2023年十大最佳數位工作場所軟體工具
目錄
簡介
2. Slack
3. Zoom
4. Asana
6. Trello
7. Bitrix24
8. Salesforce
9. HubSpot
10. Jira
在2023年，數位工作場所軟體工具是遠端和內部團隊生產力的重要基礎。數位工作場所解決方案包含協作工具、專案管理和文件編輯功能，這些功能結合起來可提高業務效率。
但如果您對這些工具不夠瞭解，就很難知道從哪裡開始。
因此我們為數位工作場所轉型整理出一份10種最佳工具清單，以協助您在2023年保持領先地位。無論您是小型初創企業或是大型企業，這些創新且用戶友善的工具都一定能提高您團隊的生產力，並專注於為客戶提供服務。1. Microsoft Teams
優點
- 與Microsoft Office套件整合，實現無縫協作和文件分享。
- 包含視訊會議、群組聊天和私訊等通訊選項。
缺點
- 沒有太多的協力廠商整合。
- 若想充分利用會相當昂貴。
Teams透過線上會議和視訊會議選項（包含現場活動和網路研討會），允許在任何地點進行無縫通訊。該平台的線上SharePoint網站還讓員工能够將文件儲存在一個中心位置，以方便存取。您的整個團隊或特定個人都可以透過雲端存取這些相同的文件，而且多人可同時處理這些文件。
不同的通訊通路代表可將公告發佈給全公司，並為特定專案建立較小的焦點小組。這是一個重要功能，可以讓遠端工作的員工也能感覺到自己是公司的一員，同時讓注意力遠離重點工作群組。
2. Slack
這是一款具有進階功能（如通路、機器人和整合）的通訊和協作工具。
優點
- 簡單直觀的介面，容易使用和操作。
- 新員工容易辨識。
缺點
- 頻道和通知過多可能會分散注意力。
- 與其他一些工具相比，視訊會議功能有限制。
Slack曾是一款簡單的即時聊天應用程式，現在的語音和視訊通話已允許最多可供14人使用。它確實能儲存您在應用程式中分享的檔案，但這種儲存空間不容易操作。因此，如果您希望在公司層級上儲存檔案，則必須進行整合。
簡單來說，Slack非常適合通訊和協作，但並不像本文其他工具那樣，提供完整的雲端數位工作場所平台。
3. Zoom
優點
- 具有螢幕分享功能的高品質視訊和音訊會議。
- 容易使用和存取，參與者無需安裝軟體。
缺點
- 視訊會議之外的協作功能有限制。
- 在大型群組或慢速網路連線時可能會遇到效能問題。
首先，Zoom在手機和電腦上提供優秀且安全的視訊通話軟體。但不只是會議。您可以在一個廣受信任且容易使用的平台上，為客戶和同事舉辦活動、網路研討會等操作。
Zoom還提供智慧協作工具和精美的視訊功能，使其在充滿競爭對手的世界中保持相關性。例如，您可以分享螢幕，在白板上進行協作，分成多個房間，並查看同事是否有空。
但我們建議您：遠端團隊可能會厭倦持續的視訊通話，所以請優先考慮會議的品質而非數量。
4. Asana
優點
- 透過專案委員會和時間表清楚瞭解專案進度和截止日期。
- 允許團隊成員之間輕鬆協作和任務指派。
缺點
- 可能需要一些教育訓練才能充分利用所有功能。
- 對於有許多任務的大型專案，可能會變得雜亂無章。
您可以建立具有里程碑、最後期限、截止日期和相關資源的專案，並讓團隊開始工作。根據不同的付款方案，可以得到報表工具，以深入瞭解團隊和每個人的工作量、目標和績效。然而，如果您計畫儲存大量資料，則需要整合到雲端儲存系統中。
此外，所有通訊都必須透過應用程式中的每個任務卡進行。這不一定是壞事，因為能減少多餘的會議，但也許您會想整合一個視訊通話應用程式，以備不時之需。
5. Google Workspace
優點
整合廣泛的協力廠商應用程式和服務。
缺點
- 可能會遇到與非Google軟體的相容性問題。
- Google經常面臨安全和道德問題。
與Microsoft Teams一樣，Google Workspace彙集了大量原生應用程式，這些應用程式無縫整合，成為最多樣化的數位工作場所軟體工具。從通訊開始，您可以透過視訊通話、聊天室、電子郵件和即時通訊與團隊、協作者和客戶保持聯繫。
但Google在其可搜尋的雲端儲存空間Google Drive方面確實很棒。您可以同時協作處理文件，自訂存取權限以保持機密，並在每次需要發送檔案時分享連結而不是增加附件。修訂歷史記錄代表您只需要每個檔案的一份副本，而不需要一堆不同的版本。若要存取舊版本，則可以及時瀏覽並尋找所需資訊。
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6. Trello
優點
- 簡單直觀的使用者介面，容易使用和操作。
- 高效率的任務管理工具。
缺點
- 任務管理之外的協作工具有限制
- 可能不適合複雜或大型專案。
您可以使用Trello為每項任務建立一張卡片，並在卡片上填寫說明、資源、截止日期和所有需要參與的人員。這是遠端和混合團隊的理想選擇，讓所有人都能開始工作，並且不需要來回發送電子郵件來釐清問題。
在儲存空間方面，您必須為重要的檔案儲存空間找到一個單獨的磁碟區，但將可獲得大量高層級的分析。
7. Bitrix24
優點
- 提供一系列協作工具，包括任務管理、文件分享和視訊會議。
- 可使用額外的附加元件和整合進行高度客製化。
缺點
- 免費版本的儲存空間和功能有限制。
如果您仍未聽過，也許是時候探索Bitrix24了。
這款通用的商業平台涵蓋了其他數位工作場所軟體工具擁有的一切功能，甚至更多。强大的任務管理功能和一系列敏捷視覺化功能可以協助您像專業人士一樣管理專案，而雲端型CRM可以讓您一鍵追蹤行銷和銷售工作的績效。
您永遠不會遠離團隊，Bitrix24擁有適合團隊偏好的電話軟體、視訊通話、電子郵件、即時通訊等工具。甚至還附帶一個內部社交媒體應用程式，用於公司範圍內的公告，並將團隊聚集在個人層面。
涉及到文件時，您可以得到與Google Docs類似層級的功能，包括完整的修訂歷史記錄，並且可將所有內容安全儲存在雲端儲存空間上。所有的數位工作場所軟體工具都放在單一位置。
8. Salesforce
優點
使用可自訂的儀錶板和報表，提供客戶資料和互動的全面概觀。
配有全套協作工具。
缺點
- 就成本而言，在本文所有工具中屬於高價位。
- 需要內部或外部專家才能充分利用。
如果您的團隊中有一位Salesforce專家，可以將一些重要的工作流程自動化。但正如您所期望的那樣，大量的自訂提供驚人的可擴充潛力。因此，如果您是一家雄心勃勃的小企業，也許值得探索 Salesforce可提供哪些功能。
9. HubSpot
優點
除了協作功能外，還提供一系列行銷和銷售工具，包括電子郵件行銷和客戶關係管理。
使用可自訂的儀表板和報表，提供銷售和行銷資料的清晰概觀。
缺點
- 設定和自訂可能既昂貴又複雜。
- 與其他一些協作工具相比，自訂選項有限制。
自動化、工作流程和範本可以讓您簡化工作並節省時間，而全面的分析代表您可以不斷監控進度並改善方法。如果您遇到任何困難，HubSpot提供優秀的客戶服務，但必須支付最高的費用才能取得。
10. Jira
優點
- 專為具有一系列敏捷專案管理功能的軟體發展團隊設計。
- 容易使用且高度可信任。
缺點
- 對於非技術團隊成員來說，這可能會讓他們不知所措。
- 除了任務指派和註解之外，協作功能有限制。
Jira的範本庫、表單庫和自訂工作流程可節省時間，簡化專案管理，而且具有簡單的介面，新手很容易適應。然而，如果想要自由流動的協作，必須用一些額外的應用程式來增強Jira。
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雖然這些工具本身都很有價值，但沒有一款工具能像Bitrix24這樣低成本提供多樣功能。從通訊和協作到專案管理和自動化，您可以獲得一套全面的功能，以協助各種規模的企業在當今數位時代取得成功。
Bitrix24用戶友善的介面、强大的功能和實惠的價格，使其在2023年的頂級數位工作場所軟體工具中脫穎而出。
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常見問題集
什麼是數位工作場所？
數位工作場所是一種虛擬環境，讓員工能使用數位工作場所解決方案無縫遠端工作和線上協作。
數位工作場所代表什麼？
數位工作場所是指傳統實體辦公室的雲端版本。數位化工作場所體驗應該使用能反映辦公室環境的設備和工具，而不會降低生產力。
什麼是數位化工作場所轉型？
數位化工作場所轉型是採用數位化技術來提高員工在工作場所的生產力、通訊和協作的過程。這是一場正在加速的運動，每年都會出現越來越多的敏捷工具、流程和策略。
