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制定完美的專案規劃的小技巧

制定完美的專案規劃的小技巧
Bitrix24團隊
2022年3月29日
上次更新:2022年3月29日

如果您實現專案管理,您肯定會知道,專案規劃在專案管理過程中是必不可少的一部分。這就意味著,專案規劃取決於專案未來的成功。在這篇文章中,我們將了解專案規劃的主要內容。除了之外,從這篇文章您會知道制定完美的專案規劃的小技巧。

 專案規劃的定義

專案計劃是列出要完成的任務和執行特定專案要實現的目標的文件。此文本使您能夠確定您是否已經取得成功。您的專案計劃還應包括您的溝通計劃以及最重要里程碑的時間表和甘特圖。您應該列出所有必需的資源,例如金錢、人力資源、需要的軟體等。在你的專案計劃中,你應該分解即將到來的工作的結構——如果幾個專業人員同時處理不同的任務,這一點尤其重要。簡而言之,項目規劃是您可以參考的文本,用於在項目的整個生命週期中定義、組織、確定優先級和分配活動和資源。

專案規劃的重要性

到如今,有很多企業忽視專案規劃。主要原因是,專案管理者認為,為了制定有效的專案規劃需要很多時間。但是,因為時間有限,專案規劃就是花費時間。超過 50% 的項目面臨著被稱為範圍蔓延的問題。這個術語意味著員工必須處理比他們預期更多的工作。項目計劃使團隊能夠預見並防止意外的延遲或更改。此外,管理人員可以更好地發現問題出現的點,並在製定下一個項目計劃時將這些數據考慮在內。據統計,只有55%的項目達到預算,一半的項目未能按時完成。一個經過深思熟慮的項目計劃可以幫助管理者更合理地使用他們的資源,同時避免過多的開支和延誤。

制定專案計劃的指南

這不是製定專案計劃的唯一可能方案——但它是最有用和最有效的方案之一。

從執行摘要開始

正文開頭的執行摘要應追求以下三個目標:

  •  制定文件的目的
  • 聚焦專案計劃的要點
  • 列出專案的任何結果、結論或建議

理想的執行摘要應該只有一頁長,並簡要概述以下內容:

  • 專案目標和目的
  • 您計劃堅持的專案方法論或框架
  • 最終可交付成果和驗收標準
  • 主要範圍風險和避免方法
  • 里程碑摘要
  • 專案時間表和時間管理風險概述
  • 資源和支出估算

專案計劃的這一部分使利益相關者能夠了解即將開展的工作的本質,即使他們沒有積極參與其中。大約 30% 的專案未能達到最初的目標。這就是為什麼他們的經理應該系統地審查他們的計劃以保持在正軌上。一旦您的專案計劃最終確定,撰寫執行摘要將是明智的。您將能夠從文檔的其餘部分中提取信息。

定義專案範圍

“範圍”一詞的含義如下:

  •  專案的開始和結束日期
  •  對可交付成果的期望
  •  批准請求的專業人員的聯繫人

您的專案計劃應概述您的團隊在處理其工作流程時可能面臨的潛在風險。該文件應建議您應採取的步驟,以盡量減少這些風險的影響。在專案計劃中,您還應該指定負責跟踪這些風險的專業人員。您定義的範圍越精確,專案需求隨著時間的推移而增加的可能性就越小。對於許多企業來說,不斷增長的需求是一個常見問題——但只有不到三分之一的公司試圖通過使用專案計劃來克服這個問題。

 

概述專案的結構

為了指導您的專案,您可以選擇各種框架之一您應該在項目計劃中提及它。例如,如果您更喜歡瀑布,則需要提前計劃所有步驟,並將整個工作範圍分割成序列。如果您發現敏捷更有幫助,您應該將工作分成多個 sprint,並在每個 sprint 結束時進行質量保證。為了增加專案成功的機率,您應該努力減少任務依賴的數量。團隊應該能夠自主工作,以便他們更容易按時完成任務。在您的專案計劃中,您應該指定需要多少審批者才能使工作繼續進行並避免出現瓶頸。此外,您的專案計劃應該包含團隊知識共享的時間。管理人員應鼓勵團隊內部和團隊之間的協作和經驗交流。

 列出可用資源

在您的項目計劃中,您應該描述以下資源的簡要特徵:

  • 專業人士
  •  時間
  • 資金
  • 技術
  • 物質資源

如果您為您的項目選擇具有合適技能的專業人員,您的成功率應該會提高 30%。如果您缺乏某種類型的資源,您應該微調項目的時間線。

創建時間線

如果您的項目計劃具有時間框架,那麼成功的可能性將增加 52%。 43% 的企業承認他們幾乎沒有按時完成成功項目。 ⅘的項目缺乏即使基本的時間表。這就是為什麼在您的項目計劃中添加時間表至關重要的原因。

時間線的設計可能會根據您喜歡的框架而有所不同。不僅要指出即將到來的工作的里程碑,而且還要指出可以具有“正在進行的工作”狀態的最大任務數,這可能是明智的。這個數字應該取決於團隊中的人數和他們的技能。

 準備變更控制

無論您如何徹底地起草項目計劃,您都不可避免地會面臨很多意想不到的情況,並且需要適應變化。這可能成為您高效管理的主要挑戰之一。在你的項目計劃中,你應該概述你的團隊在發生變化時應該堅持的算法。您的員工應該知道當他們面臨變化時應該求助於誰。

 最好的專案規劃軟體

 為了充分利用專案規劃,您應該安裝功能強大的軟體——例如Bitrix24。這是一個大型多功能係統,使您能夠制定專案計劃、設置KPI、在員工之間分配任務並監控他們的績效。您可以為個人和團體創建無限數量的任務。然後,您可以為每個任務添加子任務和清單,以便您的團隊成員可以更快、更輕鬆地完成它。此外,您可以創建任務依賴項。對於重複性任務,您可以創建將自動化您的工作流程的模板。Bitrix24支持您的項目計劃可能需要的甘特圖和看板視圖。您可以清楚地看到誰負責每個特定任務,並評估項目每個階段的進度。該系統可以為您的經理生成富有洞察力的報告,以幫助他們分析員工的效率。您可以使用現成的報告模板,也可以自定義它們,從頭開始構建新模板。在處理一個項目時,您的團隊成員需要交換多個文檔。 Bitrix24為在線文檔和文件共享提供了極好的基礎設施。您可以為您的員工、部門和整個組織創建專用驅動器。您可以微調不同類型用戶的訪問權限、限制使用密碼共享並啟用跨設備文件同步。

在社交知識共享方面,您可以使用 Bitrix24 在公司範圍內發佈公告,分享您的業務概況和聯繫信息,並傳播您的公司新聞。該軟件支持照片和視頻共享、音頻和視頻通話以及帶有在線視頻錄製的視頻會議。您可以創建可搜索的私人和公共聊天以及可自定義的員工目錄和個人資料。





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