成功管理的10種最佳領導力工具

阅读时间:16分钟
Bitrix24團隊
2023年4月7日
上次更新:2023年4月7日
成功管理的10種最佳領導力工具

目錄

成功管理的10種最佳領導力工具

  1. 行事曆
  2. 雲端儲存空間
  3. 任務管理員
  4. 專案管理視覺化
  5. 自動化
  6. 時間追蹤工具
  7. 視訊會議
  8. 即時通訊
  9. 人力資源輔助工具
  10. 團隊評估工具

常見問題集


近年來,管理和領導力受到嚴格的檢視。關於這個主題的書籍數量可以塞滿一個奧運規格的游泳池,而建議的策略可能是截然相反的。但在紐約時報暢銷書排行榜上,很少能找到關於如何成為偉大領導者的工具書籍。

並不是說管理策略不重要,事實上遠非如此。然而,本文將完全專注於領導力工具。雖然個人技能得來不易,需要幾週的專注學習,但只需一分鐘就可以透過績效分析、招募助理和自動化來增強自己,讓一切都像發條一樣自動運轉。

因此,事不宜遲,我們將深入研究前10大領導力工具,這些工具都附有容易理解的範例場景。

1. 行事曆

成功管理的根本是良好組織,沒有什麼比久經考驗的行事曆更棒的了。當然,行事曆已從紙本的活頁簿,演進到各種軟體和應用程式。但原則是一樣的:為什麼要用寶貴的腦力徒勞地試圖記住每天的瑣事?

當您與團隊分享行事曆時,它們就成為領導力工具。作為管理者,您只需按點擊按鈕即可查看每個人的工作量。換個角度看,團隊可以看到您何時有空閒的辦公時間,所以當您專心工作時,不會受到打擾。


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但最重要的是,行事曆是安排日程和履行義務的方式。當您掌控一切時,就能激發周遭人員的信心、信任和專業精神。

2. 雲端儲存空間

組織的另一個基本技巧是在雲端對內容進行分類。首先為資料夾設定層次結構。例如,如果您是行銷團隊,請為社交媒體建立一個資料夾,為內容建立一個資料夾,為協作建立一個資料夾,以及團隊快速識別所需的更多文件夾。

忘了世界各地的時間格式吧:目前為止,最好的方法是先把年份放在第一位,然後是月份,然後是日期。這是一個被太多管理者忽視的簡單技巧。

但雲端為何這麼如此重要?如今,所有頂級領導力工具都是網頁式,檔案儲存空間也不例外。隨著越來越多的團隊發展為遠端或混合式工作,檔案必須隨時隨地都能存取。您的團隊是無論透過個人筆記型電腦或透過手機進行連線,都需要立即找到所需內容。

3. 任務管理員

當您想到領導力評估工具時,首先想到的可能是任務管理軟體。在這裡,結構是遊戲的關鍵。您不是從一項任務移轉到另一項任務,而是提供一份明確的義務清單,如果順利完成,就代表成功。

當您使用正確的領導力工具來管理團隊的任務時,可以設定一個公平且公正的基準,讓團隊可以朝這個目標努力。在每個任務卡中,加入明確的說明、相關專案關係人的連絡方式以及一些衡量績效的指標。例如截止日期和預計花費的時間,但不要忘記增加檢查表和目標,以及任何能讓人們發揮最佳表現的東西。

工作流程是任務管理軟體的擴展,用於設定較長時間的期望。簡單來說,工作流程是一系列單獨但相互關聯的任務,它們結合在一起以實現目標。糟糕的領導者可能會提供不明確的規則和宏大的目標,而優秀的領導者會將工作分為較小的部分,如此才不會引發焦慮感。

4. 專案管理視覺化

自從Scrum等敏捷方法論出現以來,視覺化技術已經大量出現,成為理想的領導力工具和技術。 作為一名管理者,您需要盡可能消除障礙,為團隊的進步鋪平道路。

那麼視覺化要如何運作呢?以看板為例。在最簡單的形式中,第一欄顯示待完成的任務,另一欄顯示進行中的任務,第三欄顯示已完成的任務。隨著團隊的進展,他們可以將任務拖放到相關欄中,團隊中的任何人都能一目了然。

您也可以將相同的任務轉換為甘特圖。這種創新的視覺化位於行事曆上,清楚顯示每個任務的時間範圍。您不僅可以看到任務何時接近截止日期,甘特圖也很適合作為領導力工具,因為可以快速識別哪些人有空閒時間,哪些人可能工作過度。

5. 自動化

自動化對現代管理者來說非常重要。這個概念很簡單:節省小型的重複性任務,以便讓所有人都專注於那些需要創造性的人性化任務。

一個簡單的例子是用於審查已完成任務的通知系統。一旦團隊中有人將某項任務標記為完成,您就會立即收到更新,以便儘快審查。如果領導力工具與行動應用程式同步,即使您不常在辦公室,這些通知甚至可以在手機上彈出。

您也可以將指派任務自動化。在專案管理工作流程中,可以將任務與相依性相連結。當前一個任務完成時,系統將自動根據相依性指派後續任務。當您將通知與相依性結合時,可以開始審查階段,而無需員工等待您為他們指派下一個任務。

6. 時間追蹤工具

時間追蹤工具屬於領導力評估工具的範疇,但也可以將其用於員工工作量管理。清楚向您的團隊介紹此概念,以確保完全透明,並解釋這是一種預測任務時間的方法,以免讓團隊負荷過重。

務必不要讓時間追蹤工具自行其是。有些管理者陷入了過於依賴數據並榨取團隊創造力的陷阱。每次錯過截止日期就嚴厲懲罰,這是最糟糕的微觀管理。

也就是說,如果您注意到員工錯過截止日期,請試著平和與員工談論可能的原因。可能是情況發生變化、原先設定的截止日期太短,也可能是個人問題。領導力的很大一部分是關於人員管理,所以要努力在自信和理解之間取得平衡。

7. 視訊會議

在這個數位時代,沒有任何藉口不能執行視訊通話。當然,每個應用程式都略有不同,但如果您認真想成為一名領導者,就需要練習。

首先擁有可靠且流暢的視訊通話軟體,讓您與世界各地的客戶進行溝通,並展示您的雄心壯志。您想激發團隊的專業精神,最好的方法是樹立好榜樣。隨著時間的進展,您會學到一些個人最佳實踐。

視訊通話應用程式是現代彈性工作模式的重要領導力工具。當您不在辦公室時,視訊通話可以讓您以人情味的方式促進會議。視訊會議是面對面會議的最佳替代方案,因此無論您想要大加讚揚或是詳細介紹改善方法,您的員工都會喜歡使用視訊通話。同樣的,您必須願意支持所有人進行視訊通話,無論是即興討論或是季度評估。

8. 即時通訊

即時通訊應用程式是很棒的領導工具:任何人都可以向您發送訊息以得到釐清,並放心繼續他們的工作。無論電腦或手機上,您都會收到通知,以便在他們需要您的時候出現。儘量以禮貌和專業的方式儘快做出回應。這能提供支援並讓員工放心。您會不希望員工傳訊息時小心翼翼,擔心自己會對您帶來不便。

警告:這不代表您每天都必須隨時待命。為了提高透明度,在入職過程中設定切合實際的期望,如果您覺得訊息變得無法控制時,就重新確認這些期望值。

例如,您不希望習慣透過即時通訊發送完整指令:這樣容易讓進行中的任務失去控制。將任務相關的資訊儲存到您的專案管理軟體中,並使用即時通訊解決那些不需要冗長回覆的快速問題。

9. 人力資源輔助工具

這似乎很明顯,最好的團隊都是由優秀人員組成的。但是,一群合作良好的普通人比一群互不交談的超級明星更好。因此,您需要利用人力資源資訊系統(HRIS),不僅要招募頂尖技能的人才,還要考慮每個應徵者的文化契合度。HRIS提供了一個框架,讓您可以在招募過程中快速有效工作,並從一開始就建立一個有凝聚力的團隊。

人力資源領導力工具的優點不止於最初的招募。人力資源助理可以是您最好的領導力評估工具,用於評估績效並提供個人化教育訓練研討會。透過少量投資和HRIS的結構化特性,您可以增强每個人的技能,從而增强整個團隊的技能。

但回到團結團隊的理想,您的訓練課程也表示您對每個人都非常關注。從短期來看,這是巨大的動力促進因素,而從長期來看,員工會看到您未來的發展,這會減少離職率。

10. 團隊評估工具

您需要數據和分析來追蹤改善狀況。我們已經提到一些最好的領導力評估工具:例如設定挑戰的任務管理工具和衡量績效的時間追蹤工具。但只要您擁有正確的系統作為後盾,就有更多的指標可以協助您定義成功。

例如,銷售經理可以測量贏得的交易,並編制月度或季度業績報表。同樣地,您可以查看通話時間、分析結果,並研究如何簡化工作流程。以不斷改進的心態,您可以營造出打破新紀錄的氛圍。

但要充分利用領導力工具,始終需要與人際交往能力相結合。是的,數據告訴您有人落後目標,但您要如何處理呢?您會做出本能反應嗎?或者您會提供結構化的、可實現的步驟來支持員工?

透過本文中的示例可以看出,領導力工具和技巧的組合可以對團隊產生深遠的影響。它們讓您將想法和策略付諸實施,而不是拼命四處奔波和救火。

最好的一點是,這些工具都已經存在一個用戶友善的平台上。

Bitrix24是全方位解決方案的理想選擇,能滿足業務需求。是否有通訊和專案規劃軟體?是否有人力資源管理工具和績效分析?這些我們都有。若要瞭解Bitrix24還提供哪些功能,並瞭解如何協助您成為更好的領導者,請免費註冊Bitrix24。


常見問題集


領導力的管理工具是什麼?

在現代,領導力的管理工具是數位駭客,可以讓您成為最好的老闆。其作用是促進組織、策略願景、人際交往能力和其他一切。

最有效的領導力工具是什麼?

最有效的領導力工具是品質專案管理工具。透過該工具,您可以為團隊的成功奠定基礎,並在出現任何績效問題時立即發現問題。

成功領導力的7大技能和工具是什麼?

成功領導力的7大技能和工具包括:

  • 建立關係(與維持!)
  • 組織
  • 激勵技能
  • 高EQ
  • 人力資源輔助工具
  • 專案管理軟體
  • 績效分析程式

 


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