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遠端工作:如果有100多名員工,你需要的10種工具

遠端工作:如果有100多名員工,你需要的10種工具
Mayya Kovalchuk
2021年6月4日
上次更新:2021年6月4日

目錄:

大公司面臨的主要挑戰

Bitrix24簡介

1.1 打卡鐘和時間追踪

1.2 線上員工目錄和組織聊天

1.3 影片公告

1.4 語音通話和視訊通話

1.5 行事曆和週期性會議

1.6 視訊會議

1.7 重複任務和任務範本

1.8 工作群組

1.9 公司磁碟機和文件分享系統

1.10 公司新聞的活動串流

結論




切換到遠端工作從來都不容易,尤其如果你的團隊以前從未在家工作過。然而,切換只是開端——你必須學會如何在遠端工作的同時保持工作效率,並適應不斷變化的環境。

為了幫助完成這項艱難的任務,本文將介紹企業遠端工作並保持高效率所需的十大工具。就如同你以前在辦公室的好日子一樣。


大公司面臨的主要挑戰

以下是一些常見的挑戰:

  • 缺乏快速有效的溝通

過去5分鐘的會議,每個人都可以交換意見,產生結論,然後繼續工作,現在變成一團混亂,人們使用不同的工具相互溝通,幾乎不可能討論任何事情。

  • 受阻的工作流程

延續前一點,缺乏適當的溝通會導致工作流程受阻,人們遺忘自己的任務,不知道下一步該怎麼做,而管理者正試圖給此混亂局面帶來一些秩序。

  • 生產力急遽下降

對某些員工來說,在辦公室工作代表遵守嚴格的制度和某些紀律。當他們轉為在家工作時,這些都會消失——沒有人真正盯著或追蹤你的工作時間,所以懈怠的誘惑達到了最高程度。

  • 協調和管理專案成為夢魘

當面對面溝通的奢侈感消失,突然間沒有人真正負責任何事情時,專案經理就很難在線上協調團隊成員的工作。

你如何面對這些挑戰呢?好吧,可能需要一個解決方案:你要做的是把所有的通訊、工作流程、業務流程、會議和任務轉移到線上協作平台上,這個平台擁有你在家中高效率工作所需的所有功能,我們指的是Bitrix24。

Bitrix24

Bitrix24是一個平台,其設計目的為透過多種工具幫助團隊和公司提高效率。我們將介紹這些工具,並了解如何從中受益。

1. 打卡鐘和時間追踪

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 Bitrix24提供內建的打卡鐘,它的工作原理與現實生活中的打卡鐘完全相同。員工打卡上班開始一天的工作,視需要暫停工作吃午餐或其他休息,然後打卡下班結束一天的工作。所有操作一鍵完成。

打卡鐘的資料對管理層和會計部門都相當重要。經理得到了一個工具,讓他們能够同步工作日的開始和結束時間。會計部門獲得支付薪水所需的正確工作時間——這些都是在正確設定後自動完成的。

另一方面,員工確切知道自己應該何時開始工作,在經理不知道的情況下根本無法「遲到」。

現實生活中的例子:我們所有的銷售顧問都需要在上午9點開始工作,下午6點結束工作(12點到4點之間有一個小時的午餐時間),因為那時我們接到最多客戶和合作夥伴的電話。打卡鐘和時間追踪幫助我們讓團隊保持同步,並建立更强健的紀律感。

2. 線上員工目錄和組織聊天

邀請所有團隊成員進入Bitrix24入口網站後,只需線上重新建立公司結構—將員工組織成團隊、部門、子部門等。
這基本上就像玩線上模擬遊戲——把它想像成「模擬市民:辦公室版」,有個顯著的差異:無法完全控制角色,因為在這裡所面對的都是真實人員。
然而,你要做的是使用廣泛的工具與團隊溝通,其中最常用的工具是聊天功能。

團隊可以有自己的私人聊天,而你作為公司經理可以建立一般聊天,以便在公司內發佈各種公告。這裡保留了人們常用的WhatsApp和Telegram等通訊軟體的所有功能—除了明顯的文字訊息交換之外,還可以:

  • 分享影像、連結、影片和其他類型的檔案
  • 獲得通知和喜歡
  • 引用、回覆和提及人員
  • 使用微笑圖示、GIF和表情符號

現實生活中的例子:你需要快速向一位平面設計師詢問一些事情——在Bitrix24中,只需搜尋他們的姓氏,打開個人資料,然後選擇你想要連絡方式:透過聊天、語音通話或視訊通話(更多資訊見下文)。

3. 影片公告

如果聊天對你來說還不够好的話,可以透過影片通知的方式向所有員工公告一些訊息。當你想快速傳達簡單資訊,並確保公司的所有人都能理解時,這個方法可以派上用場。

   此外,影片形式使其更加個人化和吸引人——特別是當你宣佈隔離結束時。
現實生活中的例子:你想祝賀團隊成功完成了一個專案——為何不製作一支簡短的影片公告,向所有努力工作的人致敬呢?

4. 語音通話和視訊通話

當你可以簡單與某人通話,並透過直接對話快速討論問題,為什麼要浪費時間在聊天中交換文字訊息?

文字訊息缺乏一些社交互動,所以看到同事的臉部表情,聽見他們的聲音會肯定比閱讀文字訊息更好。

現實生活中的例子:你需要打電話給平面設計師,請他重做Mockup,因為他顯然沒有理解你的最初想法。5分鐘的通話就能解決問題,然後繼續工作。

5. 行事曆和週期性會議

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如同你所期望的行事曆,這個工具允許你排定線上會議、討論和簡報這類活動,包含一次性和週期性。

所有參與者都會收到行事曆中的活動通知,任何與活動相關的更改也會收到通知,這會讓團隊更有紀律並讓每個人都更有組織性。

喔,還有一件事。Bitrix24可以同步Google或Outlook行事曆,並將相關活動匯入Bitrix24的行事曆。

現實生活中的例子:幾乎我們公司的每個部門都在週一上午舉行計劃會議,這基本上是行事曆上經常發生的活動。會議結束後,可能會做出某些決議和說明,這些決議和說明很容易增加到活動下方的備註中。這些備註可以在日後轉為實際的任務和專案——第7節會對此作詳細介紹。

6. 視訊會議

 考慮到目前的情況,視訊會議是僅次於實際的、面對面會議的選擇。Bitrix24視訊會議允許以方便的方式召集最多12人,在視訊會議中可以討論工作相關問題、召開計劃會議,甚至進行簡報。

現實生活中的例子:就在兩天前,我們舉行了一次超過5萬名觀眾的大型線上會議。使用視訊會議功能,我們能够連線來自7個不同城市的演講者,一切非常順利。

7. 重複任務和任務範本

確保團隊中的每個人都很忙碌,指派任務給他們,安排負責人,並設定明確的截止日期。這樣,就可以確保專案進度,並且每個團隊成員都知道該做什麼以及何時完成。

Bitrix24在任務功能中提供了大量機會。你可以建立:

  • 獨立任務
  • 重複任務
  • 任務範本(定期處理大量類似任務以節省時間)

任務完成後,作為任務建立者的你將收到通知,並有機會接受或拒絕該任務。任務也可以有觀察者(不直接參與任務,只是監督活動)和參與者(協助負責人完成任務)。

現實生活中的例子:顯而易見——你知道任務在現實生活中如何運作,可能比任何人都清楚。

8. 工作群組

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當公司中的每個人都在家工作時,協調團隊合作和管理專案突然就不一樣了。如何將專案管理活動移轉到線上平台?

其實沒那麼難。Bitrix24中的工作群組允許為特定專案建立團隊,並讓他們處理與該專案相關的各種任務—這些都能在線上完成。

透過甘特圖或看板可以輕易監控進度,你可以了解專案是否按照計劃順利進行。

現實生活中的例子:轉換到在家工作之前,我們必須建立工作群組,其任務是為轉換做所有必要的準備。參與人員被指派了任務,並按照總計劃設定優先次序和組織化。

9. 公司磁碟機和文件分享系統

 線上協同合作必須能够存取、儲存和分享共同的檔案。無論是公司規則或是具機密銷售資料的試算表。

在Bitrix24中,每個人都連接到Bitrix磁碟機,你可以在磁碟機中儲存和交換公司內部文件,並根據需要限制和設定適當的存取權限。

現實生活中的例子:你需要為全公司或某個特定部門建立一個知識庫——你所要做的就是提交所有內容,對其進行結構化,定義存取權限,並不斷更新知識庫。

10.  公司新聞的活動串流

把此功能想像成公司的Facebook時間軸,每個人只能看到自己參與專案的相關資訊。你可以發佈和閱讀文章、上傳和觀看影片、評論各種貼文,以及給文章按讚。這讓員工更容易溝通,更能參與公司的社交生活。現實生活中的例子:你想和同事分享一篇有用的文章,並進行一些討論。

結論

Bitrix24的最大特色是,它是統一且單一的環境,所有人都在這個環境中工作。你需要的所有工具都已在其中,這表示你可以輕易放棄以前使用的任何其他服務。

免費。無限制。線上。
Bitrix24是每個人皆能進行任務和專案的溝通、協作、管理客戶等多項工作的好所在。
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