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人力資源團隊的10個人力資源時間管理基本知識

人力資源團隊的10個人力資源時間管理基本知識
Bitrix24團隊
2022年11月29日
上次更新:2022年11月30日

人力資源時間管理為公司其他部門設定了標準。如果他們不能保持自己的日程安排,那麼期望其他人這樣做是不公平的。然而,儘管HR團隊的日常任務日程排得滿滿噹噹,但他們經常發現自己在最意想不到的時候被拖向了不同的方向。

但還有希望!在Bitrix24,我們收集了10個HR時間管理技巧的列表,這些技巧將幫助您簡化日常工作,並為您的計劃發生意外做好準備。

從基礎知識和時間管理定義開始,我們將繼續深入研究關鍵策略和HR時間管理軟件。到最後,您將對如何保持冷靜的頭腦有深刻的理解,而不是整天都在救火。


常見問題:

什麼是時間管理?

一個簡單的時間管理定義是個人和團隊有效和富有成效地使用時間的能力以避免浪費和低效率。

強大的時間管理有什麼好處?

人力資源部門強有力的時間管理帶來的好處包括:
  • 更高質量的工作
  • 更靈活地應對突發事件
  • 改善工作與生活的平衡
  • 更多時間用於培訓和改善公司文化


計劃您的優先事項

“什麼是時間管理?”的問題通常會讓人聯想到任務列表的圖像,這是有充分理由的。從一個簡單的待辦事項列表開始。最好在每天結束時這樣做,當你對所有事情都記憶猶新時。這樣,您就可以關掉並放鬆一下,準備好明天再來一次。

儘管您應該始終優先考慮接下來一周和接下來幾天的任務,但這是一個永無止境的過程。這樣,我們並不是說因為它很緊急就從一項任務跳到另一項任務。相反,你應該花點時間重新評估你的優先事項,並將任何變化傳達給任何相關人員。對於那些當天晚些時候的會議被取消的人來說,這是令人沮喪的,但更糟糕的是認為會議還在繼續,卻發現自己一個人在房間裡。

一次堅持一項任務

人力資源部門通常被稱為人事部門,可能是任何公司中最需要的人。取悅他人並向每個人說“是”太容易了,但人力資源時間管理的一部分是學習何時說“不”。

多任務處理在理論上聽起來很棒,但現實情況是,您通常最終會糟糕地完成兩份工作。相反,請遵循您當天的計劃,並全神貫注於每項任務。這樣,您的作品就會更加一致、質量更高。每次你離開手頭的工作時,你都必須重新調整以重新適應事物的發展。所有這些都會佔用你的時間——更不用說你的壓力水平了。

一次堅持一項任務,並在需要時說不,這是您確定優先級工作的一部分。這是改善時間管理的最簡單方法之一,不需要任何工具或技術即可有效。

合併您可以完成的任務和會議

隨著您在角色中獲得經驗,您很快就會意識到如何最有效地利用您的工作時間。許多人發現他們在上午的深度工作中效率更高,會議的互動性更適合午餐後的時間段。如果您發現自己在某個時間做得最好,請堅持下去!

阻塞到某些時間的最明顯候選者是會議。沒有人希望他們的深度工作時間每天都被打斷。相反,您可以分批安排專門用於會議的時間。比如說周二和周四下午。你和你的團隊知道他們是你的空檔,所以你可以禮貌地拒絕週一早上的會議。同樣,您不必擔心忘記分散在一周內的會議,而且您總是可以準備就緒。

如果您需要自己的空間來完成只需要您輸入的任務,這同樣可以理解。像瀏覽簡歷這樣的工作需要全神貫注,而一定程度的比較意味著將它們分散在一周內會適得其反。在你的日曆上劃出時間,這樣就沒有人可以打擾你並找到一個安靜的角落開始工作。如果有人打擾,您可以平靜地解釋說您當天晚些時候有空。

使用組織工具來計劃你的一天

由於人力資源部門身兼數職,組織工具顯然是簡化日常工作、減輕壓力和避免錯誤的一種方式。

日曆很簡單,但必不可少的人力資源和時間管理軟件。它是您所有日常任務的歸屬地,讓您一整天都按部就班,而不必因約會而佔用您的大腦空間。

使用時間跟踪器獲取每項任務應花費的平均時間。然後,您可以使用甘特圖可視化計劃每週,讓您清楚地了解您的一天是如何組成的。但是不要裝得太滿!請記住留出空閒時間來處理臨時請求。

使用項目管理應用程序是人力資源時間管理策略的一部分。比待辦事項列表更高級,您可以包括對您自己和您的團隊的說明以及您需要採取的所有步驟。這樣,即使在那些充滿壓力的日子裡,您也不會讓任何事半途而廢。

使用HR時間管理軟體為您帶來優勢

越來越多的部門正在使用人力資源信息系統(HRIS)來數字化和簡化日常 HR 任務。這項技術具有深遠的功能,首先是將您的所有資源以及當前和潛在的員工記錄存儲在一個基於雲的數據庫中。您和您的團隊可以通過以這種方式組織數據並始終將最新的入職材料放在共享文件夾中,從而節省大量時間。

您還可以減輕任何時候誰有空的壓力—這對遠程團隊尤其有用。通過利用強大的缺勤圖表和工作時間表,您可以處理病假、加班和PTO,而無需無休止的來回電子郵件。意識到這一點的不僅僅是人力資源部門。所有更改都會立即同步到公司範圍內的員工目錄,該目錄顯示誰在辦公室,誰不在。

然而,HRIS在監控效率和績效評估時真正發揮作用。如果不花費數小時深入研究各種不同的指標,工作報告通常是最難衡量的領域之一。這種手動技術也容易受到人為偏見的影響,您無法簡單地關閉這些偏見。但是使用HRIS,您可以通過讓算法只查看數據來增加一層透明度。有效性是基於員工完成和逾期任務的數量,結合管理者對任務質量的評價。
最好的時間管理和績效軟件在移動和桌面設備之間完美同步,這意味著您可以隨時訪問信息。

委派不太重要的任務

隨著時間的推移,您可以識別出優先級較低的任務,或者比真正為您賺取薪水的任務更容易的任務。在授權之前,回顧一下您的緊迫性重要性框架。您可以通過將不太重要的任務分配給有能力處理這些任務的同事來認真改進您的HR時間管理。

同樣,您可以委派特定類型的工作,例如健康和安全會議。而且它不僅僅停留在任務上。當您可以派人代替您並在以後獲得結構化報告時,為什麼還要參加無休止的會議呢?

雖然授權是一種理想的HR時間管理技術,但它確實需要一些額外的時間才能開始。你不能只設置一堆任務並期望它們順利進行。確保為您選擇的員工組織培訓課程,以便他們準備好面對工作。從長遠來看,這將節省大量時間!

自動化任務

隨著技術的進步,越來越多的重複性、耗時的任務有資格實現自動化。一個完美的 HR 時間管理策略,自動化削減了大量的管理任務,並騰出更多時間用於需要人工干預的工作。

我們在本文的其他部分介紹了特定領域,例如招聘工作流程和績效評估。但在人力資源部門,自動化領域數不勝數,而這些只是其中的一部分:

  • 安排重複的會議

  • 申請人的自動電子郵件回复

  • 將候選人公平分配給您的團隊

  • 快速休假請求和批准

  • 自動接受發票和付款

  • 培訓課程提醒

通過利用自動化來發揮你的優勢,你可以以一致、統一的方式處理大量的日常任務。

在您繼續執行其他任務的同時收集員工績效數據

熱愛數據輸入工作需要一種獨特的個人資料。這可能是每日報告軟件興起背後的最大推動力之一這些工具可以讓你自動監控員工的進展情況。現在是必不可少的 HR 時間管理工具,它可以評估您選擇的一系列指標,包括所花費的時間和錯過的最後期限。

您不必追逐每個員工以獲得工作報告,您可以集成所有內容,因此您的員工只需點擊幾下按鈕即可。他們可以設置運行時間跟踪器,您的項目管理軟件可以負責監控截止日期。

所有這些數據都以簡潔、一致的方式出現在您的分析軟件中,您可以在其中提取報告並獲得清晰的績效評估。就時間管理技巧而言,自動化分析和報告是三重威脅,可以節省收集數據、編寫報告和分析結果的時間。

建立工作流程範本以管理您的專案

對於招聘等重複性項目,強烈建議根據您從經驗中學到的最佳實踐來創建工作流模板。跟踪您在每個步驟上花費的時間,以更好地規劃流程並在您學習和創新時對其進行調整。這樣,您只需單擊一個按鈕即可啟動一個重要項目。

使用工作流模板可以讓您擺脫管理的束縛,專注於您的主要目標—您可以收緊您的方法,而不必記住每個步驟。這不僅僅是關於你的。以這種方式使用人力資源和時間管理軟件意味著您可以休假,而不必擔心不在辦公室時會發生什麼。


設定自己的界限

沒有人像機器一樣建造,儘管社交媒體健美運動員可能會說什麼。我們都需要離開可以充分放鬆的辦公桌。

人力資源時間管理的一部分是設置固定的休息和午餐時間。如果你不設定自己的界限,其他人也不會。除了讓您喘口氣之外,它還確定了截止時間,這可能是完成工作的真正動力。

就像這些技巧中的許多一樣,設定界限也會對您周圍的人產生積極影響。如果你的員工看到你設定界限,他們就會默許這樣做。結果將是一個更平靜、更快樂、更專注的團隊,人員流失率更低,團隊精神更好。

您還可以編纂您的邊界設定目標。實施規則,例如在工作之外禁止發送電子郵件,並為員工提供表達對過度工作的擔憂的選項,這是一個很好的開始。

充分了解我們的 10 項 HR 時間管理基礎知識,您可能已經鬆了一口氣。但還有更多好消息。您可以在一個互連平台上找到我們談到的所有技術——甘特圖、項目管理工具、HRIS、績效報告和工作流模板。

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