有八種方法幫助您監控在家辦公的員工

最近年，越來越多企業員工喜歡在家裡辦公。如果我們從員工的覺度來看，遠程辦公為員工提供很多優點，如自由感、工作滿意感。同時，透過遠程辦公團隊成員可以進行有效的時間管理，保持工作和生活的平衡。
同如果我們從企業管理層覺度來看，遠程辦公已經成為一種全新的挑戰。主要原因是，無論員工在哪裡，團隊管理員都需要監控員工，評價他的工作效率。但是，控制在家裡辦公的員工好不容易。因此，這篇文章主要目的是尋找幾個小技巧來幫助您監控在家辦公的員工。

常見問題

1. 為什麼您需要監控在家裡辦公的員工？

監控遠程辦公的員工，您可以：

• 更好了解工作實際情況

• 了解員工工作量

• 合理分配工作任務

• 促進員工按時完成工作任務或專案

2. 如何監控在家裡辦公的員工？

• 可以透過視頻通話或線上會議監控員工

• 為每位團隊成員建立工作計劃

• 使用KPI

3. 哪些工具允許監控在家裡辦公的員工？

• 時間管理軟體

• 任務和專案管理軟體

• 工作報告工具

• 業務流程自動化工具

透過任務和專案管理軟體組控制團隊協作流程

今天有很多軟體來幫助團隊進行有效的任務或專案管理。如果您想要監控遠程辦公的團隊，您也需要使用任務和專案管理的軟體。

主要優點如下：

第一，您隨時隨地可以了解您的員工在做什麼

第二，此軟體可以正面影響員工的工作效率，並減輕工作壓力

如果您在尋找好用的任務或專案管理軟體，並想要透過它管理您的遠程辦公的團隊，您可以去試試Bitrix24，今天超過1000萬家企業在使用它。

今天Bitrix24提供超過35種工具允許企業進行有效的業務流程管理。說起專案管理方面，Bitrix24提供甘特圖、看板、行事曆、任務和子任務、工作群組和聊天室。這些工具都非常適合遠程辦公團隊，幫助團隊成員進行有效的任務或專案管理。同時，也幫助團隊管理員監控員工的工作量和評價工作效率和效果。

使用時間管理軟體來追蹤員工工作時間

很多時候，專門的任務和專案管理軟體提供時間管理工具。例如，在建立新的工作任務的時候，建立者可以規劃任務執行的時間，選取任務開始日期和任務結束日期。同時，當負責人開始或結束任務，任務建立者可以獲取通知。

除了之外，如果您想要進行有效的時間管理，並監控在家辦公的員工，您可以尋找考勤系統或打卡軟體。使用它，您隨時可以了解員工工作時間。

跟蹤員工生產力

每家企業具有其戰略目標。為了實現它，企業管理層需要跟蹤團隊生產力。這就意味著，無聊您的員工在哪裡工作，您都可以透過KPI指標了解每位的員工生產力。

實際上，您可以對每個企業部門或每位員工制定合理的KPI。

同時，如果您想要了解團隊成員的工作情況，從而分析生產力，您可以讓員工提交工作報告。按照您的管理需求，您可以使用每天的、每週的或每月份的工作報告。Bitrix24商業版本提供這樣的工具。

使用任務中的自動通知

如果您想要提升工作效率，並節省時間，您肯定需要使用業務流程自動化解決方案。說起專案管理方面，您可以使用任務中的自動通知。透過這樣，您隨時可以了解任務執行的情況，並如果有需，改變任務的截止日期。

創造自我報告文化

監控在家工作的員工的更具戰略性的方法之一是要求他們進行自我報告。這對員工的士氣更有好處，因為他們不覺得他們的經理在監視他們。取而代之的是，您的團隊在提供基於證據的報告以說明他們一天內完成的工作時具有自主權。

為了使自我報告有效地工作，我們建議為交付的內容設定標準。這將避免簡短或不連貫的報告，並讓您在短時間內獲得清晰的想法。在員工方面，自我報告還可以讓他們對工作產生更大的主人翁意識，這通常會提高生產力。

與時間跟踪類似，您的員工當然有可能在一天中過度關注自己的表現，但有一些方法可以將這種情況降至最低。因此，將自我報告集中在您的生產力指標上，以獲得最可靠的反饋。

控制在社交媒體平台上花費的時間

當然，您不想一直支持您的團隊，但某些活動會消耗您的資源，因此限制對它們的訪問是完全合理的。

這些時間消耗最明顯的例子之一是社交媒體。數十億美元用於使這些平台盡可能上癮，很少有人能對它們免疫—尤其是在沒有物理監督的情況下。因此，我們建議您通過禁止在公司計算機上使用社交媒體，儘早將問題扼殺在萌芽狀態。

大多數安全系統都帶有頁面攔截器，允許您限制從公司VPN訪問Facebook、Tiktok和Instagram等網站。您甚至可以創建由訪問其個人社交媒體帳戶的人觸發的通知。這樣，您就不需要經常監控誰在訪問什麼。相反，您只會收到違反公司政策的通知，並且可以輕鬆處理它們。

注意你不能測量的東西

在考慮如何監控在家工作的員工時，很容易將所有精力集中在為您提供有形數據的技術解決方案上。從時間跟踪到網站禁止，它們都是有效的，但忽略了一些更人性化的策略。

在實體辦公室中，監控工作場所的員工相當容易。它們在您的視線範圍內，您可以發現大量在遠程辦公室根本看不到的微妙線索。這使得監控員工士氣變得更加重要。

遠程工作人員在感到超負荷時通常不太可能舉手和分享，因此作為經理，您可以與他們聯繫。通過視頻通話組織頻繁的一對一會議或小組站立會議，以解決個人或小組的問題。我們還建議讓員工選擇填寫匿名反饋表，以監控人們不想公開提出的意見。

對你所做的事情保持開放和透明

雖然在您所在地區以越來越複雜的方式監控員工在技術上可能是合法的，但您不應該為了更具侵入性的數據收集而犧牲積極的公司文化。

公司監控技術已經存在，可讓您：

• 閱讀電子郵件和私人信息

• 錄製家中的背景聲音

• 跟踪鍵盤和鼠標的使用

• 互聯網瀏覽器活動

但是，如果您的員工始終如一地達到他們的目標，您需要問問自己這些措施是否值得實施。當您通過家庭監控工具沉浸在工作世界中時，很容易讓自己相信更多的數據就是更好的數據，但情況並非總是如此。

正如我們在整篇文章中所探討的那樣，還有更多的軟策略可以讓您監控遠程員工，而不會產生1984年啟發的“我們與他們”的感覺。你的員工不是機器人，如果他們對被觀察感到不安，或者他們的隱私被侵犯，你會看到創造力和動力的下降是可以預見的。

因此，與其對遠程員工進行微觀管理，不如堅持為公司的整體利益所必需的，並傳達您為避免不信任文化而採取的步驟。