找到最佳工作流管理工具的7個步驟

找到最佳工作流管理工具的7個步驟
Mayya Kovalchuk
2021年9月14日
上次更新:2021年9月14日

為了完成任務和專案,我們都需要結構、做事的順序和完成任務的方式。事情堆積如山,需要你們的關注,若你們並沒有一個系統,你們會被淹沒,開始錯過一個又一個最後期限。如果你為自己是一名專業人士而自豪,並且對自己的業務有著遠大的遠見,那麼是時候找到最好的工作流管理工具並加以充分利用了。

為您的公司找到最好但正確的工作流管理工具不僅可以幫助您提高生產力水平和輸出質量,還可以為您提供結構化的活動時間表,幫助您更高效地完成任務或專案。

什麼是工作流管理工具?

工作流管理工具允許您創建工作流、簡化重複性任務、自動化工作流和流程、確定可以改進的領域,並使您和您的團隊更加強大,從而幫助改進您和您的團隊合作方式。

工作流管理器中有哪些不同的工具?

 使用工作流管理工具節省時間、增加利潤並建立忠誠的客戶和員工。你可能會有不同的工作專案同時進行,不同的團隊在你的監督下工作。為了幫助您保持頭腦清醒,並保持對正在發生的一切的控制,您需要最好的工作流管理工具。

 為了對您和您的團隊有效和有用,您需要確保您的工作流管理工具能夠允許您執行以下部分(如果不是全部)操作:

  • 設計和建立自己的工作流
  •  設計工作表格
  • 與其他應用程序集成
  • 足夠的存儲空間(基於雲或本地)
  • 查看報告
  • SLA狀態量表
  • 通知
  • 訪問控制

 如果您希望為您的團隊獲得流程流管理軟體,那麼您很幸運。以下是找到最佳工作流管理工具的7個步驟

 

1. 與團隊進行頭腦風暴

 由於您的團隊將主要是使用您的工作流管理工具並從中受益的人,因此您應該開始與他們討論。如果您還沒有流程管理軟件,請與您的團隊一起集思廣益,討論您為什麼需要流程管理軟件。如果您已經有了一個,那麼在實際尋找一個新的之前,可能是時候看看哪些不起作用了。如果你想做出正確的決定,一定要考慮到每個人的觀點。這一點非常重要,因為這是團隊績效的核心所在。

2. 評估您當前的工作流程

如果你已經有了你可以處理的工作流管理工具,花時間考慮哪些是多餘的,哪些不再適合你。如果你親自參與你的任務和項目,你會有一個清晰的想法。如果沒有,你可以得到你的團隊的共識。

如果您的系統不是基於軟體的,並且更多的是筆到紙,那麼您可能需要獲得實際的軟體,尤其是如果您的業務正在擴展。

3. 建立一份不可協商事項的清單

總有很多東西是你不喜歡沒有的,這就需要為你的業務選擇工作流管理工具。留出一些時間列出你們絕對必須擁有的東西和工具的清單。

如果你能列出一個目標清單,這也會有所幫助。您希望完成哪些工作,您希望您的團隊透過新的工作流管理工具實現哪些工作?使用此列表可以決定您必須擁有的最佳工作流管理工具。

4. 確定用戶數量

您希望團隊中有多少人使用您的工作流管理工具?你必須獲得一個軟體,該軟體可以在任何給定的時間內容納任何需要使用它的人,而不會對任何人造成影響。您還需要一種軟體,該軟體允許您將客戶或供應商等外部使用者添加到您的工作流程中,同時維護每個人的隱私和公司的安全。諮詢不同的供應商和服務提供商,看看哪一個最適合您預計的使用者數量,無論是公司中的所有人還是少數幾個人。

5. 考慮你的預算

今天市場上提供的大量工作流管理工具的好處在於,您一定會找到適合您的預算的工具,並且仍然能夠滿足您的需求。記住,你不需要打包的軟體,所以在購買時你需要聰明和明智。你不需要太多額外的東西或額外的東西來增加成本。您可以只購買所需的工具,並且仍能使其為您和您的團隊良好工作。

6. 你需要多少支持

無論你認為自己是多麼精通技術,總有一些新事物會像新平台或新軟體一樣困擾著你。有時您的工具會崩潰或完全無法工作。會出現停機和停機,有時,您的團隊會向您提出您無法回答的有關工作流管理工具的問題。

考慮從提供者那裡需要多少支持。他們能給你嗎?通過電子郵件、電話或現場聊天,您需要確保有人在另一端,隨時準備在您或團隊中的任何人需要時伸出援手。

7.你需要什麼?

除了售後支持,您還有什麼其他需要?您是否需要覆蓋整個公司的全面工作流程,還是需要針對特定團隊的小型工作流程,以便集成到大型團隊中?你的需求更多的是自動化嗎?在您開始調查流程管理軟件的市場之前,請確保以您和您的團隊的需求列表為指導,以確保您只購買最好的產品中最好的。

 您的綜合答案

 Bitrix24為工作流管理工具中的所有需求提供了一站式解決方案。從設計表單、分配訪問角色、簡化流程、綜合報告等方面,您可以確保您得到了充分的關注。

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