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工作場所的溝通失敗?有5個主要原因

工作場所的溝通失敗?有5個主要原因
Bitrix24團隊
2022年10月25日
上次更新:2022年10月24日

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工作場所溝通不暢不僅僅是一種不便。如果它失控,它可能會阻礙績效,破壞士氣,並讓你的頂級專業人士離開。那麼,為什麼通訊會失敗呢?它通常是由於對話中的不平衡造成的。一方在某種程度上占主導地位,無論是通過口述討論的主題和結果,還是通過比對方擁有更多的知識。有趣的是,在與兩個多方的口頭交流中,可以避免其中的幾個。但首先,您必須了解工作場所溝通不良的原因和影響。

1.當溝通太多無法處理時

過度溝通或溝通過載被稱為一種生產力扼殺狀況,其特點是大量毫無意義的會議和電子郵件、提醒和通知,缺乏上下文、相關性或必要性。溝通可能變得壓倒性的事實是失敗的關鍵原因之一。對於幾個工作人員來說,通過太多平台傳遞的信息肯定不計其數。

以電子郵件為例,說明過度溝通的主要原因之一。儘管電子郵件是一種有用的溝通方式,但很容易陷入使用它代替電話交談或面對面交談的趨勢。在電子郵件中表達適當的上下文和情緒可能具有挑戰性,這通常會導致長時間的電子郵件交流而沒有結論。

除了電子郵件之外,會議是另一種消極的溝通方式。大多數員工和主管的日程表都塞滿了可以避免的約定、義務和會議。因溝通而感到負擔過重的原因通常是會議組織不當、對話毫無意義以及會議次數過多。制定一個簡明的議程,在會議開始時進行審查,並堅持下去以防止這種情況發生。

為了平衡工作場所的這種溝通失敗,您必須確定哪些溝通平台最適合您的組織,並製定明確的指導方針,確定每個平台的使用時間。除了人們應該使用的渠道之外,還必須建立關於何時以及如何進行溝通的指導方針。

例如,如果您想阻止人們在辦公時間以外接收電子郵件,您可以引入預定郵件或將計劃外的電話交談限制在緊急情況下。您的公司,尤其是您的員工,將選擇您需要的精確協議和法規。與團隊中的每一位員工合作,建立提高產出的溝通規則。


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2. 不確定和不連貫的溝通

即使信息清晰而清晰,它仍然可能被誤解或變得不精確。當管理者沒有提供清晰一致的指導時,這種情況經常發生,這會導致不同的解釋和相互矛盾的偏好。

無效的溝通可以採取許多不同的形式。其中最常見的是傳達自發的、反動的陳述,而不是準備什麼和如何傳達,並以一種簡單易懂的方式組織它,並適當地表達所有論點。缺乏足夠的描述是另一個問題。在討論細節和統計數據對於跟踪成就至關重要的項目時,這一點尤其重要。不了解目標或根據需要理解某個想法的人選擇錯誤的受眾是混淆溝通的第三個例子。

過度使用技術術語只是公司溝通不暢的另一個重要因素。不清晰的語言和令人生畏的術語阻礙了員工對整個文本的理解。簡單的語言將使企業與員工和公眾的互動變得更加簡單。

盡量減少語法結構中的行話,以防止這種溝通失敗的發生。當您確定對話中的每個人都以相似的方式理解這些短語時,使用一些可能是可以接受的,但最好避免使用它。此外,在與新員工和組織以外的任何人交談時,避免使用行話也很重要。當您使用許多不熟悉的術語時,人們會變得孤立無援。

在您的企業中發展無語言文化。提倡使用基本英語,不鼓勵使用無數的符號和縮寫。這可能需要通過自己使用更少的行話來設置一個很好的插圖。清晰的溝通和簡潔的術語使每個人的工作變得更簡單。

3. 在溝通中缺乏傾聽或讓步

每當我們遇到溝通一詞時,通常都會想到實際陳述的內容或信息的傳達方式,但傾聽也是社交互動的重要組成部分。很多人發現在別人說話時很難集中註意力並處理他們所說的話。這使得理解討論或監控項目的發展變得具有挑戰性。

在工作場所過度單向溝通或拒絕批評時,員工可能會感到不受歡迎或聞所未聞。有時可能會拒絕讓其他人說話或參與對話。多說多聽時,可能會出現激烈的交流或難以解決的問題。傾聽必須是有效溝通的關鍵組成部分。

要從根本上解決這種溝通失敗,你應該對談話的人給予完全的、非判斷性的關注。閉上你的嘴。如果有什麼令人困惑的地方,請考慮其他人的陳述並要求詳細說明。通過重複您所聽到的內容的摘要,確保您理解演講者。然後,只有到那時,您才應該開始討論他們所說的任何內容並介紹您自己的觀點。如果你是那種感覺沒有人關注你的人,那可能真的很令人沮喪。如果它影響到幾個人,你應該考慮給整個團隊一些專注於主動傾聽的溝通培訓。

當您與某個糟糕的聽眾有問題時,請禮貌地陳述問題並徵求他們的意見。你可能會大吃一驚。例如,您可能會發現,他們更喜歡以書面形式接收信息,以便他們可以在閒暇時閱讀,因為他們很難聽得見。此外,您可以觀察到您經常在某個想法或行動中打斷某人。

從外部看,粗魯似乎是由多種工作方法、認知方法和溝通要求引起的。鍛煉同理心,將您的同事視為合作夥伴而不是競爭對手。最後,如果有人在您的談話中不體貼或不專心,請避免害怕以專業的方式為自己辯護。

4. 溝通不一致

在曲線的另一端,不一致也可能是通信故障。缺乏一致性可能對信息交換造成極大的破壞,並可能導致員工感到沮喪、疏遠和困惑。一致性被描述為執行某事時的合規性,通常是為了合理性、精確性或真實性而必不可少的。

當團隊習慣於定期會議或每日電子郵件時,突然的轉變可能會令人困惑和士氣低落。經理與多名員工的溝通也可能不平衡,這會使人們覺得他們的想法或努力不如同事的有價值。一些組織沒有充分溝通,而另一些組織則數量過多。如果沒有精確、公平和一致的溝通,團隊可能難以理解您的基本原則、取得進展和提出他們的想法。

當您是不一致的人時,請考慮您的動機。是不是因為您對適當的響應不確定,才無意中發送了相互矛盾的信息?如果是這樣,你應該通過問幾個問題來澄清你腦海中的事實。對沖突的恐懼是工作中溝通不暢的最普遍原因之一。沒有人喜歡冒犯別人。但是,如果您出於冒犯或激怒某人的擔憂而提供相互矛盾的事實,這將是一個問題。

 將團隊聚集在一起,與每個人進行討論,以解決您自己不一致的行為所帶來的問題。如果距離使這不切實際,請要求每個人都參加電話會議。儘管簡單地寫一封電子郵件可能很誘人,但這樣做更有可能引起歧義而不是把事情弄清楚。面對面的對話是解決溝通差異的必要條件。如果您知道這是來自其他人,請表明立場並確定不穩定溝通的來源。

5. 缺乏信任阻礙了清晰的溝通

最終,失去信任是組織內溝通失敗的主要原因之一。儘管對一家公司的信任可能需要一些時間才能建立起來,但失去它也很容易,要重新獲得它也具有挑戰性。由於各種情況,員工可能會失去對公司的信任。這可能是對之前未兌現的承諾感到失望的結果,例如與尚未真正發生的高管的電話會議。缺乏開放性會使員工感到與行政部門或其他部門隔絕,尤其是如果他們之前表達了對公司文化或某個項目的熱情,卻被冷漠地接受了。

作為經理,向員工介紹自己以解決這種溝通失敗至關重要。洩露並不意味著洩露您的商業機密,因此他們可能會接受命令利用您。相反,這意味著給他們一種印象,即您就像團隊的其餘部分一樣。通過這樣做,你應該樹立直面缺點和自由表達想法的勇氣。

保持信息安全是在團隊內部建立信任的主要目標,以實現後期的目標結果。尊重你的員工作為人類,以及對安全、友情、最大的抱負和極大的關懷的看法。關心是贏得某人信任的首要步驟,你必須讓你的團隊感到被關心,這樣他們才能這樣做。

 


常見問題  

為什麼溝通在工作場所很重要?

有效的工作場所溝通可以減少不必要的問題並鼓勵提高效率。擁有出色的溝通技巧可以提高產出並打造穩固的團隊。 如果個人相互討論並考慮他人的意見,他們會更加熱衷於協作並共同達成最佳方法。

工作場所溝通失敗的三種主要類型是什麼?

分配失敗:當企業沒有獲得足夠的市場情報時,就會發生這種情況。
執行失敗:當旨在引發活動的溝通匆忙、不完整或不准確時,就會發生這種情況。
人為失敗:當公司的整體文化不支持有效溝通時,就會發生這種情況。


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