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這些10個問題專案管理員需要在開始新的專案之前提問

這些10個問題專案管理員需要在開始新的專案之前提問
Bitrix24團隊
2022年10月21日
上次更新:2022年10月31日

目錄

1. 專案的最終目的是什麼?

儘管您認為這是專案預測通常解決的問題列表的首位,但人們忘記他們正在做的實際目的的情況比您想像的更常見。首先在專案經理的問題清單上應該是宏觀目標是什麼,並且應該有一個簡單的答案。增加的收入、新的市場、更多的追隨者、減少的間接費用和提高的客戶滿意度都是總體目標的完美例子。

這個問題如此重要的原因是很容易陷入你真正應該做的事情的泥潭。如果您發現答案是“因為我們的競爭對手做到了”,您需要進一步調查您是否應該以同樣的方式回應或以熟練的不作為來觀察。


2. 不做專案的後果是什麼?

關於熟練不活動的主題,您向專案經理提出的問題應該始終考慮如果您不參與該專案會發生什麼。很容易陷入通過一系列任務來感覺自己正在做某事的陷阱,但最終,如果你的努力可以更好地花在其他地方,那就選擇更實際的選擇。通過完全避免該專案,您可以將您的團隊部署到更有成效的活動中,或者最終完成那些被擱置的工作。

當然,經常有一些後果只需要在您的專案分析中加以解決。它們可能像聲譽受損一樣嚴重,或者像將新的人口統計信息輸給競爭對手一樣簡單。通過分析後果,您通常可以補充專案的主要和次要目標。

3.  什麼是關鍵績效指標(KPI)?

如果你聽過一次,你已經聽過一百萬次了——如果你無法衡量它,你就無法改進它。

與其瘋狂地開始一個不知道要去哪裡的專案,專案經理最基本的問題之一是你的 KPI 將是什麼。 KPI 是讓您衡量成功的基準,並且可能因專案而異。


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專案 KPI 的經典示例包括:

  • 增加客戶數據庫
  • 提高流程效率
  • 減少間接費用
  • 促進銷售

只要您在專案開始時正確設置分析,所有這些示例都非常容易跟踪。為了使您的專案保持正軌,您應該始終關注 KPI。敏捷團隊通常使用看板,每個 KPI 都固定在一個列中,每個人一目了然。

4. 誰是主要利益相關者?

如果您忽略了關鍵利益相關者,最好的計劃可能會分崩離析。無論是法人實體、團隊中的決策者還是外部供應商,您都需要每個人都參與進來,並從專案的第一天開始就了解情況。

儘管這是最常見的專案經理問題之一,但在您的專案分析過程中仍需要徹底修改。典型的利益相關者包括:

  • 團隊成員
  • 外部合作者
  • 那些可能因你的工作而受苦的人
  • 贊助商
  • 決策影響者
  • 障礙

每個利益相關者都需要自己的關注。例如,如果您的公司內部經常遇到障礙,可能是財務經理不願釋放資金,那麼您的專案戰略應該包括克服問題的方法。同樣,如果您正在建設中,則必須制定公關策略來說服當地居民為您的計劃開綠燈。

未能確定誰是您的利益相關者以及您應該如何處理他們,為各種最不受歡迎的意外中斷打開了大門。

5. 我們需要做出哪些關鍵決策?

清楚地了解您想成為什麼樣的人以及參與其中的人之後,專案管理的下一個問題應該圍繞您需要做出的關鍵決策展開。使用您的專案分析來確定要採取的最重要的步驟以及可能會阻礙這些決策的因素。

您的一些關鍵決策將依賴於獲得利益相關者的同意。例如,如果您需要一筆非凡的預算來啟動您的專案,那麼您將需要一份非凡的提案來提交給關鍵決策者。

當然,有些決定是專案經理有權自己做出的。這些仍然是遊戲早期要問的最重要的專案問題之一。很多決定都有可能被誤解或使您的一些利益相關者處於不利地位。因此,在開始之前,您需要準備好證明您的關鍵決定是合理的。

6. 順利協作需要哪些工具?

當您處於高壓狀態時,您最不想要的就是被管理流程阻止。因此,選擇一個讓大家都在同一頁面上並達成一致的系統是專案經理在開始之前最重要的問題之一。忘記從一個系統到另一個系統的傳輸、20 種不同的登錄以及將所有內容修補在一起的笨拙集成。從一開始就使用同一個系統,您將進一步消除各種困難。

首先要從您的專案管理軟件開始。通過所有相關方的可見性以及平臺本身內清晰、簡潔的通信,您可以避免在數據傳輸過程中丟失信息。協作文檔是另一個很好的補充。無需通過電子郵件發送新版本流,您可以同時處理同一個文件,並在需要查看以前的草稿時保留方便的歷史記錄。

7. 我們可以精簡什麼?

最好的球隊是那些似乎永遠不會坐以待斃的球隊。他們總是在尋找改進的方法,所有在幕後的辛勤工作都表現為對專案本身的一種看似毫不費力的方法。

當我們談到精簡時,我們並不是說要讓一半的團隊變得多餘,並在剩下的不幸的靈魂上加倍工作。相反,簡化流程的最明智的方法之一是通過任務自動化。

一般來說,如果一項任務看起來很無聊、重複和沒有成就感,那麼它就是自動化的主要候選者。我們談論的是任務分配、文檔審查、重複事件和幾乎過期的提醒。忘記必須每小時檢查每項任務的進度,並將您的一些工作外包給算法。

8. 我們過去有沒有做過類似的專案?

您可以通過回顧過去尋找答案來減少大量浪費的時間和精力。沒有比應用經驗教訓更好的感覺了,所以在加入一個新專案時,一定要在你要問的問題中加入事後諸葛亮。

對於每個專案,您都應該收集數據進行分析。它甚至不需要太複雜——時間管理工具是一個很好的起點,因為它們可以識別阻礙者在哪裡,或者你的團隊根本不理解簡報。

但您可以查看的不僅僅是過去的錯誤。你也可以利用你的成功。通過創建可以復制和粘貼的工作流模板立即開始,減輕您的專案規劃的巨大壓力。為了提高效率,在您的專案後反思中,您可以根據正確或錯誤調整您的模板,並在它們仍然記憶猶新時進行所需的更新。

9. 我們的里程碑和截止日期是什麼?

作為一般規則,最後期限是給專案帶來緊迫感的原因。沒有時間限制,任務很容易曲折,阻止您的專案成型並導致挫敗感。因此,對於專案經理來說,最重要的問題之一是專案的時間安排。

總的截止日期是多少?如何將所有任務安排在一個時間表中,以使您能夠達到該日期?構建截止日期和時間表的一種簡單方法是使用甘特圖 - 一種日曆可視化,您可以在其中添加任務作為構建塊,識別任何空閒時間段。

每個任務集群都可以構成一個里程碑,您可以通過視頻通話將其作為一個團隊進行分析。在這些會議上,您可以反思自己的表現並為未來做出戰略決策。敏捷團隊傾向於將他們的專案分成一到兩週的“衝刺”。每天召開一次站立會議來處理任何直接的困難,並在每次 sprint 後召開一次更長時間的會議,您可以增加將專案保持在範圍內和預算內的機會。

10. 專案涉及哪些風險因素?

由於專案經理提出問題的全部目的是為即將到來的專案做好充分準備,有什麼更好的時間坐下來討論預期的風險呢?

儘管我們將其保留到列表末尾,但風險管理應包含在每個專案分析會議中。它是防止令人討厭的意外的終極防護,一旦你開始,它並不像你想像的那麼難。

召開一次會議,主要利益相關者討論專案的潛在風險——戶外派對上的雨、法律許可問題,甚至是競爭對手的蓄意攻擊。然後,您可以將風險分類為您可以完全避免的風險、通過內部努力減輕風險、轉移給第三方或將其視為不可避免的問題。

通過在向專案經理提出的問題中包含風險管理,您可能需要在最初的日程安排中增加一些迴旋餘地。但是,如果您從一開始就已經涵蓋了所有基礎知識,那麼您將準備好迎接命運給您帶來的任何事情。

有了我們列表中針對專案經理的十個問題,當您開始您的專案時,您應該為面對問題做好充分準備。它們有助於確定您的目標、時間安排和資源分配——在考慮專案預測通常會解決哪個問題時會想到的經典領域。

所以現在你已經有了你的策略,要問的最後一個專案問題是你將如何實施它。使用 Bitrix24,您可以獲得強大的專案管理平台以及大量其他工具來消除壓力和猜測。

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常見問題

當你管理一個專案時,你會回答什麼問題?

一般,專案管理員需要考慮到以下問題:
 我們為什麼要做這個專案?
我們幾點有空?
有哪些可用的財務和人力資源?
我需要做出哪些關鍵決定?
有哪些風險因素?


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