果有人遲到了,您可以將警報設置為ping並只關注您需要做的事情,而不是逐個檢查每個員工。您的內部系統會巧妙地記錄每個人的上班和下班時間,以便在您需要時為您提供記錄。如果您的 HR 自動化軟件同時適用於台式機和移動設備,您的出差團隊只需按一下按鈕即可打卡,這樣以後就不會出現任何差異。話雖如此,這不是像鷹一樣監視您的員工的機會。例如,您可以設置靈活的時間表政策,並在月底取平均值。這對您的遠程工作人員和外部供應商也有好處。他們可以跟踪自己的時間並根據預先約定的時間快速生成發票。

保持您的工資單合規

人力資源最容易出錯的領域之一是支付。這是一個瘋狂的月底,你總是冒著遲交或不遵守勞動法規和稅收要求的風險。更糟糕的是,不遵守不僅僅是一個小錯誤。因此,您可能會陷入法律糾紛,從而危及公司的聲譽。

但是,通過 HR 自動化,您可以在瞬間計算出所有內容。更重要的是,您可以輸入一些詳細信息,而不是一紙又一紙地流汗,然後就可以開始了。最好的人力資源軟件將考慮工作所在的國家/地區,確保您的跨境合規。如果您想快速擴展,這種自動化是必不可少的。無需將您的團隊派往法學院閱讀巴西所得稅,您可以在算法的幫助下輕鬆完成。


標準化和簡化員工流程

傳統上,人力資源團隊最耗時的一些任務是安排和簽署最終幾乎總是被接受的小流程。在經理之後浪費的時間可以得到更好的利用,我們將告訴你如何。一個關鍵的例子是休假請求。人力資源自動化允許員工查閱自己的日曆、選擇日期並發送請求。如果他們沒有空閒時間,這個過程就根本行不通。當它進入批准階段時,它不會在人們的收件箱中填滿請求,而是顯示為一個通知,您可以用是或否來回應。

對於上述所有情況,如果您的人力資源平台也可以在移動設備上運行,您的經理甚至可以隨時隨地接受或拒絕請求。


自動化您的員工績效監控和培訓課程

績效分析是另一個需要大量時間和精力的關鍵人力資源職責。到現在為止,你應該在想——我怎樣才能使這個過程自動化?

在每年或每季度的開始,為每個人設定雄心勃勃但可實現的 KPI。這設置了您可以在項目管理工具中衡量相關已完成任務的標準。就像在招聘中一樣,使用人力資源自動化進行績效監控也消除了任何潛在的偏見——這一切都基於數字。

但是,當您的個人達不到目標時會發生什麼?

人力資源團隊可以設置培訓工作流程,發現表現不佳的個人,並邀請他們在某個領域提升自己的技能。當然,您不想要一個讓您的員工感到疏離的冷酷機器人系統。為避免這種情況,請安排一次非正式的面對面會議,以解釋情況並讓他們放心。


通過分析和報告改進您的方法

借助分析,您可以通過查看哪些部分持續花費比預期更長的時間來提高您的入職和其他項目的效率。同樣,如果您在某個部分收到的問題比正常情況多,那麼是時候問為什麼並為將來改進它了。

分析是人力資源自動化最重要的部分之一,因為雖然算法會為你做很多工作,但你需要確保這些工作朝著正確的方向發展。

使用分析的一種明智方法是在 HR 培訓工作流程等上運行 A/B 測試。在選擇經過數據驗證的最佳解決方案之前,您的團隊可以仔細監控每個策略的性能。使用更複雜的工具,您還可以將這些點連接起來,找出您的高級員工決定離開公司的因素。

有了這樣複雜的系統,未來的人力資源團隊可能會利用分析來可靠地維持組織的士氣。

 

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