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如何做有效的會議記錄

如何做有效的會議記錄
Bitrix24團隊
2022年3月29日
上次更新:2022年3月29日

每家公司的經理都需要與員工、利益相關者和業務合作夥伴舉行會議。當您討論某事時,您需要立即將其放下——否則,您可能會丟失重要信息。在本文中,您將發現有關記筆記的寶貴技巧。另外,您會發現為此目的可能要選擇哪些軟體。

記筆記的本質

會議記錄是您在會議上討論的最重要信息的摘要。當所有參與者回到他們的工作場所時,他們可以隨時查看這份文件。它應該幫助他們為下一次會議做準備,並回憶上一次會議做出的決定。

做會議記錄沒有萬能的格式。你可以堅持任何對你來說最舒服的技術。有些人更喜歡使用筆和一張紙,因為它們寫得比打字快。其他人則使用他們的智能手機或筆記本電腦。他們既可以安裝專門的應用程序來記錄會議記錄,也可以在 Microsoft Word、Google Docs 或其他文本編輯器中記錄信息。

文件決定

想像一下,你離開會議,有人打電話給你。你拿起電話,進行了 5 分鐘的對話……當你完成它時,你不記得會議是關於什麼的了!這是上班族中很常見的情況。如果你做了筆記,你可以檢查它們以回憶一切。或者,這是另一種常見的情況:您檢查會議記錄並發現下一次小組討論安排在星期二。但你的同事說它定於星期四。在這種情況下,擁有一個核心的真相來源會很棒。您可能需要指定一個負責記錄會議記錄的人。該團隊成員應該對信息進行結構化,以便每個人都能理解。然後,他們應該將其上傳到任何具有相關訪問權限的工作人員都可以訪問的地方。

一些經理習慣於通過電子郵件發送會議記錄。但將它們上傳到雲端可能更明智。如果您將所有筆記存儲在同一個位置,它們可以為未來的對話提供上下文。此外,這種方法更便於維護問責制。

有效會議記錄的 9 個技巧

1. 選擇最佳的記筆記方法

以下是最流行的會議記錄方法:

康奈爾法。您在右側創建一個大列,在左側創建一個小列。在左欄中,您記下主要思想。在右欄中,您為這些想法中的每一個提供了詳細信息。

大綱方法。如果您的團隊能夠提前共享會議議程,這種方法將奏效。您可以在討論開始之前記下關鍵點,並隨著對話的進行添加細節。

象限法。你的會議記錄應該由四個像限組成:一般說明、你的行動項目、你同事的行動項目和問題。

滑動法。在演示之前,請讓演示者與您共享幻燈片。在會議期間,您可以向這些幻燈片添加評論。

您可以發明自己的方法,而不是使用這些記會議筆記的方法。

2. 考慮使用筆和紙

我們已經說過,你可能寫得比打字快得多。但這種記會議筆記的方法還有第二個有意義的優勢:從長遠來看,它有助於記住概念性信息。此外,如果您使用筆記本電腦,您可能會想切換到某些任務(例如檢查您的電子郵件)。在這種情況下,您可能會丟失重要信息。如果你用筆做會議記錄,就不會發生這種情況。

3. 避免逐字記錄所有內容

在任何會議上,人們都會談論很多——但關鍵決定只佔討論的一小部分。如果你把每個參與者的每一個字都記下來,那將花費你太多的時間和精力。你的會議記錄會太長,閱讀起來會很困難。你應該只寫下討論的要點和結果。你的會議記錄應該是可操作的。嘗試只寫下可能影響您的工作流程的信息。

如果您更喜歡手寫,請使用速記、符號、首字母縮略詞或縮寫。明智的做法是提前創建圖例或密鑰,並在每次需要做會議記錄時使用它們。

4. 使用模板

如果您使用會議記錄模板,則無需在旅途中格式化文本。您寫下的信息將遵循一致的結構。如果您始終堅持使用相同的模板,您的同事將不勝感激。

5.防止記錄員參與討論

為整個團隊做會議記錄的人不應該參與討論。否則,他們可能太容易分心,忘記他們的主要職責。需要領導討論的人應該避免自己做會議記錄,因為他們應該專注於決策。領導者應該確保可靠的人會為他們記下筆記,而不會錯過任何一個關鍵點。

6. 使用錄音軟件轉錄對話

這個建議對於遠程團隊來說應該特別方便。您可以錄製視頻通話或會議,然後使用專用軟件進行轉錄。請注意,您不應將完整的轉錄內容髮送給任何人或在線上傳!要將長文本變成易於閱讀的會議記錄,您應該對其進行編輯。解析常規對話,只留下關鍵點和行動項目。

所有參與者都應該知道,為了做會議記錄,對話將被記錄下來。否則,記錄是不禮貌的。

7. 突出重要聯絡點

有時,您可能沒有時間討論所有重要問題。或者,某些信息可能僅與選定的與會者相關。在這種情況下,在會議記錄中包含其他人可以在討論後跟進的人員的聯繫方式可能是合理的。此人可能能夠提供額外的事實,或分享有用的統計數據,或回答問題。一旦你發現某個人可以對整個團隊有所幫助,你應該要求他們向你提交他們的聯繫方式。

此外,兩個利益相關者可能對某個問題有不同的看法。您可以將他們的論點添加到您的會議記錄中,並詢問他們是否準備好稍後提供進一步的解釋。

8. 與他人共享您的屏幕

讓您的同事看到您的會議記錄。這對於分佈式團隊來說是一個有用的規則。如果有人遺漏了什麼,其他人可以用相關信息填補空白。

9. 與所有與會者共享您的會議記錄

會議結束後,您可以向所有與會者發送一封簡短的電子郵件。它應包含有關事件發生事實的簡要信息以及會議記錄的鏈接。無法參加討論的團隊成員也應該收到這封電子郵件。如果負責記筆記的人忘記了一些重點,其他人應該可以跟進並補充缺失的信息。


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